گزارش کاراموزی تجزيه و تحليل و طراحي سيستم ها

گزارش کاراموزي تجزيه و تحليل و طراحي سيستم ها در 80 صفحه ورد قابل ويرايش


Systemتعاريفي از سيستم

1)سيستم عبارت است از اجزاي به هم پيوسته و مرتبط با يكديگر كه در جهت يك يا چند هدف معين گام بر مي دارند.

2)سيستم عبارت است از مجموعه اي از وظايف به هم پيوسته و مرتبط با يكديگر كه با انجام هر كدام از اين وظايف بخشي از هدف سازمان تامين خواهد شدو با انجام كليه وظايف در سازمان كل هدف سازمان تامين مي گردد.

3)سيستم عبارت است از مجموعه اي از اجزاي به هم پيوسته و مرتبط با روابط متقابل و وابستگي متقابل كه در جهت يك يا چند هدف معين گام بر مي دارند.

4)سيستم عبارت است از مجموعه اي از سيستم هاي فرعي كه هر كدام از اين سيستم هاي فرعي داراي فعاليت هايي هستبد كه هر كدام از اين فعاليت ها داراي گردش كاري هستند كه هر كدام از اين گردش هاي كار از طريق شيوه ها و متد هاي متعددي انجام مي شود.به عبارتي با جمع تعدادي از شيوه به روش و با جمع روشها به به يك سيستم مي رسيم.







5 روش

عبارت است از يك سري عمليات و مراحلي كه براي اجراي تمام يا قسمتي از يك سيستم انجام مي شود.

شيوه

عبارت است از تشريح جزيات و مراحل انجام دادن يك كار

9فيفنر ولين :

تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است ازبررسي معايب و پيدا كردن راه حل مشكلات سازمان.

تشخيص معايب سازمان و ارايه راه حل براي آن.

10 آلن ديويس:

تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از يك وظيفه و كار ستادي و تخصصي كه هدف آن مطالعه بررسى و بهبود بخشيدن به كليه سيستم ها و روشهاى موجود در سازمان است.

ماهيت وظايف و هدفهاي تجزيه و تحليل را مشخص مى كند.

11 نورمن بريش:

تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از مطالعه و بررسي به منظور بهبود بخشيدن به سيستم هاى خدماتى و كنترل كننده و هما هنگ كننده عمليات سازمان.

تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها خط مشى آينده سازمان را مشخص مى كند.

12 چارلز هيكس:

تجزيه و تحليل سيستم ها عبارت است ازمطالعه جامع و كامل سيستم ها و روشهاىسازمان به منظور بهبود بخشيدن و ساده كردن امور دفترى.

كشف مسايل و مشكلات اداري در جهت بهبود وضع كل سازمان.

13 تعريف كلى تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها:

تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها عبارت است از تكنيكى كه مديران را از وجود مسايل و مشكلات موجود در سازمان آگاه مي سازد و با بررسى ها ى منظم راه حل هاى مناسب براى رفع هر يك از آنها ارايه مى دهد.اين بررسى ها بايد مبتنى بر اصول روش تحقيق علمي باشد تا بتوان با حل مشكلات كارايى و سود سازمان را افزايش و بقاي سازمان را تضمين نمود.




14 وظايف واحد هاي تجزيه و تحليل سيستمها و روشها

1)طرح ريزى سازمان و تجزيه و تحليل

2)استقرار و تجزيه و تحليل سيستم ها

3)ارزيابى مديريت

4)تهيه دستورالعمل هاي كتبى و مدون

5)تهيه و كنترل فرم ها

6)سيستم بايگاني اسناد و مدارك و پرونده ها

7)ارزيابى نيروى انسانى و تقسيم كار

8)اندازه گيرى كار

9)انتخاب وسايل اداري و دفترى

10)تجزيه و تحليل جا و مكان

11)استقرار و پياده كردن سيستم هاى جديد

12)توسعه و تحقيق

16

فرايند تجزيه و تحليل سيستم ها كاملا منطبق با روش علمى است:

مراحل روش علمي تحقيق فرايند تجزيه وتحليل سيستم ها

1)طرح مسئله 1 )تشخيص و بيان مشكل و تعيين حدود آن

2)تهييه و تنظيم فرضيه 2)تهييه و تنظيم طرح مقدماتي تجزيه و تحليل

3)جمع آورى اطلاعات 3)جمع آورى و ثبت اطلاعات و حقايق

4)طبقه بندى اطلاعات 4)تجزيه و تحليل اطلاعات و حقايق

5)مطالعه اطلاعات بدست آمده و تشخيص رابطه علت و معلولي 5)تهيه و تنظيم آزمايش وارزيابى راه حلهاى جديد

6)تعيين اعتبار و نقد فرضيه 6)تهييه و تنظيم گزارش نهايى و ارايه پيشنهاد ها جهت تصويب مديريت

7)نتيجه گيرى و تهيه گزارش 7)اجرا و استقرار طرح پيشنهادى

8)نظارت بر اجراي طرح و ارزيابي نتيجه

17

مرحله يك:تشخيص و بيا ن مشكل و تعيين حدود آن

1)تشخيص مشكل

1.ممكن است تجزيه و تحليل كننده شخصا به وجود يك مشكل در سازمان پى ببرد.

2.گاهى مشكل سازمان بوسيله مديريت دستگاه عنوان مي شود و از تجزيه و تحليل گر

خواسته مى شود به مشكل رسيد گى كند

3.گاهى در حين بررسى به منظور ساده كردن كار در سازمان تجزيه و تحليل كننده متوجه مشكل مهمتر و اساسى تر مى شود.

2)بيان مشكل ...آثار و علايم مشكلات علل مشكلات

1.اضافه كاري بيش از حد 1.كافى نبودن تسهيلات

2.افزايش استعفا و تمارض پرسنل 2.مناسب نبودن محل كار

3.گم شدن پرونده ها 3.نداشتن مديريت متخصص

4.افزايش مداوم بودجه و هزينه 4.كافي نبودن تعداد پرسنل

5.فقدان صحيح مديريت

3)تعيين حدود مشكل

هر چه دامنه مشكل محدود تر باشد مطالعه در باره آن آسان تر و حل مشكل مطلوب تر است

مرحله 2.تهييه و تنظيم طرح مقدماتي تجزيه و تحليل

1)عنوان طرح يا نام مشكل : بررسى وضع حقوق و

Xمزاياي كارمندان اداره

2)هدفها ى تجزيه و تحليل : تجزيه و تحليل ميزان راندمان و كارايى كارگران و كارمندان قسمت تحويل كار در xسازمان

3)روش كار يا راههاي بين هدف

4)نتايج حاصل از طرح يا آنچه ازاجراى تجزيه و تحليل مى توان انتظار داشت : بهبود يك روش ممكن است سبب كاهش ساعات كار يك كارمند يا كارگر شود




20

5)مسولان اجراى طرح يا متصديان تجزيه و تحليل

6)برنامه زمانى يا مدت زمان لازم براى اجراى طرح

زمان لازم براى جمع آورى و ثبت اطلاعات
زمان لازم براى تجزيه و تحليل اطلاعات
زمان لازم براى تهيه گزارش
زمان لازم براى رفع مشكلات
زمان لازم براى اجرا

21

7)هزينه اجراى طرح

هزينه تكثير اوراق
هزينه تهيه كتب
هزينه پرسنل
هزينه وسايل و تجهيزات

22

8)تصويب طرح

طرح مقدماتى بايد توسط رييس قسمتي كه تجزيه و تحليل براي آن انجام مى شود،مسئول و تهيه كننده طرح امضا شود و براى تصويب نهايى به مديريت سازمان ارائه شود.

23

مرحله سوم . جمع آورى و ثبت اطلاعات

1)جمع آورى اطلاعات

نمودار و راهنماى سازمان
مشاهده و مطالعه طريقه انجام كار
مصاحبه با مديران و كاركنان سازمان
پرونده ها،اسناد،مدارك و فرمها

2)ثبت اطلاعات

24

مرحله 4 .تجزيه و تحليل اطلاعات

در تجزيه و تحليل اطلاعات بايد به سوالاتي با موضوعات زير پاسخ گويد:

1.ضرورى بودن سيستم يا روش

2. نحوه اجرا و انجام سيستم يا روش

3.امكان صرفه جويى در زمان،نيروى انسانى و هزينه اجراى سيستم يا روش

4.مجرى يا مجريان سيستم يا روش

5.ابزار و وسيله انجام كار

25

مرحله 5.تهيه و تنظيم آزمايش و ارزيابى راه حل هاى جديد

1)تهيه راه حل جديد(پيشنهادى)

2)آزمايش عملى بودن راه حلهاي پيشنهادى

ساده بودن
مناسب بودن
امكان پذير بودن
قابل قبول بودن



انــواع روشهــا :

روشهاي عمومي : روشهايي هستند كه در ارتباط با فعاليتهاي اداري و پشتيباني و ستادي دستــگاه بوده و در عمـوم دستگاه هاي دولتي مورد عمل و رايج مي باشد مثل روش كارگزيني ، حسابداري

روشهاي اختصاصي : روشهايي هستند كه اختصاصاً در يك دستگاه و صرفاً در ارتباط با وظايف اصلي و تخصصي همان دستگاه مورد اجراء مي باشد . مانند روش پذيرش مريض در بيمارستــان ، روش صدور شناسنامه در ثبت احوال، روش ثبت نام دانشجو در دانشگاه .

روشهاي مشترك : روشهايي هستند كه براي انجام آن ، وزارتخانه -ها و سازمان هاي مختلف هر يك عهده دار اجراي مراحلـي از روش مورد نظر مي باشنـد . مانند روش صدور موافقت اصولي براي ايجاد صنايع .



ويژگي هاي تحليل گر عبارتند از :

1- هر يك از مراحل تجزيــه و تحليل دشواريهاي خاص خود را دارد . اگــر تحليل گر علاقه كافي به كار خو داشته باشد و بر نقش مثبت كاري كه انجام مي دهد ، معتقد باشد ، با صبر و ابتكار خواهد توانست بر مشكلات فائق آيد .

2- تحليل گر بايد داراي ذهني پرسشگر باشد . درباره وضع موجود و آنچه كه هست ، شك كند و در مسير آنچــه كه بايد باشد ، پيش برود و بدنبال كشف واقعيتها باشد و در راه حصـول به بهترين ها از خود ، خلاقيت و نوآوري نشان دهد .

3- تحليل گرموظف است اجــزاي سيستم را مرتبط با يكديگــر ببيند و آنها را بصورت هماهنگ و متحــد درآورد (يعنــي به صورت يك كل متشــكل و هماهنگ ) و نه اين كه فقط به يك جزء بپردازد و ساير ارتباطها را از نظر دور بدارد .







4- تحليل گر بايد متوجه نقش مهم كاركنان سازمان باشد و با مسائل انساني و ريزه كاريهاي رفتار كاركنان در سازمان آشنا باشد . تغييرات مطلوب زمانـي حاصل مي شود كه افراد سازمان آنها را بپذيرند و به مرحله اجرا درآورند .

5- تحليل گر بايستي با بررسي كافي و برخورد سيستمي ، علتها را از معلولها تشخيص دهد و براي رفع مشكل ، نسبت به شناخت علل اصلي بوجود آورنده مشكل ، اقدام كند و به منظور برطرف كردن علل واقعي راه حل هاي منطقي و عقلائي ، ارائه دهد .

6- تحليل گر بايستي واقعيات را درنظر گرفته و بي طرفـي خود را حفظ و از دخالت دادن نظرات شخصي در كار تجزيه و تحليل اجتناب ورزد .

7- تحليل گر بايد به ابعاد اخلاقي و جنبه هاي ارزشي نيز توجه داشته باشد.

8- تحليل گر بايد صبور باشد ، براي پاسخگويي به پرسشها و حل مشكلات ، صبر و شكيبائي ضرورت دارد .








جمـع آوري و ثبت اطـلاعات و حقايـق

بررسي يك سيستم به منظـور پيدا كردن معايب و مشكلات موجود ، يا مطالعه يك روش براي ارائه راه حل بهتر ، مستلزم آشنائي كامل با سيستم يا روش مـورد نظر مي باشد و اين امـر تنها از طريق جمـع آوري اطلاعات و پي بردن به حقايق امكانپذير خواهد بود . در مرحلـه جمع آوري اطلاعات ، علت بايد مورد توجه قرار گيرد ، نه معلول .
مناسبترين روشي كه مي توان اطلاعاتي صحيح در مورد نحوه انجام يك كار يا معايب موجود در آن بدست آورد اين است كه از كارمندي كه آن كار را انجام مي دهد ، سوال شود كه آيا مي تواند وظيفه خـود را به روشي بهتر انجام دهد ، يا اينكه به نظر او چه معايبي در آن كار وجود دارد .



نمــودار جريــان كــار

تكنيك يا فن دوم از روش هاي مورد استفاده براي سـاده كردن و بهبود روشها در يك سازمان « بررسي جريان كار » است كه با دو هدف عمده و كلي :

1- آشنائي با بررسي و نحوه تجزيه و تحليل جريان كار
2- آگاهي از كاربرد نمودارهاي عمودي و افقي جريان كار

بحث را دنبال مي كنيم

با يك بررسي مداوم و منظم مي توان كارهاي غيرضروري را حذف يا روش انجام امور را ساده كرد . بدين ترتيب بهره و كارآئي سازمـان افزايش مي يابد ، نظــر مساعد مراجعــه كنندگان نسبت به سازمان جلب مي شود و كاركنان دلگرمي بيشتري پيدا مي كنند .

كار در يك سازمـان شباهت زيادي به يك جــاده دارد سازماني را در نظر بگيريد كه در بخشهاي گوناگون آن گــره ها و تنگناهايي وجـود دارد كه مانع انجــام كار با سرعت مناسب مي شود . در برخــي از قسمتهاي جاده چون وسعت ديد كافــي موجود است و ساير شرايط نيـز مناسب است رفت و آمــد به آساني صورت مي گيــرد در برخــي از بخشهاي سازمانــي نيز كار به سرعت انجام مي شـود و ميزان كارآئي در حد معقول و مناسبي است اما قسمتهايي هم وجــود دارند كه مانند يك گره در جاده در كار سازمان اخلال ايجــاد مي كنند و در جريــان كار وقفه بوجـود مي آورند . متاسفانه با اينگونــه مشكلات هم در سطح كلان و هم خرد مواجه هستيم و جريان كارها در اغلب سازمانهاي ما با مراحل زائد ، تكـراري ، بي هدف و بي منطــق در آميخته است . با بررسي علمــي جريان كارها مي توان به اين اختلالات و نارسائيها پي بـرد و راه هاي بهتر انجام كارها را يافت و براي بهسازي روشهاي كار اقـدام كرد . يكي از روشهايي كه ما را در اين راه كمك مي كند بررسي گردش يا جريـان كار است كه در فرمي بنام « نمودار جريان كار» منعكس مي شود .