طرح مالی سيستم انبار و خريد در شركت تجهيزات ايمني راهها

پروژه مالي سيستم انبار و خريد در شركت تجهيزات ايمني راهها در 98 صفحه ورد قابل ويرايش


فهرست مطالب
عنوان

صفحه








پيشگفتار


1
فصل اول : كليات



تاريخچه شركت


2
انبارها


3
كدينگ


3
نحوه ورود و خروج كالا از انبار


3
فرمهاي مورد استفاده در انبارهاي شركت تجهيزات ايمني راهها


4
انبارگرداني


5




فصل دوم : شناسايي انبار



مقدمه


7
هدف و اهميت انبارداري


8
انبار و انواع آن


10
انبارهاي سازمانهاي توليدي و صنعتي


13
موجوديهاي انبار ( انواع انبار )


15
محل سازماني و تشكيلات داخل انبار


19
مشخصات انباردار


20
اهم وظايف انباردار


21
رعايت اصول ايمني و حفاظت در انبار


22
انبار اسقاط يا انبار لوازم فرسوده


23
واحد كنترل انبار يا كنترل اقلام


24




فصل سوم : طبقه بندي كالاها ، كدگذاري و تنظيم كالاها در انبار



طبقه بندي كالاها


25
محاسن طبقه بندي كالاها


25
خصوصيات طبقه بندي صحيح


26
مباني طبقه بندي كالاها


26
كدگذاري كالاها


27
ضرورت و شرايط كدگذاري


28
خصوصيات يك نظام كدگذاري صحيح


29
علل استفاده از نظام كدگذاري


29
روشهاي كدگذاري


32
كدگذاري بر اساس طبقه بندي كالاها


33
كد ميله اي ( خط نما )


33
استقرار كالاها در انبار


35
چيدن و استقرار كالاها در انبار


35
استفاده از حداكثر فضاي انبار


36
وسايل كار در انبار


38
نظامهاي خروج كالا از انبار


38
روشهاي انباركردن كالا


40




فصل چهارم : نظام نظارت بر انبار



وسايل و ابزار نظارت بر عمليات انبار


44
دفاتر انبار


44
كارت انبار


44
كاردكس حسابداري


47
مهمترين كارتهاي انبار


48
طراحي نظام اطلاعاتي براي انبار


53
نتايج حاصل از استقرار نظام صحيح اطلاعاتي انبار


54
وظايف اطلاعاتي انباردار


55
طراحي فرمهاي انبار


55
نمودار حركت فرمها


56
تعريف فرم


57
فرمهاي مورد نياز انبار


58
گردش عمليات در سيستم تداركات


59
دريافت و صدور كالاها


61
روشهاي اجراي كار در انبار


62
عمليات حسابداري خريد و انبار


64
روشهاي درخواست و دريافت كالا از انبار


64
روشهاي صدور و درخواست خريد و ورود كالا به انبار


66
روش برگشت كالا به انبار


67




فصل پنجم : نظام نظارت بر موجودي



استقرار نظام نظارت بر موجودي جنسي در سازمان


68
هدف و فوايد نظارت بر موجودي


68
اهميت و فوايد نظام نظارت بر موجودي


69
دسته بندي كالاهاي مختلف


70
ارزش يابي كالاها


70
هزينه هاي مربوط به موجودي


71
نظام موجودي صفر


75




فصل ششم : شيوه هاي رياضي نظارت بر موجودي



شيوه هاي رياضي نظارت بر نظام موجودي


77
عوامل مؤثر در تعيين موجودي


80
انبارگرداني


84




فصل هفتم : نحوه انبارگرداني در شركت تجهيزات ايمني راهها



مقدمه


86
انبار


86
تقسيم انبار


86
سيستم انبار


88
فرمهاي مورد استفاده در انبار


88
نحوه ورود جنس به انبار


90
نحوه خروج جنس از انبار


90
نحوه نگهداري موجودي حساب كالا در انبار


90
كدينگ ( شماره كالاهاي انبار )


91
حفاظت فيزيكي از انبار


92
انبارگرداني


92
جمع آوري برگه هاي شمارش


92
ليستهاي مغايرت


92
نحوه انبارگرداني


93
منابع و مأخذ



پيوست











پيشگفتار

منظور از طرح سيستم اطلاعاتي انبار در كارخانه ، بطور كلي ايجاد روشي سيستماتيك و منطقي است براي اجراي عمليات مربوط به كالاهاي موجود در انبار و همچنين اعمال كنترلهاي لازم روي مراحل مختلف اين عمليات .

جزئيات سيستمهاي طرح شده در واحدهاي مختلف صنعتي با توجه به نوع فعاليت و سازمان داخلي آنها ممكن است با يكديگر تفاوت داشته باشد ولي نتايج زير از طرح هر سيتم اطلاعاتي انبار عايد مي گردد :

1) ايجاد رابطه هاي بهتر و منطقي تر در داخل كارخانه براي تبادل اطلاعات .

2) تسريع عملكرد قسمتهاي مختلف به كمك طرح فرمهاي مناسب .

3) انجاد كنترلهاي بهتر در كارخانه .

4) كمك به شناسائي بهتر كالاهاي موجود در انبار با توجه با تنوع آنها .

5) طرح فرمهاي مناسبتر براي نگهداري حساب موجوديهاي انبار ( مثل كـارت انبـار و… ) .

6) طرح فرمهاي بهتر براي نقل و انتقالات كالاهاي موجود انبار ( مثل برگ درخواست جنس از انبار و …. ) .

7) نگهداري اطلاعات بروز درآمده از وضع موجوديهاي انبار كه در مقاطع مختلف مورد استفاده قرار مي گيرد ( مثلاً براي محاسبه قيمت تمام شده و …. ) .

8) سفارش به موقع كالا و به ميزان مورد نياز به آن .

9) افزايش اطلاعات مديريت از ميزان كالاهاي موجود در انبار ، مصرف آنها و مسائل مشابه .

10) ايجاد اطمينان در مديريت از عدم وجود سوءاستفاده در موجوديهاي انبار .

11) كاهش اشكالات احتمالي ناشي از غيبت افراد شاغل در سيستم ، بخصوص انباردار .

12) كاهش هزينه ها و كارهاي زائد اداري از طريق حذف فرمها و يا عمليات غيرضروري.

13) شناسائي كالاهائي كه بعلل مختلف به صورت بلااستفاده در انبار باقيمانده اند و سبب اتلاف فضاي انبار و راكد نگهداشتن قسمتي از سرمايه كارخانه ميشوند.
فصل اول کليات

تاريخچه شركت

نگاهي اجمالي به سيستم انبار و خريد در شركت ساختماني تيراژ و همچنين توضيحاتي مختصر در مورد تاريخچه شركت و اهداف آن :

شركت ساختماني تيراژدر سال 1345 هجري شمسي تأسيس گرديد ، با توجه به سوابق اين شركت مي توان به عملكرد اين شركت در سالهاي اوليه فعاليت اشاره كرد ، از عمده ترين اهداف اصلي اين شركت كارهاي پيمانكاري راهسازي است و در حال حاضر توليدات اين شركت شامل گاردريل كنار جاده ، علائم راهنمائي و رانندگي ، علائم هشداردهنده بازتاب ( رفلكترر )‌ ، گابيون و … ميباشد .

سهام اين شركت تماماً متعلق به دولت ميباشد و زير نظر وزارت راه و ترابري اداره مي گردد .



انبارها

اين شركت داراي هشت انبار ميباشد كه عبارتند از :

1- انبار مواد اوليه 2- انبار ضايعات 3- انبار لوازم يدكي 4- انبار كالاي تجاري 5- انبار محصول 6- انبار ابزار مصرفي 7- انبار سوخت 8- انبار متفرقه .

نقشه هوائي و موقعيت فيزيكي اين انبارها پيوست ميباشد .

كدينگ در شركت ساختماني تيراژ

كدينگ اقلام انبارها در اين شركت ، شامل 10 رقم مي باشد كه رقم اول و دوم از سمت چپ كد كالا ، بيانگر نوع انبار ميباشد ، يعني انبار مواد اوليه با پيش شماره 11 انبار ضايعات با پيش شماره 12 ، انبار لوازم يدكي با پيش شماره 21 ، انبار كالاهاي تجاري با پيش شماره 41 ، انبار محصول با پيش شماره 51 و انبار ابزار مصرفي با پيش شماره 62 ، انبار سوخت با پيش شماره 81 و انبار متفرقه با پيش شماره 91 شروع مي شوند .

پس از دو رقم اول از سمت چپ چهار رقم بعدي صرفاً براي گسترش انبار براي آينده پيش بيني شده است و به اصطلاح باز مي باشد و پس از آن رقم هفتم و هشتم نشانگر نوع جنس كالا مي باشد و در آخر دو رقم پاياني بيانگر واحد شمارش يا اندازه گيري كالا ميباشد . يعني اگر دو رقم آخر كد كالايي 01 باشد واحد اندازه گيري آن كالا كيلوگرم است و همچنين 02 نشانگر عدد ، 03 متر ، 07 ليتر ، 08 قوطي ، 09 يارد ، 10 دست ، 12 جلد ، 13 اصله ، 14 جين ، 15 شاخه و 16 رول ميباشد .

بعنوان مثال اگر كد كالايي 6202400402 باشد از رقم 62 مشخص مي شود كه اين كالا در انبار ابزار مصرفي ميباشد و اعداد 0240 باز ميباشد و اعداد 04 نشانگر نوع ابزار مثلاً سنگ برش ميباشد و اعداد 02 نشانگر اين است كه واحد شمارش اين كالا عدد ميباشد .
نحوه ورود و خروج كالا از انبار

نحوه ورود جنس به انبار

در شركت « شركت ساختماني تيراژ » ورود كالا به انبار بدين صورت است كه استفاده كننده از جنس مورد نظر با توجه به نوع جنس مانند مصرفي بودن ، ملزومات ، مواد اوليه و … فرمي به نام درخواست كالا تنظيم مينمايد و با ذكر نام خود و نام واحد درخواست كننده ، شرح و تعداد جنس مورد نياز خود را اعلام مي نمايد و پس از استعلام از انبار مبني بر نبود اين جنس در انبار ، جهت خريد به واحد تداركات ارجاع مي گردد . واحد تداركات نيز پس از طي مراحل قانوني ( دريافت استعلام بها ، پيش فاكتور و … ) نسبت به خريد جنس مورد نظر اقدام مي نمايد و جنس خريداري شده وارد انبار شده و براي آن رسيد انبار صادر مي شود . رسيد انبار در سه نسخه ( يك نسخه 3 برگي ) تنظيم مي گردد كه يك نسخه از اين برگها نزد آورنده جنس ( تحويل دهنده ) ، يك نسخه نزد تحويل گيرنده ( انبار ) و نسخه ديگر هم به همراه فاكتور ، درخواست خريد ، استعلام بها و غيره جهت ثبت و تنظيم سند خريد تحويل امور مالي مي گردد .
نحوه خروج جنس از انبار

همچنين در اين شركت براي خروج جنس از انبار ، ابتدا تكميل فرم درخواست كالا توسط واحد متقاضي جنس صورت مي گيرد و در صورت وجود جنس مورد نظر در انبار ، حواله صادر مي گردد و پس از تكميل و تأئيد حواله مربوطه جنس مذكور به تعداد ( يا مقدار ) حواله شده از انبار خارج مي گردد . در صورت لزوم برگ خروج از انبار نيز توسط انباردار يا مسئول انبار صادر مي گردد .
فرمهاي مورد استفاده در انبارهاي شركت ساختماني تيراژ

1- حواله : جهت خروج كالا از انبار مجوزي بنام حواله صادر مي گردد . حواله انبار شامل : رديف ، كد كالا ، شرح جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد . نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم براي تحويل گيرنده ميباشد ، همچنين حواله انبار داراي كد انبار ، شماره سريال حواله ، نام واحد درخواست كننده و تاريخ ميباشد كه توسط رئيس اداره انبارها (مسئول ابنارها ) و انباردار و تحويل گيرنده امضاء مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .

2- رسيد : جهت ورود كالا به انبار مجوزي بنام رسيد انبار صادر مي گردد ، قسمتهاي اصلي رسيد انبار عبارتند از : رديف ، كد جنس ، نام جنس ، واحد ، مقدار ، شماره سفارش و مبلغ ميباشد كه در سه نسخه تنظيم مي گردد ، نسخه اول براي حسابداري ، نسخه دوم براي انبار و نسخه سوم هم براي تحويل دهنده جنس ( واحد تداركات ) است . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .

3- برگشت رسيد : گاهي اوقات اتفاق كه كالايي در اثر عوامل مختلف بايد به فروشنده و يا سازنده آن عودت گردد ، در اين صورت كالاي رسيد شده در انبار را بايد برگشت رسيد كرد ، و يا به عبارتي با عودت آن به فروشنده يا سازنده آن ، برگشت از خريد تنظيم مي گردد اين سند شبيه حواله انبار ميباشد ، با اين تفاوت كه در آن علت برگشت نيز ذكر ميشود . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .

4- فرم برگشت كالا : گاهي اتفاق مي افتد كه كالايي از انبار درخواست مي گردد اما پس از صدور حواله و خروج كالا ، اين كالا به انبار عودت مي شود . ثبت ورود كالا به انبار در سندي بنام برگشت كالا به انبار انجام مي شود . اين فرم شبيه رسيد انبار است ، با اين تفاوت كه در اين فرم علت برگشت كالا به انبار نيز قيد مي گردد . نمونه اين فرم ضميمه پيوست ميباشد .
انبارگرداني
همانگونه كه ميدانيد موجودي مواد و كالا يكي از اقلام دارايي هاي جاري و همچنين يكي از مهمترين اقلام ترازنامه است ، در پايان هر دوره مالي جهت اثبات مقدار ( مبلغ ) واقعي موجوديهاي مواد و كالا و همچنين جهت دستيابي به مقدار و مبلغ اجناس انبار عمل انبارگرداني انجام مي گيرد .

در شركت ساختماني تيراژ اين عمل در سال مالي منتهي به 1382 با حضور نمايندگان سازمان حسابرسي صورت گرفت . بدين صورت كه كميته اي تشكيل گرديد كه كميته انبارگرداني نام دارد . براي اين كميته مسئولي انتخاب شد كه وظيفه اين كميته اجراي دقيق دستورالعمل انبارگرداني بود و شخصي بعنوان هماهنگ كننده تعيين گرديد كه مسئوليت هماهنگي بين انبارها ، مسئولين انبارها و شمارشگران و نمايندگان سازمان حسابرسي بود .

انبارگرداني در اين شركت به مدت 30 روز طبق دستورالعمل و اجراي موارد زير انجام گرديد :

1- كنترل اجناس : از آغاز انبارگرداني موجودي انبارها چك گرديد . براي اطمينان از اينكه جنسهاي مشابه در چند جاي مختلف قرار نگيرند و يكجا جمع شوند و مواردي بود كه رفع شد .

2- تگ گذاري : برگه هاي شمارش شامل سه قسمت مشابه كه در آن شماره سريال برگه ، كد كالا ، شرح كالا ، تعداد شمارش شده ، واحد و نيز دو محل امضاء براي شمارش كنندگان وجود داشت . اين تگهاي شمارش قبل از آغاز انبارگرداني بصورت كامپيوتري پرينت شده و هر كدام روي جنس مربوطه قرار گرفته بود .

3- شمارش اول : شمارش كنندگان در چند تيم دو نفري تقسيم شده كه يك نفر مسئول شمارش و ديگري مسئول ثبت مقادير بود . شمارش از يك طرف انبار و در جهت خاصي شروع شد . شمارش كنندگان به ترتيب قفسه ها و رديفهاي انبار را طي كردند و به هر جنس كه رسيدند قسمت اول تگ را جدا كرده و پس از شمارش دقيق مقادير شمارش شده در آن ثبت كردند ، سپس قسمتهاي مربوط به شمارش دوم و سوم را در جاي قبلي خود ( روي جنسها ) قرار مي دادند . طبق استانداردها اين عمل ( شمارش اول ) توسط گروه ديگري نيز انجام مي گيرد و در قسمت مربوط به شمارش دوم ثبت و توسط شمارش كنندگان ( تيم دوم ) امضاء مي گردد .

جمع آوري برگه هاي شمارش

در پايان هر روز برگه هاي شمارش به تفكيك شمارش اول و دوم توسط ناظرين انبارگرداني ( حسابرسان ) جمع آوري و نگهداري مي شد . پس از آنكه كليه موجوديهاي انبار شمارش گرديد با حضور بازرسان قانوني شركت ( حسابرسان ) پاكت حاوي برگه هاي شمارش باز شده و موجوديهاي شمارش شده وارد كامپيوتر گرديد .

ليستهاي مغايرت

اگر بين شمارش اول و شمارش دوم گروههاي شمارش اختلافي وجود داشته باشد ، اين موارد در ليستي به عنوان مغايرت اوليه چاپ ( تهيه ) مي شود و شمارش مجدد اين اقلام انجام مي گيرد . سپس اين شمارشها وارد كامپيوتر گرديده ( پاسخ ) و با موجودي كالاها طبق كاردكس مقايسه مي گردد . در صورت وجود هرگونه اختلاف بين آنها ليست مغايرت ثانويه تهيه مي گردد و اينبار با حضور مسئول انبار يا انباردار و يا كمك انباردارهايي كه مورد اطمينان مسئولين انبار هستند شمارش سوم انجام مي گيرد و نتيجه اين شمارش در قسمت سوم برگ شمارش ( تگ ) ثبت مي شود . سپس براي آخرين بار اين شمارشها وارد كامپيوتر ( پاسخ ) شده و ليست مغايرت نهايي گرفته ( چاپ ) مي شود . لازم به ذكر است كليه اين فعاليتها باحضور حسابرس انجام مي گيرد و برگه هاي شمـارش سوم بـه تـأييد و امضـاء انبـاردار مي رسد .

كه در اين شركت مواردي مغايرت وجود داشت كه پس از طي اين مراحل رفع گرديد .

پس از اتمام انبارگرداني صورتجلسه انبارگرداني و همچنين تأييديه انباردار نيز تهيه گرديد . كليه ليستهاي فوق به امضاء مسئول هماهنگ كننده انبارگرداني ، مسئول انبار و انباردار رسيدند . جهت شروع اعمال انبارداري در سال جديد مالي ليست كسري و اضافي انبار مورد استفاده قرار گرفت . بدين ترتيب كه كليه كسري انبار به حساب هزينه ها و كليه اضافات انبار به حساب ساير درآمدها يا درآمدهاي متفرقه منظور گرديد

فصل دوم – شناسائي انبار



مقدمه :

انبارداري يك خدمت اقتصادي است و عبارت از نگهداشتن كالا به منظور عرضه بموقع آن يا گسترش دادن مدت عرضه آن است به نحوي كه كالا براي مدتي بيشتر قابل دسترس و مصرف باشد . در اقتصاد هر كشوري انبارها حلقه هايي از زنجير توليد ، انتقال ، توزيع و مصرف اند و نقش اتصال و واسطه را در انتقال كالا از مناطق توليد به بازارهاي مصرف و سپس توزيع محلي بر عهده دارند . بهايي كه مصرف كننده براي هر كالايي مي پردازد ، برابر مجموع قيمت خريد كالا ،هزينه حمل و نقل ، هزينه انبارداري و سود فروشنده است . هزينه هاي حمل و نقل و انبارداري اغلب اوقات در مقايسه با قيمت تمام شده كالا ، مبلغ قابل ملاحظه اي را به خود اختصاص مي دهد . بنابراين استفاده از شيوه هاي صحيح انبارداري موجب كاهش چنين هزينه هايي مي شود كه در نهايت به تقليل بهاي پرداختي از طرف مصرف كننده خواهد انجاميد ، ضمن اين كه براي مصرف كننده ، انبار نقش عمده خود را از نظر قابليت كاربرد و سهولت دسترسي به كالا نشان مي دهد .

تلاش كارخانه هاي مختلف مصروف تهيه مواد اوليه و ساخت كالاهاي مورد مصرف مردم مي شود . بنابراين در هر سازمان صنعتي و توليدي ، انبارهاي مختلفي بر حسب نيازهاي آن سازمان همچون : انبار مواد اوليه ، انبار كالاهاي نيم ساخته ، انبار ابزارآلات ، انبار قطعات يدكي دستگاهها ، انبار قالبها ، انبار ملزومات ، انبار ضايعات مواد و … وجود دارد .

درصد زيادي از سرمايه اكثر سازمانهاي بازرگاني را مواد اوليه ، لوازم و قطعات يدكي ، كالاهاي ساخته شده و نيم ساخته و نظاير اينها تشكيل مي دهنـد . بديـهي است كـه بخـش عمده اي از سرمايه در گردش سازمان مصروف تهيه آنها مي شود . لذا نگهداري و مراقبت دقيق از آنها و برقراري يك نظام صحيح اطلاعاتي براي كنترل موجوديهاي انبار بسيار ضروري است . چه ثروتهايي كه در انبارها به سبب فقدان دقت و مراقبت و انبارداري ناصحيح از بين مي روند و بنابراين با بهبود وضع انبارداري مي توان جلو اين زيانها را گرفت و بر ميزان سود سازمان افزود . عوامل مختلفي در ميزان موجودي و انواع و تعداد انبارهاي سازمانهاي بازرگاني مؤثرند. از قبيل : روش توليد ، ميزان به كارگيري ماشين آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اوليه مورد نياز ، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد توليدي در صحنه صنعت و اقتصاد كشور بلكه در سطح جهاني و بالاخره نظام تدارك و سفارش كالاها در سازمان مربوطه .

در نظام انبارداري و نگهداري كالاها با سه روش سروكار است :

1- ورود كالاها به انبار ( وارده )

2-صدور و خروج كالاها از انبار ( صادره )

3- ذخيره كردن يا موجودي كالاها در انبار .

در مواردي كه انبار ، كالاهاي نيم ساخته در ميان خط توليد را ذخيره و نگهداري مي كند ، چون جريان ورود اين كالاها و صدور آنها در خارج انبار تعيين و اجرا مي شود ، اين روشها مشكلتر و پيچيده تر است .

هدف و اهميت انبارداري صحيح

درصد زيادي از سرمايه اكثر موسسات صنعتي را مواد اوليه ، لوازم ، وسائل يدكي كالاي ساخته و نيم ساخته و نظاير آنها تشكيل ميدهند كه قسمت عمده سرمايه در گردش صرف تهيه اجناس و وسائل مذكور ميگردد ، لذا نگهداري و حفاظت دقيق از آنها و برقراري يك سيستم صحيح اطلاعاتي براي موجودي بسيار ضروريست .

ارزش ريالي مجوديهاي انبار در صنايع مختلف متفاوت است . جهت در ك اهميت اين موجوديها در واحدهاي صنعتي مختلف ميتوان از نسبت موجوديهاي انبار به كل دارائيها و ارزش ويژه آن صنعت استفاده كرد .

عوامل مختلفي در ميزان موجودي انبار واحدهاي صنعتي موثر هستند . بطور مثال روش توليد ، دوره توليد ، ميزان بكارگيري ماشين آلات ، نوع محصول ساخته شده ، بازار مصرف ، نوع مواد اوليه مورداحتياج ، نوسانات ارزي و قيمت در بازارهاي جهاني ، وضعيت واحد صنعتي در كل صنعت كشور و دنيا ، … و بالاخره سيستم هاي تداركاتي و سفارش واحد توليدي .

ايجاد يك نظام صحيح انبارداري در سازمانها ( به ويژه سازمانهاي بازرگاني و صنعتي ) باعث سودآوري و متضمن مزاياي زيادي است كه در زير به پاره اي از آنها اشاره مي شود .

1- دريافت ، استقرار ، حفاطت و در دسترس قرار دادن كالاها در انبار به طرز درست و به سرعت و آساني انجام مي پذيرد و نيازهاي واحدها بموقع تامين مي شود

2- با نظارت دقيق بر موجوديهاي انبار ، از افزايش بيش از اندازه و حد تعيين شده كالاها در انبار جلوگيري مي شود و در نتيجه از ضرر و زيانهاي ناشي از تغيير قيمتها يا خرابي و فساد كالاها در اثر گذشت زمان جلوگيري مي شود .

3- از سفارشات مضاعف و تكراري كه بر اثر بي توجهي به كالاهاي سفارش شده قبلي و در بين راهي رخ مي دهد ، جلوگيري مي شود .

4- تعيين ميزان موجودي كالاها در انبار و ميزان مصرف و در نتيجه نوع و مقدار خريد آنها در زمانهاي مختلف به نحو صحيح محاسبه و در نتيجه در بودجه خريد صرفه جويي مي شود . اين امر عمليات حسابداري صنعتي را نيز تسهيل مي كند .

5- اطلاعات مورد نياز مديران در زمينه ميزان موجوديها و مصارف كالاها در هر زمان به نحو احسن تأمين مي شود .

6- باعث تسهيل عمليات شمارش ، موجودي گيري و صورت برداري عملي از موجوديها ( انبار گرداني ) ، همچنين تعيين ارزش موجودي جنسي در پايان سال كه كار پر زحمت و پر خرجي است مي گردد .

7- با خريد به مقدار مقرون به صرفه ، از راكد شدن سرمايه در گردش به سبب نگهداري بيش از حد موجودي جلوگيري و در نتيجه باعث تسريع جريان نقدينگي سازمان مي شود .

8- صدور بموقع قبض انبار سبب تسهيل پرداخت مبلغ كالا به فروشنده و عمليات حسابداري مي شود .

9- كالاها به ميزان واقعي و صحيح بيمه مي شوند و از پرداخت هزينه اضافي بيمه براي كالاها جلوگيري مي شود .

10- چون ميزان موجوديهاي انبار معمولا به قيمت تمام شده ارزيابي مي شود ، لذا در صورتي بروز خسارات ناشي از آتش سوزي و مواردي كه باعث ايجاد خسارت مي شود ، خسارات وارده با استناد به آمار موجوديها ، از طرف شركتهاي بيمه به سهولت تعيين مي شود و احتياج به ادعاهاي واهي ، غير حقيقي و تسويه حساب از طريق مصالحه نمي باشد

11 - اموال و دارائيهاي سازمان به نحو صحيحي نگهداري و حفاظت مي شود و در نتيجه اتلاف و ضايعات و سرقت به حداقل مي رسد . به علاوه بديهي است كه با بودن نظم و امكان رسيدگي دقيق بر موجوديها ، از سوء استفاده هاي احتمالي در انبار جلوگيري مي شود .

انبار و انواع آن
روشهاي كدگذاري

براي كدگذاري كالاها از حروف الفبا يا اعداد يا تركيب آنها استفاده مي شود . بدينگونه روشهاي كدگذاري عبارتند از:

الفبايي : اين روش يكي از ابتدايي ترين روشهاي تنظيم كالا مي باشد و طبق آن كالاها بر اساس حروف متشكله نام كالا و رعايت نظم حروف الفباء به ترتيب در قفسه ها و محلهاي تعيين شده قرار داده مي شوند و با حروف اوّل نام كالا نيز شناسايي مي گردند . در روش الفبايي براي اطلاع از محل كالا و دسترسي به آن نياز به تنظيم دفتر راهنما نمي باشد ، زيرا با در دست داشتن نام كالا و با مراجعه به قفسه حروف مربوظ به آن كالا به راحتي مي توان به كالاي مورد نظر دست پيدا كرد .
شماره گذاري ساده : در روش شماره گذاري ساده يا مسلسل به كالاهاي موجود در انبار به ترتيب ورود به انبار شماره رديفي اختصاص داده مي شود . سپس كالاها به ترتيب شماره شان درقفسه ها و محلهاي تعيين شده در انبار جاي مي گيرند . در اين روش هيچگونه طبقه بندي اجرا نمي شود و شماره هاي بالاتر متعلق به آخرين انواع كالاهاي وارده به انبار است . بديهي است در اين روش براي دسترسي به كالاي مورد نظر استفاده از دفتر يا كارت راهنما كه بر حسب حروف متشكله نام كالا تنظيم مي شود الزامي است . اين روش در سازمانهايي كه تنوع اقلامشان زياد نمي باشد مورد استفاده قرار مي گيرد .
شماره گذاري مركب : اين روش مرحله تكامل يافته شماره گذاري ساده و متداولترين و مناسبترين روشي است كه امروزيه در اكثر انبارهاي بزرگ و با كالاهاي متنوع و مختلف از آن استفاده مي شود . با افزايش اقلام كالاها و ورود كالاهاي جديد به انبار بخوبي حالت انعطاف پذيري و جوابگويي را طبق نيازها پيدا مي كند زيرا در اين روش براي كدگذاري كالاهاي جديد جاي خالي وجود دارد . در اين روش از شماره ها يا گروههايي از اعداد براي طبقه بندي استفاده مي شود و به منظور تقسيم بنديهاي فرعي شماره هاي فرعي براي آن گروه اعداد بكار مي رود و لازم است ابتدا كالاها بر مبناي يكي از موارد ذكر شده طبقه بندي و سپس كدگذاري مي شوند .
الفبا – شماره : در اين روش حرف اول نام كالا و شماره رديفي كه بطور مسلسل به هر يك از كالاهاي مربوظ به آن حرف اختصاص داده مي شود ، ملاك تنظيم است . كالاها ابتدا به ترتيب حروف الفبا تفكيك مي شوند و سپس حرف اول نام كالا و شماره رديف به عنوان كد كالا شناخته شده و ملاك تنظيم كالاها در انبار قرار مي گيرد .
نيمونيك : در اين روش از خلاصه اسـم يا اسامـي كـالا بعنـوان كـد آن كـالا استفـاده مي شود بطوريكه با داشتن سابقه ذهني از نام يك كالا ، در صورت شنيدن يا خواندن خلاصه آن ، اسم كامل آن كالا به خاطـر آيد . به روش نيـمونيك حروف اول نـام كـالاها هم گفتـه مي شود و معمولاً براي انبارهاي با موجودي كم بكار مي رود و نام كالا يا مشخصات چيزي را به اختصار به ياد مي آورد . اين روش نياز به حضور ذهن خوب كاركنان انبار دارد . بديهي است كه اين روش كدگذاري قراردادي است و هر سازمان مي تواند در اين مورد با توجه به ويژگيهاي خاص كالاهاي خود از علايم و خلاصه هاي ابداعي خود استفاده كند .معمولاً وقتي از اين روش استفاده مي شود كه تعداد اقلام كالاها متنوع و متعدد و مشابه نباشد . از اين روش در طبقه بندي ، نگهداري و شناخت انواع داروها ، مواد و عناصر شيميايي نيز استفاده مي شود .

كدگذاري بر اساس طبقه بندي كالاها

شيوه هاي الفبايي ، شماره گذاري ساده و الفبا- شماره روشهايي است كه عموماً در بايگانيها و كتابخانه ها براي نگهداري پرونده ها و كتابها بكار مي رود و در پاره اي انبارها نيز مورد استفاده قرار مي گيرد . در واقع امروزه ديگر در انبارداري منسوخ شده اند . منطقي ترين و رايجترين شيوه كدگذاري كالاها ، طبقه بندي آنها و اختصاص شماره به هر يك از طبقات تعيين شده است .

كد ميله اي ( خط نما )

خط نما يا كد ميله اي از جمله سازوكارهاي ورود و خروج اطلاعات هستند كه امروزه در جهان به كمك نظامهاي كامپيوتري كاربردهاي فراواني يافته اند . يكي از مهمترين زمينه هاي استفاده از كدهاي ميله اي ، شناسايي كالاها و حسابداري آنها در صنايع ، انبارها ، فروشگاهها يا امور مربوط به كتابخانه ها و آرشيوها ، امنيت ورود و خروج پرسنل و … است .

كدهاي ميله اي به شكل ميله هاي عمودي سايه روشن در كنار هم قرار مي گيرند به طوريكه در فاصله خطوط ميله اي چاپ شده بر روي كالا فضاهاي سفيد وجود دارد و به كمك دستگاههاي رايانه اي تبديل به نوعي كد رمزدار مي شود .

در واقع كدهاي ميله اي مجمـوعه اي از اطـلاعات حرفي يا عـددي هستند كـه به صورت ميله هاي نازك و ضخيم نمايش داده مي شوند و شامل اطلاعاتي از قبيل قيمت ، نام محصول ، سازنده ، وزن ، تاريخ ساخت و انقضاء و … مي باشند و خطوط مزبور اطلاعات متعددي از اين قبيل را در خود ذخيره كرده اند .

كدهاي ميله اي انواع و اقسام دارند و هر يك نوع خاصي از اطلاعات را در خود ذخيره مي كند و به نمايش مي گذارد . به همين دليل الگوهاي خاصي براي نمايش اينگونه اطلاعات مورد استفاده قرار مي گيرد . با عبور نور از روي فضاهاي خالي بين ستونهاي سياه و با پهناي متفاوت ، كد ميله اي خوانده و رمزگشايي مي شود .

موارد استفاده از كدهاي ميله اي

زمينه هاي عمده استفاده از كدهاي ميله اي در سازمانها و مراكز اداري و صنعتي و مالي به قرار زير است :

1) خطوط توليد : در خطوط توليد كارخانجات صنعتي از كد ميله اي براي ثبت اطلاعات مختلف نظير مشخصات توليد ، مشخصات مواد مصرفي ، كنترل كيفي و … استفاده مي شود .

2) انبارها : در انبارها با استفاده از كد ميله اي شناسايي كالاها بسيار ساده مي شود و نياز به متخصصين فني انبار و قطعه شناسي را كاهش مي دهد . همچنين در پايان دوره مالي انبارگرداني به سرعت و سهولت انجام مي شود .

3) فروش : نصب كد ميله اي بر روي كالاها و استفاده ار آن براي انتقال اطلاعات مربوط به كالاهاي فروخته شده به كامپيوتر گاهي بسيار موثر در سرعت بخشيدن به امر فروش و بالابردن ميزان كنترل و دقت در محاسبات و عمليات مي باشد زيرا خطاهاي ناشي از عوامل و ملاحظات انساني را حذف مي كند .

4) كارتهاي شناسايي : در سازمانها كارتهاي شناسايي كاركنان به كد ميله اي مجهز مي شود و با استفاده از تجهيزات كد ميله اي ، اطلاعات مربوط به ساعات ورود و خروج كاركنان بدون خطا و صرف وقت و هزينه زياد به كامپيوتر منتقل مي شود و در پايان فهرستهاي حقوق براي پرداخت بدون فوت وقت و با دقت صددرصد آماده مي شوند .

5) امنيت مراكز سري : براي حفظ امنيت مراكز سري تحقيقاتي و نيز حريم آزاديهاي شخصي كليه كاركنان يا افراد مجاز به در دست داشتن كارتهايي كه حاوي اطلاعات به شكل كد ميله اي است مي توانند درهاي مخصوص را باز كنند و وارد و خارج شوند .
استقرار كالاها در انبار
كد محل كالا

لازم است چيدن اجناس در انبار با توجه به حجم ، اندازه و ساير خصوصيات و ويژگيهاي كالا و نيز ميزياين مراجعه و مصرف آن با رعايت كامل اصول ايمني و در محلهاي مناسب و تعيين شده انجام شود .

يكي از منطقي ترين و رايجترين روشهاي تنظيم كالا در انبار كدبندي قفسه هاي انبار است. در اين روش ابتدا به هر يك از قفسه ها يك كد اختصاص مي دهند و هر يك از قفسه ها و طبقات قفسه ها دقيقاً شماره گذاري مي شوند . د رسازمانهاي بزرگ كه داراي انبارهاي مختلف هستند ، علاوه بر شماره بندي راهروها و قفسه ها ، به انبارها نيز شماره داده مي شود يا انبارها با نام يا حروف الفبا مشخص مي گردند آنگاه چنين شماره هايي كه مشخص كننده دقيق مكان اجناس در انبار است ، بر روي كارت هر كالا و نيز دفتر راهنما درج مي شود . بنابراين با مراجعه به كارت كالاها يا دفتر راهنما و آگاهي بر نشاني آنها دستيابي به اجناس مورد نظر به سادگي امكانپذير خواهد بود .