گزارش کاراموزی موجودی انبار شرکت کاغذی لطیف

گزارش کاراموزي موجودي انبار شرکت کاغذي لطيف در 57 صفحه ورد قابل ويرايش


مقدمه :

كليه داراييهاي يك واحد تجاري - توليدي داراي ارزش اقتصادي است و حصول اطمينان از به كارگيري آن طبق هدفهاي تعيين شده ، نيازمند طرح ريزي مي باشد . مثلاً مهندسين توليد براي استفاده موثر از تسهيلات توليد ، براي كليه فعاليتهاي توليدي به دقت برنامه ريزي مي كنند . يا مديران سيستم ضوابط عملياتي را به نحوي تنظيم مي كنند كه حداكثر استفاده را از سيستم كامپيوتر به عمل آورند و از هر گونه استفاده نابجا از اين سيستم جلوگيري نمايند . برخي از داراييها به علت ماهيت يا اهميت آن مستلزم بذل توجه و اعمال دقت بيشتر مديريت است . موجوديها ، دارايي ديگري است كه نيازمند توجه دقيق مديريت واحدهاي تجاري - توليدي مي باشد .

موجوديها دو ويژگي مهم دارد كه اين ويژگيها ، بذل توجه خاص و همچنين طرح‌ريزي آن را الزامي مي كند . ويژگي اول ، صرف مقدار متنابهي از منابع واحدهاي تجاري - توليدي در موجوديهاست . ويژگي دوم ، گردش موجوديهاست كه برخلاف داراييهاي غيرجاري به طور مداوم مصرف و مجدداً جايگزين مي گردد .












فصل اول

تاريخچه شركت محصولات كاغذي لطيف


شركت محصولات كاغذي لطيف در تاريخ 7/3/1364 تأسيس و عمليات اجرايي خود را در اواخر سال 1370 در شهر صنعتي هشتگرد در زميني به مساحت 65 هزار متر مربع و زيربناي حدود 30 هزار متر مربع و با ظرفيت 15000 تن كاغذ با گراماژ پايين آغاز نمود. و پس از گذشت حدود 5/2 سال در نيمه اول سال 1373 بهره برداري از آن آغاز گرديد.

ماشين آلات در چهارچوب قرارداد همكاري فني و اقتصادي ايران و اتريش با استفاده از ارز فاينانس از شركت فويت خريداري گرديده و اعتبار آن در تاريخ 5/1/1370 در بانك تجارت گشايش يافته است.

لطيف اولين كارخانه داراي واحد جوهر زدايي (Dinking) در صنايع كاغذ سازي ايران مي باشد و قادر است روزنه 60 تن كاغذ باطله را جوهر زدائي نموده و به صورت خمير اوليه تبديل و از محل اين خمير انواع محصولات را تهيه نمايد.

كارخانه كاغذسازي لطيف با بهره گيري از سيستم پيشرفته PLC، با دارا بودن دو مركزيت كنترل در سالن كاغذ و سالن جوهر زدايي با بيشترين راندمان نسبت به كنترل تجهيزات كارخانه اقدام نمايد. ماشين كاغذ توان توليد انواع كاغذهاي بهداشتي و صنعتي را از گراماژ 14 تا 45 گرم بر متر مربع دارا مي باشد. تمام كنترل آن به وسيله سيستم PLC انجام گرفته و سيستم پرس آن از دو غلتك پرس جهت آبگيري و صافي كاغذ تشكيل شده و قسمت خشك كننده آن از يك غلتك به قطر 4000 ميلي متر از طريق داخل بوسيه بخار گرم و از قسمت بيرون به وسيله هواي گرم كاغذ را خشك مي كند. بعد از اين مرحله سيستم اتوماتيك اندازه گيري قرار دارد كه وزن و رطوبت و ضخامت كاغذ را اندازه گيري نموده و تمام اطلاعات را به وسيله چاپگر موجود در اطاق كنترل مي دهد.

انواع محصولات شركت به شرح زير مي باشد.



رديف


نوع


ظرفيت در 24 ساعت (به تن)

1


دستمال كاغذي


60

2


حوله كاغذي


60

3


كاغذ بسته بندي ميوه


45

4


نسخه دوم ماشين تحرير


50

مشخصات ماشين كاغذ:

1-نوع ماشين:ماشين كاغذ با گراماژ پايين

2-ماشين كاغذ از نوع ديوفوري

3-عرض ماشين 3000 ميلي متر

4-عرض كاغذ بدون برش 2760 ميلي متر

5-عرض كاغذ مفيد 2700 ميلي متر

6-سرعت طراحي شده براي ماشين 1400 متر در دقيقه

7-سرعت كار ماشين 1006 متر در دقيقه

8-قطر سيلندر MG4000 ميلي متر

شركت محصلوات كاغذي لطيف از چندين انبار تشكيل شده است.

1-انبار مواد اوليه

2-انبار محصول

3-انبار مواد شيميايي

4-انبار قطعات فني

انبار مواد اوليه:كليه مواد اوليه وخام در اين محل جمع آوري شده پس از بررسي و تأييد در جايگاه هاي مخصوص بسته بندي شده و آماده براي برنامه ريزي توليد مي‌باشند.

2-انبار محصول:كليه محصولات توليد شده در هر روز در انبار محصول چيده و طبقه‌بندي مي شوند تا با حواله فروش محصولات بر اساس نوع توليد و درخواست مشتري از انبار خارج شود.



3-انبار مواد شيميايي:كليه مواد شيميايي موجود در شركت جهت رفع نيارهاي

واحدها در انبار فوق جمع آوري و طبقه بندي شده و بر اساس نياز واحدها و با ارائه برگ درخواست به واحد ها ارسال مي شود .

4-انبار قطعات فني:كليه قطعات و ملزومات مربوطه به واحدهاي توليدي
خدماتي- اداري و قطعات به ماشين آلات در انبار قطعات موجود مي باشد كه اين اقلام مصرفي و يا سرمايه اي است. اين اقلام بر طبق سيكلي از انبار خارج شده و مجدداً هم اجناس جايگزين وارد انبار مي شود.

كليه مراحل ورود و خروج و كنترل اقلام توسط پرسنل انجام شده و توسط واحد برنامه ريزي ميزان موجودي كنترل و نسبت به جايگزين آن اقدامات لازم صورت گردد.

-4- تعريف ماهيت نظام اطلاعاتي انبار

نظامهاي اطلاعاتي در كارخانجات توليدي بيشتر در زمينه هاي برنامه ريزي و كنترل توليد، برنامه ريزي و كنترل مواد، كنترل كيفيت، تعميرات و نگهداري، انبار و انبارداري مطرح مي باشند. به عبارت ديگر نظام اطلاعاتي انبار ايجاد روشهاي منظم و منطقي در انبار براي انتقال اطلاعات، اعمال كنترلهاي لازم، ورود و خروج كالا از انبار و حصول اطمينان از اجراي كارهاي انبار به طور صحيح و طبق برنامه از پيش تعيين شده مي‌باشد .



2-4- نتايج حاصله از استقرار نظام صحيح اطلاعاتي براي انبار

نتايج حاصله از استقرار نظام صحيح اطلاعاتي عبارتند از:

1-ايجاد رابطه بهتر در واحدهاي مرتبط براي تبديل اطلاعات

2- تسريع عملكرد واحدهاي مختلف به كمك طرح فرمهاي مناسب و مورد نياز براي نگهداري حساب موجوديهاي انبار

3- ايجاد نظارت بهتر و مؤثر تر و دقيقتر از نظر مقداري و ريالي

4-كمك به شناسايي بهتر كالاهاي موجود در انبار

5-سفارش به موقع كالا به ميزان مورد نياز

6-افزايش اطلاعات مديريت از ميزان كالاهاي موجود در انبار

7-نگهداري اطلاعات به روز درامده از وضع موجوديهاي انبار و دادن اطلاعات دقيق و صحيح از آنها به بخشهاي مختلف سازمان

8-تشكيل فايلهاي اطلاعاتي لازم جهت بررسي موجوديها و تجزيه و تحليل مقداري و ريالي آنها

9-كاهش مشكلات ناشي از عيب افراد شاغل در انبار

10-كاهش هزينه ها و كارهاي زايد اداري از راه حذف فرمهاي غير ضروري در انبار

11-شناسايي كالاهاي زائد و بلا استفاده در انبار



3-4- وظايف اطلاعاتي انباردار

1- صدور برگ درخواست خريد و بايگاني يك نسخه از آن

2- صدور برگ رسيد انبار هنگام دريافت كالا و بايگاني يك نسخه آن

3-صدور برگ مرجوعي كالا به انبار هنگام دريافت كالاي برگشتي از واحدهاي مختلف و بايگاني يك نسخه از آن

4-صدور برگ برگشتي خريد هنگام عودت كالا

5-صدور برگ حواله انبار هنگام تحويل كالا به متقاضي

6-صدور ساير فرمهاي لازم

7-تهيه كارت براي هر يك از اقلام انبار و ثبت نقل و انتقلات كالا بر روي آن

8-تهيه گزارش از صرف غير عادي از يك كالا



4-4- جريان كلي گردش عمليات در سيستم نظام تداركات

منظور از گردش عمليات در سيستم تداركات عبارتست از مشخص كردن چگونگي اجراي كارها و وظايف محوله به واحدهاي درگير در سيستم تداركات، گردش عمليات و مراحل اساسي تهيه و تدارك كالا و عملكرد واحدهاي مختلف در سيستم تداركات به ترتيب زير است :

1- واحد متقاضي كه پس از تشخيص لزوم دريافت كالا برگ درخواست كالا را تكميل مي كند.

2- انباردار پس از بررسي و تأييد صحت امضاي مجاز روي برگ درخواست كالا پس از مراجعه به كارت كالا از ميزان موجودي كالا اطمينان حاصل مي نمايد .

3- در صورت موجود بودن كالا انباردار از طريق صدور برگ حواله انبار كالا را تحويل مي دهد.

4- در صورت موجود نبودن كالا برگ درخواست خريد خدمت ارسال مي شود.

5- واحد تداركات مبلغ لازم را براي خريد كالا برآورد مي كند و به حسابداري بازرگاني مي فرستد.

6- واحد حسابداري پس از تشخيص و تثبيت وضع اعتبار برگ درخواست ، خريدار را به كميسيون مالي مي فرستد.

7- در صورت موافقت با خريد واحد حسابداري بازرگاني برگ درخواست خريد را به واحد تداركات پس مي فرستد.

8- در صورت عدم موافقت با خريد طي برگشت نسخه دوم برگ درخواست خريد به انبار و به اطلاع واحد درخواست كننده مي رسد.

9-عمليات مقدماتي سفارش كالا توسط واحد تداركات اجرا و برگ سفارش خريد صادر مي شود.

10- سپس توسط واحد خريد نسبت به خريد كالاها از داخل يا خارج كشور تصميم گيري مي شود.

11-واحد تداركات ضمن اجراي عمليات خريد انبار را با ارسال برگ استعلام بها آگاه مي سازد.

12- برگ سفارش خريد و كالاي خريداري شده توسط مأمور خريد به واحد انبار فرستاده مي شود.

13-واحد انبار پس از تأييد برگ رسيد انبار را جهت وصول كالا به انبار ارائه مي دهد و در صورت عدم مطابقت برگ گزارش كالاي غير قابل قبول يا كالاي برگشتي را به واحد تداركات ارسال مي دارد.

14-انباردار مشخصات كالا را در كارت كالا ثبت مي نمايد و جهت خروج از برگ خروج كالا استفاده مي نمايد.



صورتهاي مواد

يكي از عوامل مهم هنگام بررسي سطوح موجودي انبار كالا صحت صورتهاي مواد است. به موارد زير توجه كنيد:

صورتهاي مواد هرچند وقت يكبار بازبيني به روز مي شوند؟
آيا صورتهاي مواد صحيح و دقيق هستند؟ آيا اين صورتهاي مواد در برگيرنده مفهوم كلي مهندسي كالا مربوط به چندين سال قبل هستند يا اينكه قطعات و مونتاژهاي فرعي را كه عملاً در كارخانه استفاده مي شوند را منعكس مي كند؟
آيا در صورتهاي مواد، مقادير هر مونتاژ و واحدهاي اندازه گيري تعيين شده‌اند؟
آيا مدت زمان دريافت كالاي خريداري شده، ثبت گرديده است؟
آيا ضايعات يا آب رفتگي محصولات مورد توجه قرار گرفته اند؟ صورتهاي موادي كه با در نظر گرفتن محصول صد در صد ايجاد مي شوند در اكثر واقع اشتباه هستند و منتهي به كمبود با ازدياد مواد مي شوند كه علت آن هم استفاده نامناسب از قطعات است.



سياستهاي دريافت

سياست دريافت بايد مستند باشد و فعالانه اداره شود تا از دريافت به موقع كالا و پردازش منسجم تفاوتهاي مقداري(محموله هاي زياده از حد، مرجوعي ها) اطمينان حاصل شود. به اين سؤالات توجه كنيد:

آيا از اسناد دريافت و اطلاعات سفارش خريد براي تأييد صحت سفارش استفاده مي شود؟
آيا قبل از اينكه مواد خيلي مهم به انبار يا سالن توليد وارد شوند بازرسي كيفيت صورت مي گيرد؟
فرايند مواد برگشتي چيست؟ چه كسي مسئول برگشتيها، بازرسي آنها و در صورت تأييد مسئول ثبت برگشت مواد در مدارك دائمي است؟

وضعيت ATP(مقدار موجودي در دسترس قابل تعهد)

ATP دقيقاً همان چيزي است كه به نظر مي رسد. ATP آن مقدار از موجودي كالا است كه كه قبلاً به يك سفارش مشتري يا به عنوان يك مونتاژ فرعي در يك واحد ديگر تعهد داده نشده است. زماني كه ATP شناخته شده نيست، بسياري انباشته مي كنند كه مطمئن شوند به اتمام نمي رسد و يا در سطوح خيلي كم موجودي عمل مي كنند. هر دو راه كار اشتباهي است. موجودي كالايي كه به اندازه كافي گردش نداشته باشد، دارائيهاي شركت را هدر مي دهد و به طور خطرناكي، سطوح پايين و موجودي كالا ريسك كسري كالا را افزايش مي دهد؟ كه ممكن است باعث توقف خط توليد شود. بهترين راه براي چك كردن نحوه استفاده و صحتATP‌(Available to promise) اين است كه مراقب كاركنان بخش دريافت سفارش باشيم.

اگر آنها مشتريان را در نوبت مي گذارند به منظور بازرسي فيزيكي وضعيت ذخيره، به انبار برويد زيرا مشكلي وجود دارد.

تغييرات مهندسي

آيا تغييرات در اجزاي كالاي ساخته شده بازنگري مي شوند و آيا تاريخهاي مؤثر به همه بخشها بموقع ابلاغ مي شوند؟ به اين سؤالات توجه كنيد:

آيا شركت شما از يك كميته نغيير مهندسي براي تجزيه و تحليل اهميت تغييرات پيشنهاد شده استفاده مي كند؟
قبل از اينكه يك مهندس يك قطعه را از رده خارج بكند ببينيد كه تغيير مورد نظر چه اثري بر ساير زمينه هاي كاري شركت ممكن است داشته باشد.
آيا اطلاعيه هاي تغيير مهندسي تاريخهاي مؤثري را كه فعالانه اداره مي شوند را در بر مي گيريد؟ (در غير اين صورت، خريداران ممكن است قطعات را مبتني بر مدارك تاريخيشان و طرحهاي قبليشان سفارش دهند.)

نتيجه چيزي جز سفارش قطعات به اشتباه (كه باعث موجودي كالاي از رده خارج مي‌شود) و يا سفارش ندادن قطعاتي كه بايد خريداري شوند، نيست. يك هيات بازنگري مواد كه متشكل از افرادي از حوزه هاي حسابداري، مهندسي، ساخت و بازاريابي است را به كار بگيريد.

گزارش ضايعات

اگر قطعات در حين فرايند مونتاژ آسيب ببينند، آنگاه بررسي چگونگي صدور قطعات جايگزين شده ضروري خواهد بود. بسياري از شركتها به كاركنان خط توليد اجازه مي دهند كه به انبار كالا دسترسي باز داشته باشند و براي قطعات اضافي استفاده شده در يك فعاليت خاص به هيچ نوع ثبتي نياز نيست. دلائل متعددي وجود دارد كه همه قطعات استفاده شده در فرايند توليد بايد در قبال يك سفارش كاري مشخصي كنترل شوند. اول اينكه، استفاده از قطعات اضافي، سودآوري هر كاري را تحت تأثير قرار مي‌دهد و لذا رديابي قطعاتي كه واقعاً استفاده شده اند مهم است. دوم اينكه ثبت كردن استفاده واقعي قطعات شما را قادر خواهد ساخت تا قطعات تعويض شما را قادر خواهد ساخت تا قطعات تعويض شده را از موجودي كالا، كم كنيد و به اين وسيله توازنهاي دقيقتري از موجودي كالاي در دسترس را مي توانيد منعكس كنيد.