مقاله آشنايي با نرم افزار ACCESS

مقاله آشنايي با نرم افزار ACCESS در 40 صفحه ورد قابل ويرايش

نرم افزار از دبيرخانه تحت بانك اطلاعاتيAccess 2005 تهيه و تدوين گرديده فلذا برآن شديم به دليل توضيح كامل در خصوص نرم افزار استفاده شده جهت اين برنامه را از فصل اول كتاب خودآموز جامع مايكروسافتAccess 2003 استفاده نماييم.

اگر با كامپيوترهاي شخصي زياد كار مي كنيد، بي ترديد از واژه پردازها يا برنامه هاي كاربردي صفحه گسترده در كارهاي خود استفاده مي نماييد و احتمالاً استفاده از واژه پردازها را از زماني كه محصولات مبتني بر كاراكتر تحتMS-DOS به كار برده مي‌شوند شروع كرده و به تدريج آنها را به واژه پردازهايي كه تحت سيستم عامل ويندوز اجرا مي‌شوند ارتقاء داده ايد. و نيز احتمال مي رود كه اكنون از مزيت داشتن بعضي نرم افزارهاي بانك اطلاعاتي، يا به منزله جزئي از بسته هاي مجتمع سازي نشده مانند Microsoft Works يا به صورت يك برنامه جداگانه برخوردار هستيد.

اكنون مدت هاي طلواني است كه برنامه هاي بانك اطلاعاتي براي استفاده كليه كاربران كامپيوترهاي شخصي به بازار ارائه شده اند، ولي متأسفانه بيشتر اين برنامه ها يا برنامه‌هاي مديريت ذخيره سازي ساده داده ها مي باشند كه براي ساخت برنامه هاي كاربردي مناسب نمي باشد. امروزه، حتي افرادي كه با كامپيوتر به خوبي آشنا هستند نيز از سيستم هاي بانك هاي اطلاعاتي پيچيده دوري مي كنند، مگر اينكه مجبور به استفاده از يك بانك اطلاعاتي اختصاصي تكميل شده باشند. اكنون، با ارائهAccess مايكروسافت، يك سيستم بانك اطلاعاتي ساده در اختيار همگان مي باشد و كاربران بسياري براي ساخت بانك هاي اطلاعاتي ساده و كاملاً پيشرفته از آن استفاده مي كنند.

اكنون كه هفتمين نسخهAccess ارائه شده است، اين نرم افزار به مراتب از پنجمين نسخه خود كه براي نسخه هاي32 بيتي ويندوز طراحي شده بود قدرتمندتر گشته و نياز به بررسي نحوه استفاده از كامپيوتر براي انجام كار تحتAccess دارد. اگر تاكنون به علت نياز به مهارت هاي برنامه نويسي يا به علت نياز به صرف وقت زياد جهت يادگيري كار با بانك هاي اطلاعاتي، از نرم افزارهاي بانك هاي اطلاعاتي دوري گزيده‌ايد، اكنون مي توانيد بدون واهمه از علل فوق كار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع كنيد. ولي چگونه مي توان مطمئن شد كه به كاربردن Accessبراي انجام كارهاي شما يك برنامه مناسب و انتخاب درست مي باشد براي اين منظور در زير نگاهي به مزاياي استفاده اي يك نرم افزار توسعه بانك اطلاعاتي بيندازيد.

بانك اطلاعاتي چيست؟

به يك زبان ساده، يكDataBase (بانك اطلاعاتي) به مجموعه ركوردها و پرونده هايي اطلاق مي شود كه به منظور خاصي سازماندهي شده اند. براي مثال، مي توانيد اسامي و نشاني كليه دوستان يا مشتريان را بر روي كامپيوتر خود نگه داريد. و يا كليه نامه هايي را كه مي نويسيد نگهداري كرده و انها را به ترتيب اسامي گيرندگان آنها مرتب سازيد. و يا مجموعه اي از پرونده هاي حاوي، اطلاعات مالي- پول هاي پرداختي و حساب هاي دريافتي و موازنه حساب هاي خود را روي كامپيوتر ذخيره كنيد. اسناد واژه پرداز كه برحسب عنوان سازماندهي مي شوند نيز به نوعي يك بانك اطلاعاتي را تشكيل مي‌دهند. پرونده هاي صفحه گسترده اي كه بر حسب كاربران آنها سازماندهي شده اند نيز نوع ديگري از يك بانك اطلاعاتي مي باشند، ميانبرها به كليه برنامه ها در روي منويStart ويندوز نيز نوعي بانك اطلاعاتي محسوب مي شوند و ميانبرهاي اينترنت به پوشهFavorite شما هم يك بانك اطلاعاتي است.

اگر كار شما كاملاً سازماندهي شده باشد، مي توانيد صدها كاربرگ يا ميانبر را با استفاده از پوشه ها و زيرپوشه ها اداره كنيد. هنگام انجام اين كار، «شما» مدير بانك اطلاعاتي محسوب مي شويد. ولي اگر به اشكال بزرگي برخورديد چه بايد كرد؟

چگونه مي توان اطلاعات مربوط به مشتريان متعدد را كه در اسناد و پرونده هاي كاربرگ هاي گوناگون درج شده اند جمع آوري كرد و به آنها دسترسي داشت؟ چگونه مي توان با وارد كردن اطلاعات جديد همين اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه مي‌توان مطمئن شد كه اطلاعات وارد شده صحيح مي باشند؟ چگونه مي توان اطلاعات را با ديگرانبه اشتراك گذاشت، ولي به آنان اجازه تغيير آنها را نداد؟ براي انجام اين كارها، به يك سيستم مديريت اطلاعات يا DataBase Management System (DBMS) نياز داريد.

بانك هاي اطلاعاتي رابطه اي

تقريباً كليه سيستم هاي جديد مديريت بانك اطلاعاتي، اطلاعات را با استفاده از الگوي مديريت رابطه اي بانك اطلاعاتي، ذخيره و اداره مي كنند. در يك سيستم مديريت رابطه‌‌اي بانك اطلاعاتي كه به RDBMS معروف مي باشد، سيستم كليه اطلاعات را از طريق جدول كنترل مي كند. در جدول هايي (Tables) كه حتي يك عنوان مثل نام مشتري يا محصول ذخيره مي شوند، هر جدول داراي ستون ها(Columns) يا فيلدها(Filds) مي باشد كه هر ستون حاوي اطلاعات مختلفي درباره موضوع (مثل نشاني مشتري يا شماره هاي تلفن) مي باشد. و نيز يك جدول داراي رديف ها(Rows) (يا ركوردها(Crecords) است كه كليه مشخصه هاي يك نمونه از موضوع (مثل اطلاعات درباره يك محصول يا يك مشتري خاص) در آنها ثبت مي شوند. ولي هنگامي كه از يك بانك اطلاعاتي پرس و جويي(Query) مي كنيد (آوردن اطلاعات از يك يا چند جدول) هميشه نتيجه شبيه جدول ديگري به نظر خواهد رسيد.

اصطلاح رابطه اي (Relational) از اين واقعيت ناشي مي شود كه هر جدول در يك بانك اطلاعاتي حاوي اطلاعات مربوط به يك موضوع و فقط يك موضوع مي شود. اگر الگوي مديريت رابطه بانك اطلاعاتي را مرور كنيد متوجه خواهيد شد كه رابطه (Relation) براي مجموعه اي از رديف ها (يك جدول) درباره يك موضوع به كار مي‌رود، و نيز اطلاعات مربوط به دو دسته از اطلاعات (مانند مشتري ها و سفارشات) مي توانند بر اساس مقدارهاي مرتبط داده هاي به عنوان يك ورودي منظور شوند. براي مثال، ذخيره اسم و نشاني ممشتري براي هر سفارشي كه مشتري مي دهد كار زائدي است. در يك سيستم رابطه اي بانك اطلاعاتي، اطلاعات مربوط به هر سفارش داراي فيلدي است كه اطلاعاتي مانند شماره مشتري را ذخيره مي كند و از اين فيلد مي توان براي برقراري ارتباط و اخذ هر نوع اطلاعات مربوط به اين مشتري استفاده كرد.

در عين حال مي توانيد اطلاعات مقدارهاي مرتبط به هم در چند جدول يا پرس و جو را با هم يكي سازيد. براي مثال مي توان از اطلاعات شركت كه شامل اطلاعات تماس است براي يافتن نشاني هاي تماس با يك شركت خاص استفاده كرد و يا از اطلاعات مربوط به كاركنان همراه با اطلاعات هر دپارتماني براي پيدا كردن بخشي كه كارمند خاصي در آن كار مي كند استفاده نمود.

چند اصطلاح مربوط به بانك اطلاعاتي/ پايگاه داده هاي رابطه اي

:Relation اطلاعات درباره فقط يك موضوع مانند مشتريان، سفارش ها، كاركنان، توليدات يا شركت ها. اين اطلاعات معمولاً در سيستم مديريت رابطه اي بانك اطلاعاتي در يك جدول (Table) نگهداري مي شوند.

:Attribute اطلاعات ويژه درباره يك موضوع، مثل نشاني مشتري يا ارزش يك سفارش. مشخصه هاي فوق معمولاً در ستون (فيلد) يك جدول قرار داده مي شوند.

:Instance يك عضو مخصوص در يك رابطه- مثل يك مشتري يا محصول منفرد. اين جزء معمولاً در جدول به صورت يك ركورد يا در رديف نگهدراي مي شود.

:Relationship روشي كه در آن اطلاعات در يك رابطه مربوط به اطلاعات در رابطه ديگري مي شود. براي مثال، هر مشتري داراي «يك- به- چند» رابطه با سفارش ها مي‌باشد، زيرا يك مشتري مي تواند چند سفارش داشته باشد، ولي هر سفارش مختص به يك مشتري مي باشد. رابطه شركت ها با افراد مورد تماس يك رابطه «چند- به- چند» مي باشد، زيرا هر مشتري مي تواند چند نشاني تماس داشته باشد و يك مشتري نيز مي تواند با چند شركت تماس داشته باشد.

Join پروسه به هم پيوستگي جدول ها يا پرس و جوها در جدول ها از طريق مقدارهاي داده هاي مربوط به هم. براي مثال، مشتريان را مي توان با تطابق شماره شناسايي مشتري(Customer ID) در يك جدول مشتري به سفارش ها در جدول سفارشات به هم مربوط ساخت.

بيسيك و اشياء مدولي استفاده نماييد.

Access 2003 شامل ويژگي هايي براي فراهم كردن امكانات دسترسي آسان به داده‌هايتان در روي اينترنت محلي شركت خود يا بر روي اينترنت مي باشد. شما مي‌توانيد صفحه هاي دستيابي به داده هايي را ايجاد كنيد كه كاربران از طريق آن تحت مرورگر Internet Explorer بتوانند داده هاي بانك اطلاعاتي شما را مشاهده و مرور كنند. و نيز مي توانيد به پايگاهMicrosoft Sharepiont Team Service پيوند داشته و از داده هاي آن به طور اشتراكي استفاده كنيد و داده هاي منتخب را به منزله يك صفحه ثابت وب HTML صادر كرده يا يكMicrosoft Active Server Page از وب را به بانك اطلاعاتي خود پيوند دهيد.

در Access تسهيلات توسعه پيشرفته اي براي برنامه هاي بانك هاي اطلاعاتي فراهم آورده شده است كه نه تنها داده ها را در ساختارهاي همان بانك اطلاعاتي پردازش مي‌كنند، بلكه از قابليت پردازش اطلاعات ذخيره شده به فرمت هاي مختلف در بانك‌هاي اطلاعاتي ديگر نيز برخوردار مي باشد. و شايد قدرت ارزشمندAccess در همين قابليت اداره كردن داده هاي صفحه هاي گسترده، پرونده هاي متني، پرونده هاي Paradox, dBASE و بانك اطلاعاتي foxproو هر بانك اطلاعاتي مانندSQL است كه در آن استانداردODBC پشتيباني مي شود. اين مطلب به معناي اين است كه شما مي‌توانيد Access را براي ساخت برنامه هايي مبتني بر ويندوز به كار ببريد كه پردازش داده ها در آنها بر روي سرورSQL يا روي بانك اطلاعاتي سطح بالايSQL انجام مي‌شود.

براي توسعه دهندگان خبره برنامه ها، Access ساخت يك مجموعه برنامه Access در يك پرونده و پروژه(.adp) را ممكن مي سازد كه به طور مستقيم به Microsoft SQL Server (نسخه6و نسخه هاي بعدي) پيوند مي خورد تا شما بتوانيد جدول ها و پرس و جوهايي (مانند مشاهده ها، تابع ها يا روال هاي ذخيره شده) را مستقيماً در SQL Server قرار داده و فرمها، گزارش ها و صفحه هاي دستيابي درAccess را ايجاد كنيد.


تصميم گيري براي استفاده از نرم افزار بانك اطلاعاتي

هنگامي كه از يك سند واژه پردازي يا از يك صفحه گسترده براي انجام كاري استفاده مي كنيد، بايد همزمان داده ها و محاسبات يا تابع هايي را كه براي انجام محاسبات لازم داريد مشخص سازيد. در كارهاي ساده با تعداد محدودي داده، انجام اين كار يك روش ايده آل محسوب مي شود. ولي چنانچه حجم داده هاي شما زياد باشد، مديريت اين داده‌ها در سندهاي يا پرونده هاي گوناگون صفحه گسترده كار بسيار سختي خواهد بود و با اضافه كردن يك ركورد ديگر (يك مورد تماس جديد، يا يك سرمايه گذاري جديد در پروفايل شما) به احتمال زياد كنترل كار از دست شما خارج خواهد شد و حتي امكان دارد از حد حافظه سيستم يا ظرفيت ذخيره سازي برنامه نرم افزار فراتر رود. از آنجايي كه بيشتر برنامه ها در يك صفحه گسترده بايد قادر به بارگذاري كل پرونده صفحه گسترده در حافظه باشند، در صورت نداشتن حافظه كافي براي بارگذاري كامل پرونده، اين اولين نشانه اي است كه شما را ملزم به استفاده از يك بانك اطلاعاتي خواهد كرد.

اگر بايد فرمولي را تغيير دهيد و يا نحوه قالب بندي داده خاصي را عوض كنيد، شايد مجبور شويد در جاهاي مختلفي اين كار را انجام دهيد. هنگامي كه محاسبات جديد را براي داده هاي موجود منظور مي كنيد شايد مجبور شويد كه اسناد موجود را كپي كرده و يا آنها را تغيير دهيد يا از پيوندهاي مركب به پرونده هايي كه حاوي اطلاعات مورد نظر است استفاده كنيد و اگر يك كپي از اين اسناد براي عمليات جديد ايجاد كنيد چگونه مي خواهيد اطلاعات در دو نسخه را همگام سازيد؟