تحلیل سیستم اطلاعات انبار

تحلیل سیستم اطلاعات انبار



مقدمه‌:

هدف‌ از تشكیل‌ و ایجاد انبارها، چه‌ در سازمانهای‌ دولتی‌ و چه‌ در بخش‌ خصوصی‌، تأمین‌ ونگهداری‌ كالاهای‌ مورد نیاز سازمان‌ است‌ و انبارداری‌ به‌ كلیه‌ فعالیتهای‌ مربوط‌ به‌ تهیه‌ و نگهداری‌ وسپس‌ تحویل‌ مواد و اقلام‌ مورد نیاز سازمان‌ در زمان‌ مناسب‌، اطلاق‌ می‌شود. وظایف‌ انبارها در سازمان‌را می‌توان‌ در سه‌ بخش‌ زیر خلاصه‌ كرد:



الف‌) برنامه‌ریزی‌ و مراقبت‌ جهت‌ حفظ‌ مقدار موجودی‌ هر یك‌ از اقلام‌ كالاهای‌ مورد نیازسازمان‌ در حد مطلوب‌ خود.

ب‌) همكاری‌ و مساعدت‌ در خرید و تأمین‌ و تهیه‌ كالاها و كنترل‌ و دریافت‌ كالاهای‌خریداری‌ شده‌.

ج‌) نگهداری‌ كالا در انبار به‌ نحو صحیح‌ و تسریع‌ در امر تحویل‌ با رعایت‌ مقررات‌ ودستورالعملهای‌ سازمان‌.



انبارها را از دو جهت‌ می‌توان‌ مورد بررسی‌ قرارداد، یكی‌ از لحاظ‌ فیزیكی‌ نظیر محل‌ انبار، نوع‌قفسه‌بندی‌ها، محل‌ كالاها در انبار، نور، ایمنی‌ و وسایل‌ حفاظت‌ كالاها و وسایل‌ حمل‌ و نقل‌ و... ودیگری‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار كه‌ به‌ طرح‌ و گردش‌ فرمها بنحوی‌ كه‌ اطلاعات‌ به‌ بخشهای‌ مختلف‌سازمان‌، به‌ موقع‌ و به‌ مقدار لازم‌ برسد و به‌ كنترلهای‌ لازم‌ در رابطه‌ با كالاها می‌پردازد.

منظور از سیستم‌ اطلاعاتی‌ انبار، ایجاد روشی‌ نظام‌مند و منطقی‌ برای‌ اجرای‌ عملیات‌ مربوط‌ به‌كالاهای‌ موجود در انبار و همچنین‌ اعمال‌ كنترلهای‌ لازم‌ روی‌ مراحل‌ مختلف‌ این‌ عملیات‌ می‌باشد.

انبار بنا به‌ نیاز همه‌ بخشها، عموماً با تمام‌ واحدها و كاركنان‌ آن‌ در تماس‌ و رابطه‌ است‌. این‌ رابطه‌ وتماس‌ چه‌ در مورد تحویل‌ دادن‌ و گرفتن‌ اجناس‌ و چه‌ در مورد نگهداری‌ حسابها و مبادله‌ اسناد و مدارك‌آن‌ها، باید بر ضوابط‌ مستدل‌ و مجاز و رسمی‌ مبتنی‌ باشد نه‌ مناسبات‌ شخصی‌ و دوستانه‌ چرا كه‌ اینگونه‌روابط‌، موجبات‌ كندی‌ كار و بروز اشتباهات‌ را فراهم‌ می‌سازد. بدیهی‌ است‌ در روابط‌ متقابل‌، رفتارهای‌دوستانه‌ صرفنظر از دستورالعملها، سبب‌ تسریع‌ كارها خواهد بود ولی‌ نباید باعث‌ ابهام‌ در حسابها ومدارك‌ و اسناد باشد.

در طراحی‌ سیستم‌ اطلاعات‌ انبار بایستی‌ توجه‌ نمود كه‌ آیا از قبل‌ سیستمی‌ وجود دارد یا خیر، درصورت‌ وجود سیستم‌، شناخت‌ سیستم‌ و نقاط‌ قوت‌ و ضعف‌ آن‌ جزو مقدماتی‌ترین‌ فعالیتها محسوب‌می‌شود. در این‌ گزارش‌ وضعیت‌ موجود انبار سازمان به‌ لحاظ‌ جایگاه‌ سازمانی‌ و شرح‌ وظایف‌؛ نیروی‌انسانی‌ موجود؛ نوع‌ انبار؛ انواع‌ موجودیهای‌ آن‌ و نحوه‌ چیدمان‌؛ سیستم‌ كدگذاری‌ كالاها؛ تجهیزات‌موجود؛ گردش‌ اطلاعات‌ و فرمهای‌ مربوطه‌،... تشریح‌ گردیده‌ و كاستیها و محدودیتهای‌ آن‌ تبیین‌می‌گردد. بدیهی‌ است‌ شناخت‌ وضعیت‌ موجود مبنای‌ طراحی‌ سیستم‌ مطلوب‌ سازمان قرار خواهد گرفت‌كه‌ در گزارشهای‌ آتی‌ به‌ آن‌ خواهیم‌ پرداخت‌...........





فهرست:


عنوان صفحه
1- شناخت وضعیت موجود..................................................................................... 5

1-1- مقدمه........................................................................................................... 6

1-2- وضعیت موجود سیستم انبار در سازمان......................................................... 7

1-2-1- جایگاه سازمانی و شرح وظایف................................................................. 7

1-2-2- نیروی انسانی موجود............................................................................. 8

1-2-3- نوع انبار.................................................................................................... 8

1-2-4- كالاهای موجود در انبار و نحوه چیدمان آنها................................................. 8

1-2-5- سیستم كدگذاری كالاهای انبار.................................................................. 8

1-2-6- تجهیزات موجود در انبار........................................................................... 9

1-2-7- فرایند درخواست كالا از انبار و تحویل آن................................................... 9

1-2-8- فرم‌های مورد استفاده در سیستم فعلی انبار سازمان............................ 10

1-2-9- برنامه‌ریزی تأمین كالا............................................................................ 10

1-2-10- انبارگردانی......................................................................................... 10

1-3- كاستی‌ها و محدودیت‌های سیستم اطلاعات انبار در سازمان....................... 10

1-4- برخی الزامات قانونی در محاسبات عمومی اموال دولتی............................. 13

2-طراحی سیستم ...........................................................................................15

2-1-مقدمه .........................................................................................................16

2-2-موقیعت انباردرساختار سازمانی...................................................................12

2-3-رویه ها.....................................................................................................17

2-4-دستورالعملها..............................................................................................29

2-5-فرمها........................................................................................................32

پیوست:راهنمای کد کالاهای انبار ..........................................................48

دیاگرامهای رابطه ای ....................................................................................63