گزارش کارآموزی كاربرد برنامه ACCESS در شركت توسعه انديشه آريا

گزارش کارآموزي كاربرد برنامه ACCESS در شركت توسعه انديشه آريا در 46 صفحه ورد قابل ويرايش

فهرست مطالب

عنوان ................................................................................................................... صفحه

مقدمه .................................................................................................................... 1

مفهوم بانك اطلاعاتي

- تعريف بانك اطلاعاتي ..................................................................................... 2

- مزاياي استفاده از بانك اطلاعاتي ................................................................... 4

- معايب استفاده از بانك اطلاعاتي .................................................................... 4

انواع بانك هاي اطلاعاتي

- بانك اطلاعات هرمي ....................................................................................... 6

- بانك اطلاعاتي شبكه اي .................................................................................. 6

- بانك اطلاعاتي رابطه اي ................................................................................. 6

نرمال سازي چيست؟ .......................................................................................... 7

اجزاي بانك اطلاعاتي در اكسس

- تعريف ركورد و فيلد ...................................................................................... 8

- مشخصات فيلدها ............................................................................................ 9

- تعيين اندازه فيلدها........................................................................................... 13

- جدول .............................................................................................................. 14

- عملگرها در اكسس ......................................................................................... 15

- پنجره اكسس .................................................................................................. 17

- طراحي بانك اطلاعاتي .................................................................................... 17

ايجاد و تغيير در جدول

ايجاد جدول ....................................................................................................... 19

- ذخيره كردن ساختار جدول ........................................................................... 28

- تغيير ساختار جدول ايجاد شده ..................................................................... 31

- ايجاد فيلد كليد در جدول ................................................................................ 33

- ايجاد فيلد كليد اصلي با نوع Autonumber....................................................... 35

- ايجاد جدول با استفاده از Table wizard.......................................................... 36



مقدمه :

اين شركت ، شركت توسعه انديشه آريا مي‌باشد كه تعمير خودرو در آن انجام مي‌شود بدين صورت است كه دراين شركت خودرو وارد تعميرگاه شده و افراد معايب خود را به اپراتور مربوطه اعلام مي‌كند و اپراتور نيز آنها را در كامپيوتر ثبت نموده و يك شمارة پذيرش به دارندة خودرو مي‌دهد. حال اپراتور براساس معايب درج شده خود را به يكي از سالن‌هاي تعميراتي مي‌فرستد تا تعميرات در آن سالن روي خودرو انجام شود. حين تعميرات روي خودرو، تعميركار قطعات و لوازم يدكي مورد نياز جهت تعمير را از انبار درخواست نموده ودريافت مي‌نمايد. بعد از اتمام تعميرات خودرو به قسمت حسابداري فرستاده مي‌شود و در آنجا با محاسبة قيمت تعميرات انجام شده روي خودرو فاكتور صادر شده و در آنجا با محاسبة قيمت تعميرات انجام شده روي خودرو فاكتور صادر شده و مبلغ مورد نظر از مشتري دريافت مي‌گردد و بعد از دريافت مبلغ، برگه خروج خودرو از تعميرگاه صادر مي‌شود.

كه ما در اين شركت بيشتر كارمان ساخت جداول به كمك ACCESS و ايجاد بانك اطلاعاتي براي ثبت اطلاعات موجود در شركت مي‌باشد.


مفهوم بانك اطلاعاتي
تعريف بانك اطلاعاتي

از بانك اطلاعاتي تعاريف ارائه شده است كه تعريف زير را از همه جامع ترين به نظر مي‌رسد: بانك اطلاعاتي مجموعه‌اي سازمان يافته از اطلاعات و داده هاي مرتبط به هم است. داده عبارتند از حقايق و ارقام يك موضوع خاص و اطلاعات عبارتند از نتايجي كه از تركيب داده‌ها حاصل مي‌گردند.موسسات و سازمان‌ها معمولاً سيستم هاي اطلاعاتي، خود را به دو صورت تشكيل داده از آن‌ها استفاده مي‌كنند.

استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي ساده: در اين روش داده‌هاي در فايل هاي جداگانه قررا مي‌گيرند و براي استفاده از داده‌هاي موجود در آن فايل، سيستم‌هاي جداگانه طراحي مي‌شوند. به اين نوع سيستم‌هاي اطلاعاتي، سيستم پردازش فايل‌ها مي‌گويند.

استفاده از بانك هاي اطلاعاتي: در اين روش موجود، به صورت مجتمع يا بانك مورد استفاده قرار مي‌گيرند. در چنين سيستمي كاربر مي‌تواند بدون سردگمي وبا صرف وقتي اندك، اطلاعات مورد نياز خود را از داده‌هاي موجود در مجتمع اخذ كند. امروزه اكثر موسسات و سازمان‌ها سعي مي‌كنند از اين سيستم اطلاعاتي استفاده كنند.

براي پي بردن به تفاوت دو روش ذكر شده به مثال زير دقت شود.

مثال: موسسه‌اي داده‌هاي مربوط به حقوق كارمندان، بيمه،‌ تنبيه و تشويق را در چهار فايل جداگانه قرار داده براي اخذ خروجي هاي مورد نياز، سيستم هاي جداگانه براي آن‌ها نوشته است. كار سيستم حقوق،‌ محاسبه دستمزد كاركنان با استفاده از داده‌هاي موجود در فايل‌ حقوق، كار سيستم بيمه پردازش داده‌هاي موجود در فايل بيمه و كار سيستم هاي تنبيه و تشويق، پردازش داده‌هاي موجود در فايل هاي تنبيه و شويق مي‌باشد. هر يك از اين سيستم‌ها مي‌توانند خروجي مناسبي را توليد كنند. اما اگر بخواهيم اطلاعات جديدي مانند آنچه كه در زير آمده است اخذ كنيم، با مشكل مواجه خواهيم شد.

كارمنداني كه داراي حقوق مشخص بوده به تعداد دفعات مشخصي تنبيه يا تشويق شده‌اند.
كارمنداني كه در تاريخ معيني استخدام شده مبلغ خاصي براي بيمه پرداخت كرده‌اند.
كارمنداني كه تعداد دفعات تنبيه آن‌ها بيشتر از تعداد دفعات تشويق باشد و برعكس.

در همه موارد بالا و مواردي مشابه مجبوريم از داده‌هاي موجود در دو يا چند فايل استفاده كنيم كه كار ساده اي نيست، زيرا ممكن است داده‌هاي موجود در فايل ها داراي فرمت يكساني نباشند. در حالي كه اگر اين موسسه سيستم اطلاهاتي خود را به صورت بانك اطلاعاتي تشكيل دهد با چنين مشكلي مواجه نخواهد شد.

در سيستم جديد تمامي داده‌هاي موجود در فايل هاي طراحي شده در روش اول، در يك 40فايل بزرگ‌تر به نام بانك اطلاعاتي قرار گرفته ‌اند كه در نتيجه پردازش داده‌ها و اخذ گزارش هاي جديد آسان‌تر خواهد بود.


مزاياي استفاده از بانك اطلاعاتي

مزاياي استفاده از سيستم بانك اطلاعاتي به جاي سيستم پردازش فايل ها را به صورت زير مي‌توان برشمرد:

جلوگيري از اتلاف حافظه در ذخيره كردن داده‌ها.
ايجاد اطمينان نسبت به گزارش‌هاي بدست آمده.
اخذ گزارش‌هاي جديد ساده است.
سرعت پردازش داده‌ها بالا است.
داده‌ها از سيستم‌هاي كاربردي مستقل هستند.
تمركز در مديريت داده‌ها به نحود خوبي امكان پذير است.

معايب استفاده از سيستم بانك اطلاعاتي

بانك اطلاعاتي با همه مزايايش، معايبي نيز دارد كه اين معايب در مقابل مزاياي فوق ناچيزند. از جمله:

چون طراحي بانك‌هاي اطلاعاتي ساده نيست. متخصصان ماهري جهت ايجاد لازم است.

2. به دليل متمركز بودن سيستم اطلاعاتي، امكان آسيب پذيري سيستم زياد است. يعني اگر يك قسمت از سيستم از كار بيفتد ممكن است كار بقيه سيستم‌ها مختل شود.


اجزاي تشكيل دهنده بانك اطلاعاتي

كاربران
سيستم بانك‌هاي اطلاعاتي
داده‌ها موجود در بانك هاي اطلاعاتي

كاربران،‌ كساني هستند كه به نحوي با بانك هاي اطلاعاتي سر و كار دارند. بر اساس نوع كاري كه كاربران با بانك اطلاعاتي دارند مي‌توان آن‌ها را به سه دسته تقسيم كرد:

مدير يا مسئول بانك اطلاعاتي
برنامه‌نويسان كابردي يا طراح بانك هاي اطلاعاتي
كاربران نهايي







كاربران نهايي كساني هستند كه حق هيچ گونه تغيير و تبديل را در بانك اطلاعاتي ندارند بلكه فقط از امكانات آن مي‌توانند استفاده كنند. طراحان بانك اطلاعاتي كساني هستند كه بانك اطلاعاتي را ايجاد نموده‌اند.

مسئول بانك اطلاعاتي كسي است كه حق هر گونه تبديل وتغيير را در بانك اطلاعاتي دارد. به عنوان مثال اضافه كردن داده‌هاي جديد و حذف يا اصلاح داده‌ها به عهده مسئول بانك اطلاعاتي است. سيسم بانك اطلاعاتي مجموعه‌اي از برنامه هايي است كه نيازهاي كاربران را برآورده مي‌كند.
انواع بانك اطلاعاتي

براي سازمان داده ها بين آنها راه هاي گوناگوني وجود دارد. سه الگوي اصلي، تشكيل سه نوع بانك اطلاعاتي را مي‌دهند.
بانك اطلاعاتي هرمي
در اين الگو، اطلاعات به صورت درختي در اختيار كاربران قررا مي‌گيرند. داده‌ها در بخش‌هايي به نام قطعه ذخيره مي‌شوند. قطعه بالاي ريشه نام دارد. ريشه به صورت رابطه پدر و فرزندي زيرين وصل مي شود. قطعه پدر مي‌تواند چندين فرزند داشته باشد، ولي هر فرزند فقط يك پدر دارد.
بانك اطلاعاتي شبكه اي
اين شكل، حالت تغيير يافته الگوي هرمي است. اين دو الگو به آساني به يكديگر قابل تبديل هستند. در الگوي هرمي مي‌توان يك عامل رابه چند پيوند داد، ولي در الگوي شبكه‌اي مي‌تواند چندين عامل را به چندين عامل پيوند دارد.
بانك اطلاعاتي رابطه‌اي
همان طور كه مي‌دانيد بانك اطلاعاتي مجموعه‌اي از اطلاعات مربط به هم است كه براي هدف خاصي به كار گرفته مي شود، مثل نگهداري سيستم كتابخانه و موجودي كالاي انبار. دقت داشته باشيد كه بين واژه‌هاي «داده» و «اطلاعات» تفاوت است. داده‌ها با هم تركيب مي شوند و اطلاعات را به وجود مي‌آورند. وقتي از سيستم مديريت بانك اطلاعاتي كامپيوتر، مثل اكسس استفاده مي‌كنيد، از بانك اطلاعاتي رابطه‌اي بهره مي‌بريد. در بانك اطلاعاتي رابطه‌اي، اطلاعات به دسته‌هاي مختلفي از داده‌ها مرتبط به هم تقسيم مي شوند كه هر كدام در جدول جداگانه در فايل ذخيرده مي‌شوند. جدول‌ها، اشياي مهمي در قلب بانك اطلاعاتي رابطه‌اي هستند. اطلاعات در اين ذخيره و بازيابي مي‌شوند.
وقتي داده‌ها در جدول هاي گوناگوني ذخيره ميشوند، مي‌توانيد آن ها را به راحتي تغيير دهيد. داده‌هايي را اضافه، حذف يا مشاهده كنيد، داده‌هايي را جست و جو نماييد و آن‌ها را به صورت خاصي چاپ كنيد.
پنجره اكسس
به هر طريقي كه اكسس را راه‌اندازي كنيد، اجزاي تشكيل دهنده اين پنجره عبارت انداز:
1. دكمه بستن همانند هر پنجره ويندوز براي بستن پنجره مورد استفاده قرار مي‌‌گيرد.
2. دكمه كمينه اين دكمه اندازه پنجره را به حداقل اندازه ممكن تبديل مي‌نمايد.
3. دكمه بيشينه اين دكمه اندازه پنجره را به بزرگترن اندازه ممكن تغيير مي‌دهد.
4. نوار عنوان نام Microsoft Access و دكمه‌ها بستن، كمينه و پيشينه در اين نوار قرار مي‌گيرد
5. نوار منو حاوي منوهايي است كه هر كدام گزينه‌هاي مختلفي دارند و درجاي مناسبي به شرح آن‌ها خواهيم پرداخت.
6. نوار ابزار حاوي ابزارهايي است كه براي كاركردن با بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي‌گيرند.
طراحي بانك اطلاعاتي
اطلاعات در سيستم بانك اطلاعاتي رابطه‌اي بين چند جدول توزيع مي شود تا ذخيره سازي و بازيابي اطلاعات بهينه شود. جدول‌ها به فيلدهاي مشتركي ارتباط داده مي شوند. به طوري كه اطلاعات مي‌توانند به شيوه‌هاي موثري استخراج و نمايش داده شوند. اگر بانك اطلاعاتي خوب طراحي شده باشد مي‌تواند ابزار مهمي براي مديريت بر اطلاعات شخصي يا تجاري باشد، ولي اگر طراحي آن به خوبي انجام نشود، ارزشي نخواهد داشت. هر چه وقت بيشتري در طراحي و تحليل داده‌ها صورت گيرد،‌ نتيجه بهتري به دست مي‌آيد. وقتي طراحي كامل و مرور شد، به راحتي مي‌توان بانك اطلاعاتي را ايجاد كرد.
فرايند طراحي، با تحليل كارهايي شروع مي شود كه براي بانك اطلاعاتي مورد نياز است. اول بايد مشخص كنيد كه سيستم چه كاري را بايد انجام دهد. با كاربران مصاحبه كنيد تا به خواسته‌هاي آن‌ها پي ببريد. توجه داشته باشيد كه فرآيند طراحي يك فرايند تكراري است. وقتي كاربران مي‌خواهند از سيستم جديد استفاده كنند، راجع به ويژگي‌هاي آن فكر مي‌كنند، مثل فرم ورود داده‌ها،‌ تقاضاي ويژه،‌و فيلدهاي محاسباتي.
از طرفي ديگر، طراحي بايد جايي خاتمه يابد و توسعه بانك اطلاعاتي شروع شود. در اين صورت خواسته‌هاي ديگر سيستم را مي‌توانيد در نسخ بعدي سيستم منظور كنيد. فرايند طراحي بانك اطلاعاتي را مي‌توان در هشت مرحله انجام داد كه هر مرحله هدف خاصي را دنبال مي‌كند:
1. تعيين كنيد كه كاربران چه انتظاري از بانك اطلاعاتي دارند و چه داده‌هايي بايد در خروجي ظاهر شوند.
2. توزيع داده‌ها را برنامه ريزي كنيد (چه داده‌هايي در چه جدول‌هايي قرار مي‌گيرند).
3. فيلدهاي هر ركورد را در هر جدول مشخص كنيد.
4. براي هر جدول يك فيلد منحصر به فرد را تعيين كنيد تا تضمين شود كه هيچ دو ركوردي يكسان نيستند.
5. تعيين كنيد كه جدولها چگونه با يكديگر ارتباط برقرار مي‌كنند.
6. طراحي را با كاربران مرور كنيد.
7. جدول ‌ها را ايجاد كرده داده‌ها را وارد كنيد.
8. كارايي بانك اطلاعاتي را تحليل و بهينه سازي كنيد.
ايجاد و تغيير در جدول
در بانك اطلاعاتي رابطه‌اي، جدول ها نقش مهمي دارند. جدول براي دسته بندي اطلاعات به كار مي‌رود، به طوري كه اطلاعات مرتبط در يك جدول قرار مي‌گيرند. در اين فصل مي‌خواهيم شيوه ايجاد ساختار جدول و انجام تغييرات در ان بررسي كنيم. بهترين روش براي نيل به اين اهداف ارائه يك مثال عيني باشد.