گزارش كارآموزي بررسي مقدماتي تداركات و سيستم انبارها

گزارش كارآموزي بررسي مقدماتي تداركات و سيستم انبارها در 35 صفحه ورد قابل ويرايش


مقدمه اي بر كارآموزي


در زمينه اجراي كارآموزي اينجانب در سازمان نقشه برداري كشور درخصوص امكان سنجي، طراحي، ايجاد سيستم انبار اداره تدراكات گزارش حاضر بعنوان «كارآموزي» تهيه شده و جهت نماياندن تصوير كلي و همه جانبه فعاليتهاي اداره تدارك، نه تنها سيستم انبار بلكه كليه سيستم هاي موجود مورد شناخت قرارگرفته اند اين گزارش حاصل مصاحبه با پرسنل اداره تداركات و بازديد عيني از فعاليتهاي اين اداره مي باشد. ارتباطات اداره تداركات بامحيط بيروني شامل مديريتها و واحدهاي سازمان نقشه برداري و خارج از سازمان نيز دراين گزارش ملحوظ نظر واقع شده است ولي با توجه به گسترش سازمان نقشه برداري و سيستم هاي اداري و مالي آن سازمان از فعاليتهاي اداره تداركات گزارش تهيه گرديده اين گزارش شامل نتايج و ادامه فعاليتهاي مذكور در ساير واحدهاي سازمان نمي باشد و صرفاً در حيطه فعاليتهاي اداره تداركات تهيه شده است، جهت ارائه بهتر ارتباطات و گردش اطلاعات اداره تداركات از تكنيك «نمودارهاي مفهومي گردش اطلاعات» (DFD) استفاده شده است تاكليه ارتباطات و وروديها و خروجيهاي سيستم فعلي به سهولت دردسترس خواننده قرار گيرند.

درقسمتهاي ديگر گزارش، شرح وروديها و خروجيها (فرمها، اطلاعات، درخواستها و …) و شرح كليه فعاليت هريك از واحدهاي اداره تداركات ذكر گرديده است.

قسمت اشكالات و نارسائيها شامل نتيجه گيري از آن بخش ازروشهاي انجام كار است كه غيرمنطقي و غيراصولي بوده و يا اطلاعات و نحوه گردش اطلاعات جهت انجام صحيح و به موقع امور ناكافي تشخيص داده شده است.

قسمت اول – جايگاه سازماني و تشكيلات اداره تداركات

1- جايگاه سازماني اداره تداركات درسازمان نقشه برداري كشور

1-1-تداركات به عنوان يكي از ادارات امور اداري و خدمات درحوزه معاونت مالي اداري سازمان نقشه برداري جاي دارد.

ساختار كلي سازمان نقشه برداري و جايگاه اداره تداركات درنمودار زير نشان داده شده است:

2ـ حسابداري

3ـ تنظيم اسناد

4ـ كار پردازي

5ـ انبارها

6ـ كاردكس

7ـ دفتر اداره تداركات


1ـ4ـ شرح فعاليتهاي رياست اداره تداركات


رياست اداره تداركات علاوه بر نقش سرپرستي ، هماهنگي ، كنترل و برنامه ريزي اداره تداركات ، فعاليتهاي زير را انجام مي دهد .

1 ـ دريافت درخواستهاي كالا از طريق مديريت واحدهاي سازمان و تاييد اوليه براي انجام عمليات تحويل كالا از انبارها در صورت وجود

2 ـ دريافت درخواستهاي خريدكالا از طريق مديريت واحدهاي سازمان و تاييد اوليه براي انجام عمليات خريد در صورت تامين اعتبار از سوي امور مالي و ذيحسابي

3 ـ اخذ تأئيد درخواستهاي خريد از مديريت امور اداري ، خدمات

4 ـ اخذ تصويب درخواستهاي خريد از مديريت امور مالي و ذيحسابي در رابطه با بودجه مصوبه و تامين اعتبار

5 ـ ارجاع در خواستهاي كالا به كاردكس و انبار جهت تحويل به متقاضي

6 ـ ارجاع درخواستهاي خريد به كارپردازي جهت خريد كالا و تحويل به انبار

7 ـ درخواست و اخذ پيش پرداخت از امور مالي و ذيحسابي بابت خريدهاي كلان و خارج از حد توان تنخواه گردان اداره تداركات كه در اين صورت چك مستقينا در وجه فروشندگان صادر ولي مسئوليت پي گيري امور بعهده تداركات مي باشد.


2 ـ4ـ شرح فعاليتهاي حسابداري


1 ـ درخواست از امور مالي و ذيحسابي نسبت به واريز وجوه بودجه ( طرح ، درآمد، جاري ) مصوبه بمرور طي سال و بصورت علي الحساب كه از طريق تنظيم اجازه پرداخت انجام مي شود .

2 ـ صدور چك در وجه كارپرداز ان و فروشندگان و تنخواه گردانهاي فرعي و اخذ رسيد از آنان بر روي فرم حواله صدور وجه

3 ـ نگهداري حسابهاي بدهي كارپردازان ، تنخواه گردانهاي فرعي ( خدمات ، مديران، و واحدها و واحد سفارشات خارجي ) بهنگام صدور چك در وجه آنان

4 ـ نگهداري حسابهاي بدهي كاركناني كه امور خاصي را انجام مي دهند ( بطور مثال امور خريد بليط هواپيما و …) و بدهي فروشندگان كالا و خدمات ( پيش پرداختها )

5 ـ نگهداري ساير حسابها مانند هواپيمايي جمهوري اسلامي و تنخواه گردان خوابگاه دانشجويي

6 ـ نگهداري حسابهاي منابع تامين تنخواه گردان اداره تداركات كه شامل وجوه بودجه طرح ، بودجه جاري و بودجه در آمد مي باشد.

7 ـ طي سال وجوه بودجه دريافت شده بصورت ثابت در حسابها نگهداري مي‌شود چون مرتبا با ارسال اسناد هزينه قطعي به امور مالي و ذيحسابي تجديد مي گردد باستثناي دو ماه پايان سال كه عمل تجديد تنخواه گردان انجام نمي شود تا كل وجوه بودجه مصرف گردد و در صورت مازاد به سال بعد منتقل مي شود.

8 ـ ثبت حسابها بر اساس خلاصه فهرست اسناد و نماينده اسناد در دفتر معين انجام مي شود ، كليه حسابها در سطح معين مي باشند و طبقه بندي كلي وجود ندارد .

9 ـ نگهداري حساب بانك ( جاري 90001 ملي نزد شعبه سازمان نقشه برداري ) كه وجوه دريافتي بودجه در اين حساب واريز و چك جهت پرداخت بهاي خريدها و هزينه از اين حساب صادر مي شود.

10 ـ اخذ چك تجديد تنخواه گردان از امور مالي و ذيحسابي برابر مبلغ اسناد هزينه قطعي و واگذاري به بانك و ثبت در حساب بانك و متقابلا حسابهاي بودجه طرح (درآمد، جاري) بستانكار مي شوند.

11 ـ نگهداري حساب تفصيلي خريدها و هزينه هاي انجام شده براي هر يك از حوزه هاي مديريت در دفتري بشكل روزنامه ، اين حسابها جنبه آماري داشته و ارتباطي با ثبت حسابها ندارد .

12 ـ كسر كردن از حساب بدهي كارپردازان و فروشندگان پس از اخذ رسيد از امور مالي و ذيحسابي ( قبل از رسيدگي ) مبني بر رسيد اسناد هزينه قطعي و ضمائم انجام مي شود . متقابلا حسابهاي بودجه ( طرح ، درآمد، جاري) بدهكار مي شوند

13 ـ لازم به ذكر است كه فعاليتهاي اداره تداركات كه آثار مالي ببار مي اورند در چهار چوب نظام حسابداري دولتي و بصورت مفهوم حسابداري تنخواه گردان انجام مي شود . بدين لحاظ نگهداري حساب ريالي براي موجوديهاي انبار در نظر گرفته نشده و قيمت تمام شده موجوديها بهنگام خريد در امور مالي و ذيحسابي به حساب هزينه قطعي منظور مي گردد . كليه خريدهادر چهار چوب بودجه مصوب سالانه و با توجه به تامين اعتبار آن صورت مي پذيرد.


3 ـ4ـ شرح فعاليتهاي تنظيم اسناد


1 ـ كمك به امور مالي و ذيحسابي در امر صدور سند هزينه قطعي ( فرم رسمي دولتي محسوب مي شود ) در سه نسخه كه حدودا 3 تا 4 مورد در هفته صادر مي شود و بانضمام فاكتورهاي خريد براي امور مالي ارسال مي شود .

2 ـ تشخيص سر فصل حسابهاي هزينه دولتي مطابق با مواد 21 گانه هزينه در چهار فصل براي هزينه ها و خريدهاي انجام شده توسط اداره تداركات با راهنمايي امور مالي و ذيحسابي .

3 ـ تنظيم فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي در دو نسخه كه حاوي شماره و تاريخ سند هزينه قطعي ، خلاصه شرح سند، مبلغ سند و شماره در خواست خريد مي باشد . يك نسخه آن پس از اخذ رسيد از امور مالي و ذيحسابي مبني بر دريافت اسناد هزينه قطعي و ضمائم برگشت داده مي شود و در حسابداري مبناي ثبت در حسابهاي كارپردازان و فروشندگان ( بستانكار) و متقابلا حسابهاي بودجه ( طرح ، درآمد ، جاري) بدهكار قرار مي گيرد به عبارت ديگر رسيد امور مالي و ذيحسابي بر روي فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي به منزله تأئيد هزينه قرار گرفته در صورتي كه مراحل رسيدگي متعقبا انجام مي شود.

4 ـ تنظيم خلاصه فهرست اسناد هزينه قطعي در دو نسخه كه حاوي شرح خريدها و هزينه ها به تفكيك هر يك از كارپردازان ويا انجام دهندگان هزينه ، شماره ماده هزينه ، شماره برگ در خواست خريد ، و مبلغ مي باشد يك نسخه بهمراه سند هزينه قطعي به امور مالي و ذيحسابي ارسال ، يك نسخه ديگر مبناي ثبت و كسر از حساب كارپردازان ( به تفكيك هر كدام ) قرار مي گيرد.

5 ـ تنظيم نماينده اسناد براي هر كارپرداز در يك نسخه كه حاوي شماره و تاريخ سند قطعي ، بنام گيرنده وجه ، شرح سند و مبلغ مي باشد فرم فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي بعنوان صورتجلسه اين فرم تلقي مي شود.

6 ـ عقد قرار دادهاي 89 روزه با كارگران روز مزد ، اين كارگران به انجام امور خدماتي ( نظافتچي ، آبدارچي ، كمك انباردار و…) مشغول مي باشند و مشمول قانون كار بوده و از مزاياي بيمه تامين اجتماعي ، بن كارگري و… استفاده مي كنند .

7 ـ تنظيم ليست دستمزد ماهانه براي كارگران روز مزد در پنج نسخه (يك نسخه براي بانك ، دو نسخه براي امور مالي و ذيحسابي و يك نسخه بايگاني اداره تداركات و يك نسخه نيز اضافه است)

8- پيگيري امور بيمه كارگران روزمزدي، تنظيم اظهارنامه بيمه و تكميل ليست دستمزد براي تامين اجتماعي، اطلاق چك حق بيمه از امور مالي و ذيحسابي و تحويل به تامين اجتماعي واخذ رسيد برروي اظهارنامه بيمه و ليست دستمزد از شعبه تامين اجتماعي

9- پيگيري امور پرداخت ماليات حقوق كارگران روزمزدي كه بواسطه تقليل ماليات و عدم شمول تاكنون انجام نشده ولي با افزايش حداقل دستمزد در سال جاري و رسيدن حقوق تعدادي از كارگران روزمزد به حدنصاب پرداخت ماليات درسال جاري اين مسئله درجريان كار قرار گرفته است.

4-4- شرح فعاليتهاي كارپردازي

1-انجام عمليات خريد كالا و خدمات توسط 3 نفر كارپرداز از منابع داخل كشور بدون تفكيك تخصصي كالاها و خدمات انجام مي شود.

2-برنامه ريزي داخلي و توزيع درخواستهاي خريد بين كارپردازان توسط مسئول كارپردازي انجام مي شود.

3-درخواستهاي خريد كالا توسط مديريت واحدهاي متقاضي صادر شده پس از تائيد و تصويب هاي رياست اداره تداركات، مدير امور اداري و خدمات و امور مالي و ذيحسابي و معاونت مالي اداري توسط مسئول كارپردازي دريافت و سپس بين كارپردزان توزيع مي شود.

4-خريدها مي بايست براساس آئين نامه معاملات دولتي انجام شود كه خلاصه آن بشرح زير است:

براي خريد هاي تا سقف دو ميليون ريال اخذ پيش فاكتور و بررسي قيمت توسط رياست اداره تداركات منجر به انتخاب منبع خريد مي گردد. براي خريد هاي تا سقف سه ميليون ريال اخذ سه بار استعلام بها از منابع خريد و سپس انتخاب منبع خريد با نظر رياست اداره تداركات ميسر است. براي خريدهاي بيش از سه ميليون ريال انتشار آگاهي مناقصه عمومي و انتخاب منبع خريد از اين طريق انجام مي شود.

5-كارپردازان پس از انتخاب منبع خريد كالا و خدمات چنانچه نيازمند به پيش پرداخت باشد از حسابداري درخواست وجه نموده و چك صادره را در اختيار فروشنده قرار مي دهند.

6-مسئوليت پيگيري دريافت كالا و خدمات و نهايتاً تحويل به انبار (كالا) و تحويل به دريافت كننده (خدمات) بعهده كارپرداز مسئول است.

7-مسئوليت ارائه درخواست خريد و صورتحساب به انبار به همراه اجناس خريداري شده و سپس اخذ يك نسخه قبض انبار بعهده كارپرداز مسئول است.

8-كارپرداز مسئول، كليه مدارك را جهت صدور سند هزينه قطعي به تنظيم اسناد ارائه مي دهد.

9-درمواردي كه تحويل كالاي خريداري شده به مصرف كننده ضرورت فوري دارد جنس مستقيماً به واحد مصرف كننده تحويل مي شود. ولي حواله و قبض انبار معادل يكديگر صادر شده و مراحل ثبت دركاردكس انبار مانند ساير موارد است.


5-4-شرح فعاليتهاي انبارها


سه انبار ملزومات، ترابري و مصالح ساختماني مجموعه انبارهاي اداره تداركات مي‌باشند، اقلام خريداري شده در آنها نگهداري و سپس به مصرف كنندگان (واحدهاي سازماني) تحويل داده مي شوند. شرح فعاليت انبارهاي سه گانه به اين ترتيب است:


1-5-4-انبار ملزومات


1-انبار ملزومات داراي حداكثر 200 قلم جنس مي باشد كه در يك سالن مسقف نگهداري مي شوند.

2-اقلام عمده انبار ملزومات شامل فيلمهاي عكاسي، كاغذ عكاسي، داروهاي ظهور و ثبوت، وسايل و ملزومات مصرفي اداري و خدماتي است.

3-فرمت كاردكس انبار براي كليه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگه داري مي شود شماره اقلام منطبق بركاردكس واحد كاردكس مي باشد.

4-دريافت كالاهاي خريداري شده و صدور قبض انبار در سه نسخه براي بايگاني انبار واحد كادركس و تنظيم اسناد ارسال مي شود.

5-درصورت عدم موجودي جنس درخواست شده در انبار برروي حواله انبار (صادر شده توسط واحد كاردكس) «موجود نيست» درج مي شود.

6-شماره گذاري اقلام بر روي قفسه ها منطبق با شماره كاردكس انجام شده ولي بعلت كمبود فضاي انبار رديف شماره اقلام در كنار يكديگر رعايت نشده است.

7-ثبت مقادير وارده و صادره كالا در كاردكس (دفتر) بترتيب براساس قبض انبار و حواله انبار انجام مي شود.

8-تحويل جنس به واحدهاي مصرف كننده براساس حواله انبار صادره توسط واحدكادركس انجام وسپس توزيع نسخ حواله انبار توسط انبار دار انجام مي شود. (براي بايگاني انبار، كاردكس تداركات و واحد مصرف كننده)

9-انبار گرداني سالانه با حضور نمايندگان امور مالي و ذيحسابي انجام مي شود. موجوديها يك بار شمارش گرديده و با كاردكس مقايسه و درصورت مغايرت كاردكس اصلاح شده و درصورتجلسه ثبت مي شوند.

10-جهت پيگيري شماره اقلام از دفتر راهنما برحسب حروف الفبا (نام جنس) استفاده مي شود.


2-5-4-انبار ترابري


1-انبار ترابري داراي حداكثر 900 قلم جنس (قطعات يدكي وسايط نقليه ) است كه بعلت عدم اختصاص فضاي مناسب بخشي از اقلام آن در انبار ملزومات بخش در محوطه روباز و بخشي در انبار پاي كار (حدد 340 قلم قطعات يدكي كه مصرف زياد دارند) نگهداري مي شوند.

2-فرمت كاردكس انبار براي كليه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگهداري مي شود شماره اقلام منطبق با كادركس واحد كادركس است.

3-ثبت مقادير وارده و صادره كالا در كادركس بترتيب براساس قبض انبار و حواله انبار انجام مي شود.

4-دريافت كالاهاي خريداري شده وسپس صدور قبض انبار در سه نسخه كه براي بايگاني انبار، واحد كاردكس و تنظيم اسناد ارسال مي شود.

5-درصورت عدم موجودي جنس درخواستي در انبار بر روي حواله انبار (صادره توسط واحد كاردكس) «موجود نيست» درج مي شود.

6-انبارگرداني سالانه با حضور نمايندگان امور مالي و ذيحسابي، مانند انبار ملزومات انجام مي شود.

7-در اوايل سال 72 موجودي انبار پاي كار كه مسئوليت آنها بعهده واحد ترابري بوده به موجودي انبار ترابري منتقل گرديده ولي از نظر نزديكي به واحد ترابري همچنان درهمان محل قبلي مستقر مي باشد و مسئوليت دريافت و تحويل اقلام را بعهده دارد.


قسمت ششم : پيشنهاد (چارچوب سيستم هاي مورد نياز)


به منظور بهبود روشهاي گردش عملياتي اداره تداركات درجهت نيل به اهداف مورد نظر آن اداره برپايه اصول روابط منطقي سازماني و گردش صحيح اطلاعات كه بواسطه وجود ارتباطات منطقي بين دواير و با محيط بيروني اداره تداركات بايد پايه ريزي گردد پيشنهادات ذيل بصورت مفاهيم كلي ارائه مي گردد:

1-تعيين ساخت سازماني مناسب بر پايه اصول روابط منطقي سازماني، تفكيك مسئوليت هاي پرسنل از يكديگر و تدوين شرح وظايف پرسنل طبق ساختار سازماني جديد .

2-برطرف نمودن ضعف كيفي نيروي انساني (دربرخي پستها) از طريق تشويق به شركت در كلاسهاي آموزشي مراكز آموزشي حرفه اي (مانند مراكز آموزش مديريت دولتي مركز آموزش مديريت صنعتي) و تقبل هزينه كلاسها توسط سازمان

3-استفاده از امكانات و خدمات ماشيني (كامپيوتر) جهت سرعت بخشيدن به گردش امور وثبت ونگهداري اطلاعات بخصوص در مورد ثبت و نگهداري اطلاعات موجوديهاي انبار، حسابهاي كارپردازان، فروشندگان، تنخواه گردانها و… و بانكها اطلاعاتي جهت خرديدهاي بهينه.

4-طراحي و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي خريد موجوديهاي انبار و حسابداري كه منجر به تهيه و تدوين گزارشات جامع اطلاعاتي بصورت مناسب و بهنگام گردند تا مديريت (به مفهوم عام) اداره تداركات را جهت تصميم گيري برنامه ريزي و كنترل و هدايت عمليات خريد، نگهداري موجوديهاي انبارها و مصارف موجودي ها ياري رساند.

5-طراحي و استقرار سيستم هاي فوق بصورت طراحي نمودارهاي گردش عمليات، تعيين وروديها و خروجيهاي هريك از سيستم ها (فرمها و كارتهايي كه مباني واريز اطلاعات به كامپيوتر) و تعيين ارتباطات منطقي گردش اطلاعت بين دواير استفاده كننده از سيستم ها و همچنين محيط بيروني اداره تداركات (كل سازمان نقشه برداري) بايد تبلور يابد تا از انجام تداخل امور دواير در يكديگر، از انجام دوباره كاريهاي غيرضروري لوث شدن مسئوليتها، گردش غير ضروري فرمهاي بي مورد جلوگيري شده و حجم عمليات و گردش اطلاعات بصورت منطقي، كارآ و موثر درآيد.

6-لزوم تمركز كليه عمليات خريد كالا و خدمات اداره تداركات و جلوگيري از پراكندگي اين گونه عمليات در سازمان مي بايست براي مديريت توجيه و در جهت اين امر تلاش نمود تا از طريق مزاياي كاربرد سيستم هاي بهينه در اداره تداركات، كل تشكيلات سازمان منتفع گردند.

7-جهت بهبود وضعيت نگهداري موجوديها علاوه بر استفاده از سيستم هاي نرم افزاري كارآ و موثر مي بايست مسئولين را از نظر امكانات سخت افزاري (ساختمانها و تجهيزات انبار) و همچنين نيروي انساني تقويت نمود.

8-روشهاي مناسب كدگذاري اقلام انبارها برپايه و اصول منطقي و با توجه به ماهيت و نوع اقلام بايد تدوين و بمورد اجرا گذارده شود تا استفاده (كامپيوتر) بسهولت و بهتر صورت پذيرد.

9-در رابطه با اولين اقدام براي مكانيزاسيون سيستم هاي مورد نياز سازمان سيستم انبار با مشخصات پيوست پيشنهاد مي گردد، كه اين سيستم با چهارچوب مشخص شده به عنوان سيستم پيشنهادي خواهد بود.



مشخصات كلي سيستم كنترل موجودي و حسابداري انبار


- وظايف عمده سيستم شامل موارد زير خواهد بود:

- نگهداري و بروز آوري اطلاعات پايه اقلام انبار (شامل شرح، كد، واحد اندازه گيري مقدار اول دوره قيمت واحد قفسه و رديف)

- قسمت گذاري اقلام وارده و صادره به روش ميانگين موزون

- بروزآوري موجدي مقداري و ريالي انبارها

- ثبت و نگهداري گردش اقلام انبارها

گزارشات سيستم به قرار زير خواهد بود:

- كاردكس مقداري و ريالي هريك از اقلام

- كاتالوگ اقلام انبار

- بررسي اطلاعات اسناد انبار

- گردش موجودي مقداري و ريالي انبار (ماهانه)

- گردش موجودي مقداري و ريالي انبار (سالانه)

- خلاصه گردش مقداري و ريالي اقلام صادره از انبار

- گردش انبار گرداني

- برگ شمارش TAG (جهت انبار گرداني)

- ليست مغايرت انبارگرداني

- گردش تعدادي انبار (جهت مسئولين انبار)

- خلاصه مصرف مراكز هزينه)