طرح مالی بررسی بخش اداري مالي مخابرات دكتر حسابي

پروژه مالي بررسي بخش اداري مالي مخابرات دكتر حسابي در 81 صفحه ورد قابل ويرايش

اداره مالي اداري

اداره مالي اداري ضمن ارائه خدمات به متقاضيان و مشتركين تلفني بصورت قبول تقاضا و اشتراك تلفن و تشكيل پرو.نده و رسيدگي به امور قبوض مشتركين و محاسبه در آمد و هزينه‌ها ، خدمات تداركاتي و پرسنلي و حقوقي كليه پرسنل و كاركنان مخابرات شهرستان را به عهده‌دارد كه اگر فعاليت و تداركات و پشتيباني به موقع اين اداره نباشد شايد بتوان گفت به فعاليت بقيه واحدهاي ادارات مختلف اين مجموعه بي‌نتيجه و يا متوقف مي‌ماند .


امور متقاضيان و امور مشتركين

با انتشار اگهي قبول تقاضاي تلفن نسبت به ثبت نام متقاضيان تلفن و فروش فيش به آنان اقدام مي‌شود اين ثبت نام و فروش فيش بايستي در محدوده مرز خدمات تلفني كه در طرح ايجاد امكانات مخابراتي است بايستي صورت پذيرد پس از فراهم شدن امكانات فني ، توسط واحد مذكور جهت كلي متقاضيان رديف وديعه تعيين و طي دعوتنامه اي از متقاضي نسبت به تكميل پرونده اقدام مي‌شود و جهت هر يك با رعايت حق تقديم فرم سيمك شي صادر و به واحد مربوطه ارسال مي‌نمايند . پس از عودت فرم مذكور از واحد زيربط به امور متقاضيان نصبت به صدور فرم دايري تلفن و ارسال آن به واحد‌هاي مربوطه نسبت به بر قراري ارتباط مشتركين اقدام مي‌شود و پرونده مربوطه نيز از امور متقاضيان به امور مشتركين جهت استقرار در فايل مربوطه و بايگاني مي‌گردد .

پس از دايري هر تلفن كليه تغييرها و درخواستهاي مشتركين در واحد امور مشتركين صورت مي‌پذيرد كه اهم آن بشرح ذيل مي‌باشد .

1-تغيير نام فيش بكلي ممنوع است مگر بصورت درجا به غير فقط با تغيير مالك در صوتيكه خريدار ملك ، خريدار فيش مذكور باشد و يا اينكه متقاضي تلفن فوت نموده باشد واگذاري نوبت به احدي از ورّاث با اجازه ساير ورثه طبق گواهي مربوطه ملامانع است .

واحد آبونمان

پس از واگذاري امتياز خط تلفن به مشترك ابتدا دائري تلفن به واحد آبونما ارسال مي‌گردد تا اين واحد مشخصات دائري از قبيل نام ، نام خانوادگي ،‌آدرس ، شماره كنتور ، تاريخ دائري را به مركز كامپيوتر اعلام يا نسبت به صدور قبض تلفن و ارسال صورت حساب كاركرد اقدام شود . صورت حساب كاركرد تلفن‌ها در هر دوره دو ماهه صادر و ارسال مي‌گردد ، كنتر برداري قبوض در ابتداي هر سيكل دو ماهه انجام و به مركز كامپيوتر ارسال مي‌كردد تا با توجه به كنتر قبلي كاركرد تلفن مشخص گردد، ‌پس از محاسبه كاركرد و صدور قبوض صورت حساب ، قبوض به واحد آبونمان ارسال مي‌گردد تا پس از اصلاحات مقدماتي به اداره پست جهت توضيع ارسال گردد.

قبوض صورتحساب تلفن قبل از تعويض به اداره پست جهت توضيع تحويل پاسخگويان آبونمان داده مي‌شود تا با توجه به اطلاعات موجود ، مشتركين مقرض به كاركرد و هزينة تلفن را نسبت به آن اگاه سازند و چنانچه اشكالي از قبيل اشتباه پانچيست در پانچ اطلاعات كنتور و غيره بود رفع و اصلاح نمايند .

پس از پرداخت مبالغ كاركرد تلفن‌ها طي قبوض صادره توسط مشتركين به بانك ، هر روزه وصوليهاي قبوض تحويل كاركنان حسابدار اين واحد مي‌گردد تا با حسابرسي‌هاي خود و صدور سند مربوطه آن را آماده و جهت ثبت در مركز كامپيوتر دسته بندي و ارسال نمايند . مشتركيني كه در مهلت مقرر نسبت به پرداخت بدهي‌هاي خود اقدام ننمايند توسط مركز كامپيوتر ليستي تهيه و به واحد آبونمان جهت قطع تلفن‌هاي بدهكار داده مي‌شود كه اين واحد پس از بررسي تلفن‌ها به مركز مربوطه جهت اجرا ارسال مي‌دارد و پس از مراجعه مشتركين بدهكار جهت پرداخت بدهيها پس از وصول بدهي نسبت به وصل مجدد تلفن‌هاي مذكور اقدام مي‌نمايند .

چنانچه مشتركي بخواهد تلفن خود را از محلي به محل ديگر انتقال دهد چون آدرس تلفن مذكور مي‌بايستي تغيير نمايد از طريق امور مشتركين فرم تغيير مكان صادر و پس از اقدامات لازم اصلاحيه آدرس به اين واحد ارسال مي‌گردد تا اين واحد مقدمات كار و تغيير آدرس در قبوض را براي انجام به مركز كامپيوتر انجام دهد.

چنانچه مشتركي نسبت به كاركرد تلفن خود اعراض داشته باشد فرم مخصوصي براي تلفن مذكور تهيه و به مركز تلفن مربوطه ارسال مي‌گردد تا نسبت به كنترل كنتور تلفن مذكور اقدام نمايند و نتيجه سالم و يا معيوب بودن كنتر مشخص و به واحد آبونمان ارسال تا نتيجه به مشترك معترض اعلام شود .

با توجه به استفاده از تكنولوژي و تعديل نيروي انساني در اين واحد نكاتي چند ضروري بنظر مي‌رسد چون روزبروز كامپيوتر در زندگي انسان‌ها تاثير بسزائي را به جا مي‌گذارد و مردم با تكيه بر سرعت و افزايش حجم كارها و تعدد وظايف خود بيشتر به اين ماشين روي مي‌آورند لذا باعث گرديده كه امروزه ادارات ، شركتها و مؤسسات دولتي به جاي نيروي كار انساني رو به كامپيوتر نموده تا جائيكه امكان دارد از آن براي انجام فعاليت‌هاي خود كمال استفاده را بنمايند اين قائده براي شركت مخابرات نيز مستثناء نبوده و باعث تعديل نيروي انساني در اين شركت هم گرديده كه داراي فوائد و مضراتي بوده كه مختصرا توضيح داده مي‌شود .


فوائد و مضرات استفاده از كامپيوتر در آبونمان :

از فوائد اين طرح افزايش سرعت كار و كارائي فعاليت‌ها و سرعت گردش كار ،‌ارائه سريع ليست‌هاي مورد نياز ، ارائه آمارهاي لازم و ضروري جهت مديران به منظور دستيابي به اهداف شركت و همچنين استفاده از كامپيوتر باعث گرديده تا كاركنان با اين تكنيك نوين آشنا و ايجاد تخصص جديدي در بين كاركنان با دادن آموزشهاي لازم گردد .

از جهاتي سيستم‌هاي كامپيوتري باعث كاهش هزينه‌هاي پرسنلي به خاطر تعديل نيروي انساني بوده در حاليكه در كوتاه مدت شركت متحمل هزينه‌هاي سنگيني جهت خريد كامپوترهاي مورد نياز و آموزش پرسنل گرديده است ولي دراز مدت مقرون بصرفه مي‌باشد . ولي از طرفي با بكار گيري سيستم‌هاي كامپيوتري انجام بسياري از كاهايي كه تا قبل از بكار گيري توسط نيروي انساني مذكور به بيكاري جامعه افزوده شده و عدة بسياري براي امرار معاش خود با مشكل مواجه مي‌گردند كه جذب اينگونه افراد مستلزم ايجاد مشاغل جديدي و سرمايه گذاري زيادي در كل كشور مي‌گردد كه اين امر اجتناب نا پذير است و تا حصول نتيجه بايستي سياستي اعمال گردد كه اين مشكل به نحوي كه كمترين صدمه را داشته باشد حل گردد .

يكي ديگر از مضرات آن اين است كه چنانچه اشكالي در ارسال اطلاعات به مركز اطلاعات پيش آيد مي‌بايست تا دوره بعد ( دوره دو ماهه هر سيكل ) صبر نمود تا بتوان اشكال را بر طرف نمود در صورتيكه در سيستم دستي قبل از كامپيوتري شدن اين كار به راحتي در همان روز انجام مي‌گرفت و راحت‌تر اشكالات بر طرف گرديد .

چون نرخهاي آمونمان تلفن‌هاي خود كار ، در آمد حق الفاظه ، در آمد خارج از مرز تلفن ، در آمد عوارض شهرداري ،‌ در آمد اجاره خط ، در سه دوره مورد مطالعه در سالهاي 68و70و72 تغييري نكرده است فقط به كل تغييرات در آمد هر يك اشاره مي‌شود .




قوانين عمومي‌مديريت

همة مديران در هر سطحي از سازمان بايد تعريف كاملي از مسئوليت‌هاي خد داشته و بطور سيستماتيك مسئول و پاسخگوئي عملكرد خود بحساب آيند . اطلاعات آماري تهيه شده توسط سيستم اطلاعاتي مديريت در هر جا كه ممكن باشد بايد براي تعيين اهداف كمي‌متغيرهاي كليدي مورد استفاده مديران تا زير اولين ردة سطح سوپروايزري قرار مي‌گيرد . بايد رسماً از مديران خواسته شود كه در آخر هر سال پاسخگوئي عملكرد خود در قبال اين اهداف باشند . در صورت وجود كمبودهايي نسبت به اين اهداف ، مدير مربوطه بايد وادار شود كه دلايل را تجزيه و تحليل كرده و با كمك و پشتيباني متخصصين ادارات مركزي اين كمبودها را بر طرف سازد . براي خرابي‌هاي دائمي‌بايد فكري شود و براي كمبودها و نقايص دائمي‌ بايد تنبيه‌هايي در نظر گرفته شود هم چنانكه براي عملكردهاي بالاتر از حد تعيين شده مي‌بايد پاداش‌هايي منظور گردد .

به عنوان يك مثال واقعي ، تأسيسات خارج از مراكز ( يعني كابلها ، خطوط هوايي و غيره كه مراكز را به مشتركين متصل مي‌سازند ) در بسياري از شهرها ، قديمي‌و يا معيوب مي‌باشند . از هر مديري كه مسئول نگهداري و تعمير چنين تأسيساتي مي‌باشد بايد خواسته شود كه در پايان هر سال در خصوص فركانسي كه در ناحيه مربوط به وي ، خرابي خطوط را باعي شده و سرعت عملي كه موجب برگرداندن سرويس به حالت اوليه گرديده گزارش دهد . متخصصان اداره مركزي بايد روشهائي را براي شناسائي علل زير ابداع ن مايند : نصب و اتصال اولية كابلها بصورت بد و نامطلوب ، خرابي ناشي از عمر تأسيسات ، خرابيهاي فيزيكي ناشي از كارهاي ساختماني مقاطعه كاران و غيره .


مسائل پرسنلي

اگرچه مخابرات يك سرمايه گذاري مي‌باشد وليكن نقش برنامه ريزي و روشهاي صحيح پرسنلي براي اداره آن بصورت خوب و كارآمد ، غير قابل انكار است .

هر سازماني الزماً متكي به مهارت و استعداد مديران خود مي‌باشد ، انتصاب و بكار گيري تعداد كافي از مديران كه داراي كه از استعداد خوبي برخوردار هستند بايد در داخل سازمان شناسائي شده و بطور شايسته ارتقاء يابند . اگر مديران و يا كارشناسان اجرائي خوب را نشود در داخل سازمان پيدا كرد در آن صورت بايد از خارج از سازمان آورده شوند .

سازمان مخابرات بايد آماده باشد تا با ايجاد انگيزه‌هاي كافي ( مثل حقوق ، شرايط كاري ، و غيره ) موجبات جذب و حفظ مديران و متخصصين اجرائي با صلاحيت را بصورت نيروي دائمي‌فراهم نمايد اهميت استعداد براي اولين و دومين ردة سوپروايزري به همان اندازه است كه اهميت آن براي مديريترده بالاتر يكي از ممشخصه‌هاي مخابرات ، متكي بودن به عمليات تعداد زيادي از پرسنل مي‌باشد كه در گروههاي كوچك و اغلب سيار در نقاط مختلف پراكنده شده و كيفيت و سودمندي كار آنها در سطح وسيعي تعيين كننده موفقيت شركت مي‌باشد. در چنين شرايطي ، اولين ردة‌ سوپروايزرسي ، شغلي را به عهده‌دارد كه انجام آن مشكل و از اهميت ويژه اي برخوردار است انتخاب سوپروايزرها نه تنها بايد بر اساس مهارت آنها در تخصصهاي لازم براي انجام كاري باشد كه سوپروايزري آنرا به عهده‌دارند بلكه بايد استعداد ذاتي آنها براي رهبري و سازماندهي كارها نيز در نظر گرفته شود . در اوضاع و احوال كنوني كه شركت در حال توسعه مي‌باشد ، وجود تسهيلات كاملاً مناسب و كافي براي آموزش هر سطحي از كاركنان در كاري كه عهده‌دار انجامش هستند ضروري مي‌باشد . مديران لازمست كه نسبت به تكنيك‌هاي كاري مهم مدرن ، توانائيهاي بالقوة اين تكنيك‌ها ، و دامنة بسياري وسيع مسائلي كه از آنها ناشي مي‌شود بصيرت كامل داشته باشند .