گزارش کاراموزی بررسی انبارداري

گزارش کاراموزي بررسي انبارداري در 39 صفحه ورد قابل ويرايش




انبار داري:

انبار داري عبارت است از فعاليت هاي مرتبط با تهيه، نگهداري، تحوسل مواد و اقلام مورد نياز سازمان در زمان مناسب مي باشد. به عبارت ديگر انبار داري، عبارت است از دريافت جنس يا کالا از خارج انبار و نگهداري آنها طبق نظم و اصول که متضمن سهولت در تحويل و صدور و دريافت و ورود با صرف حداقل وقت و نيروي کار باشد و اجناس کالاي مورد لزوم قسمت ها و خريداران در حداقل زمان و در اسرع وقت تحويل گردد.

انبار محل و فضايي است که يک يا چند کالاي بازرگاني، صنعتي و مواد اوليه و يا فرآورده هاي مختلف که براساس يک سيستم صحيح طبقه بندي و تنظيم گرديده در آن نگهداري مي شود.

به عبارت ديگر زماني که انبار صحبت مي شود در حقيقت از محلي سر پوشيده يا فضاي صحبت مي گردد که در آن مواد اوليه، مواد کمي، محصولات، اعم از ساخته و نيمه ساخته، اجناس خريداري شده، مواد و لوازم مصرفي، قطعات يدکي، ماشين آلات و ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداري مي شود.









مديريت انبار:

مديريت انبار، فرآيندي است که به وسيله آن فعاليت هاي فردي و گروهي به منظور تحويل گرفتن، نگهداري و تحويل دادن هر گونه کالا و اجناس و کنترل موجودي هاي انبار را در جهت اهداف مشترک سازماني همسو هماهنگ و هدايت مي نمايد.

لازم به ذکر است مديريت انبار صرف نظر از انجام وظائف و تکاليف اداره انبارها که ناشي از انجام مراحل و اصول انبار داري مي باشد، به عنوان يکي از مديران در سطوح مديريتي سازمان وظيفه يک مدير را در اداره امور انبارها اعم از برنامه ريزي، سازماندهي، تصميم گيري، هدايت و رهبري و بسيج امکانات و منابع و کنترل را هم به انجام مي رساند.

درخواست خريد:

براي درخواست خريد مواد اوليه و ساير کالا ها بايد به نوع و ارزش، تعداد مصرف در شرکت توجه کرد اين شرکت خريدهاي خود را در کمترين زمان ممکنه براي ارسال توليد، تا هم فضاي انبار موادي که احتياج مبرم به آن نيست اشغال نشود و هم ارزش زماني پول حفظ گردد يعني مديريت زمان به درخواست هاي خريد اعمال مي گردد.

در ابتداي سال طبق يک برنامه کلي پس از مشخص شدن سفارشات از روي برنامه ريزي درخواست مواد اوليه داده مي شود و برگ درخواست خريد پر مي گردد.

نحوه تکميل کردن برگه درخواست خريد:

برگه درخواست را واحد برنامه ريزي تکميل کرده؛

در قسمت شرح: مواد مورد نياز شرکت:

کد کالا: با توجه به جدول شماره 3 مثال ميلگرد با کد 01 ؛

در قسمت واحد: واحد اندازه گيري مواد مورد نياز مثال ميلگرد kg ؛

در قسمت مقدار: که شامل دو قسمت، قسمت درخواستي و تصويبي،

درخواستي: مقدار درخواستي را قسمت برنامه ريزي پيشنهاد مي دهد و اگر اين مقدار مورد تصويب کنترل کيفيت قرار گرفت در قسمت تصويبي نوشته شده در قسمت موجودي انبار هم آن مقدار موادي که در حال حاضر تا رسيدن مواد در خواستي وجود دارد نوشته مي شود.

درخواست خريد در 3 نسخه تنظيم مي شود:

برگه سفيد: به پشتيباني ارسال برگه زرد به واحد برنامه ريزي ؛

برگه آبي: به واحد کنترل کيفيت براي بايگاني ارسال مي گردد.

واحد بازرگاني با توجه به سرمايه در دست داشته و با محاسبه بار مالي درخواست خريد: خريد کلي يا چند نوبت به صورت نقدي اعتباري موافقت مي نمايد، بعد از موفقيت واحد بازرگاني مواد از طريق:

- واحد تدارکات خريداري مي شود؛

جنس خريداري شده ابتدا در انبار کالاي موقت ذخيره مي شود و طي برگ رسيد موقت کالا به واحد کنترل کيفيت جهت بازرسي و تاييد ارسال مي گردد.

و در صورت عدم تاييد اين واحد عودت داده خواهد شد و اگر مورد تاييد قرار گرفت فرم رسيد موقت کالا در دو نسخه سفيد در انبار و نسخه سبز مربوطه به بازرگاني بايگاني مي گردد.

- پس تاييد واحد کنترل مواد از انبار موقت به انبار مواد اوليه منتقل مي شود.

در اين حالت برگ سفيد و دريافت کالا توسط انبار دار شرکت تکميل مي گردد.

در دو نسخه تهيه توليد به انبار داري به نسخه صورتي به حسابداري ارسال مي گردد.

هر يک از مواد موجود در انبار اتيکت شناسايي کالا دارند.

شامل: نام کالا: اسم جنس نوشته مي شود.

کد کالا: که تشکيل شده از حروف لاتين و اعداد رياضي مي باشد که اين دستور العمل در جدول 1 تا 4 راهنماي کد گذاري شرکت مشخص شده است:

نام تامين قطعات: نام شرکت کننده قطعات؛

کد تامين کننده: هم کارخانه تامين کننده مواد ايران پالارد و طرف قرار داد با اين شرکت داراي کد است که در اتيکت نوشته مي شود.

در قسمت، تعداد / مقدار و مواد خريداري شده بر حسب واحد اندازه گيري نوشته مي شود.

برگ سفيد اتيکت شناسايي بر روي محموله در انبار مربوطه نصب مي شود و برگ آبي در انبار بايگاني مي گردد.

براي خروج کالا از انبار به توليد مراحل زير بايد صورت گيرد.

مرحله اول: توسط واحد توليد برگها درخواست کالا تکميل مي شود در دو نسخه سفيد و صورتي و به امضاء درخواست کننده بعد از اين مرحله با تکميل فرم سفارش قطعه مذکور حواله و به انبار

صادر نموده تا مواد اوليه از انبار خارج به واحد توليد ارائه مي گردد.

در برخي از شرکت ها، به علت محور قرار گرفتن توليد، انبارها زير نظر واحد برنامه ريزي قرار دارد حال آنکه واحدهاي توليد، تحت نظر مدير فني کارخانه قرار دارد.

در سازمانهاي بزرگ، مديريت واحد برنامه انبار معمولاً مستقل و تحت نظر مدير انبار است که او نيز مستقيماً زير نظر مدير عامل انجام وظيفه مي کند.

در سازمانهاي دولتي و برخي موسسات غير انتفاعي، واحد انبار معمولاً زير نظر کار پردازي و يا تدراکات اداره مي شود که اين واحد، خود نيز يکي از واحدهاي تابعه امور اداري محسوب مي شود.

از سوي ديگر ساختار سازماني انبارها مشخص کننده تعداد انبار و مشاغل موجود در هر رده سازماني مي باشد و منظور از رده سازماندهي، تقسيم بندي مسئوليت هاي مختلف در کليه سطوح انبارها براساس سلسله مراتب و سطوح گزارش دهي مي باشد.





عمده وظائف انبار:

قسمت اعظم سرمايه هاي بسياري از سازمانهاي دولتي، موسسات صنعتي و توليدي؛ در موجودي انبار آنها انباشته شده است. بنابراين نگهداري و در دسترس سريع و به موقع اقلام مورد نياز را مي توان بخشي از وظائف مديريت آن سازمان محسوب نمود. امروزه موسسات توليدي و صنعتي به اهميت کنترل مواد و قطعات و استفاده از سيستم هاي کنترل موجودي انبار به عنوان ابزار مديريتي واقفند و به همين منظور اقدامات جدي جهت برقراري آن مبذول داشته اند و برقراري دوره هاي آموزشي براي آن دسته از پرسنلي که با امور انبارها سرو کار دارند شامل مدير انبار، سرپرست انبار، رئيس انبار، مسئول انبار و انبار دار ارشد و کمک انبار دار و مسئول کاردکس انبار، متصددي بررسي موجودي، مسئول کنترل کيفيت کالا در انبار و تحويل دار در انبار کليه سازمانها به انجام مي رسد.

حال عمده وظائفي که گروه انبار داران بر عهده دارند به شرح ذيل بيان مي شود.

1 ) پيشنهاد روش هاي مناسب انبار داري و اجراي آن،

2 ) همکاري با حسابداري صنعتي و واحد سفارشها در مورد تعيين حداقل و حداکثر و نقطه سفارش؛

3 ) تحويل گرفتن اجناس و کالاهاي خريداري شده طبق اسناد و مدارک خريد؛

4 ) صدور قبض انبار يا برگ رسيد جنس به انبار پس از تحويل گرفتن کالا؛

5 ) صدور حواله انبار هنگام تحويل دادن کالا؛

6 ) صدور فرمهاي مرجوعي و برگشت از خريد و ساير فرم هاي مشابه؛

7 ) طبقه بندي و تنظيم کد گذاري کالا و اجناس؛

8 ) ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارت هاي انبار و برنامه نرم افزاري مربوطه؛

9 ) بايگاني اسناد و مدارک انبار؛

10 ) حفظ و حراست اجناس و رعايت اصول ايمني در انبار؛

11 ) همکاري با گروهي که مسئوليت انبار گرداني را بر عهده دارند.

12 ) ارائه گزارشهاي لازم به مقامات مافوق؛

گروه انبار داران و وظائف آنان:

از آنجايي که سازمان انبار از قسمت هاي مختلف با سر پرستي و مديريت اشخاص که داراي وظائف و مسئوليتي هاي معين مي باشد تشکيل شده که به

اهم افراد و وظائف آنان مي پردازيم. در عين حال افراد فوق صرف نظر از اين که در کليه مراحل انبار داري دخالت دارند بايد داراي مشخصات و خصوصيات و وظائف ويژه اي باشند که ضمن داشتن توانايي انجام عمليات انبار داري، قادر به ايفاي وظائف و مسئوليت هاي خود باشند.

مدير انبارها:

مدير انبارها عموماً زير نظر يکي از مديران ارشد هر موسسه و يا سازمان انجام وظيفه مي نمايد و کليه گزارشات و نظرات و پيشنهاد هاي خود را به بالاترين مقام سازماني خريد در آن قسمت تسليم مي نمايد و مي بايست به امور انبار داري و روش هاي مختلف آن آگاهي کامل داشته باشد. عمده وظائفي که بر عهده مدير انبار ها مي باشد به شرح ذيل است.

1 ) سرپرستي کارکنان انبار؛

2 ) فراهم آوردن امکانات لازم براي آموزش صحيح سيستم انبار داري به منظور افزايش کارايي کارکنان انبار و اثر بخشي انبارها در سازمان از طريق آموزش مداوم خود و کارکنان انبار .

3 ) رفع مشکلات مربوط به امور انبار داري اعم از اداري، انساني ومشاوره با سارير مديران در سازمان و يا هر واحد ديگري که به گونه اي با انبار سر و کار دارند.

4 ) حفظ و حرايت انبار ها در برابر دزدي، آتش سوزي و عيوب و کم شدن کالا ها و جلوگيري از سوء استفاده احتمالي

5 ) اجراي بودجه مصوب انبارها

6 ) اجراي سيستم و روش انبار داري مصوب توسط مقامات مجاز سازمان

7 ) مراقبت در ارسال گزارشهاي ماهيانه انبار ها و ساير مکاتبات و انجام امور اداري



انبار داران :

انبار داران زير نظر مدير انبار ها انجام وظيفه مي نمايند و علاوه بر داشتن سواد خواندن و نوشتن کافي، آگاهي لازم از امور انبار داري و روحيه صداقت و امانتداري را بايد دارا باشند. عمده وظايفي را که انبار داران بر عهده دارند عبارت است از :

1 ) تحويل اجناس خريداري شده و مورد نياز سازمان و رسيدگي و بررسي طبق اسناد و مدارک.

2 ) صدور برگه در خواست خريد کالا به واحد تدارکات داخلي و يا سفارشات خارجي در صورت عدم وجود موجودي.

3 ) مراقبت و نگهداري کالاها از سرقت، صدمه، ضايعه، حوادث ناشي از طبقه بندي يا قفسه بندي و چيدن اقلام در انبار.

4 ) پيش بيني، برنامه ريزي و کنترل مواد و انجام بايگاني کليه اسناد و مدارک مربوط به انبار.

5 ) صدور قبض انبار پس از دريافت کالا و حواله انبار هنگام تحويل دادن کالا به متقاضي و فرم هاي مرجوعي در صورت برگشت کالا و ساير فرم هاي مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و کارت هاي مربوط و برنامه نرم افزاري.

6 ) تهيه گزارشات لازم در خصوص ضايعات، موجودي ها و نظرت اصلاحي و ساير گزارشهاي مورد نياز مديريت.

7 ) همکاري با کليه واحد ها و افرادي که به نحوي با انبار مناسباتي دارند مثل حسابداري انبار.

8 ) همکاري با حسابرس داخلي (در صورت وجود) ، حسابرسان مستقل و بازرسان موسسه و يا سازمان، کارکنان امور مالي و مديريت برنامه ريزي توليد و نظاير آن و انبار گرداني دوره اي و يا ساليانه که براي موجودي برداري يا کنترل به انبار مراجعه مي نمايند.

کارمندان انبار :

عمليات ثبت و نگهداري اسناد و مدارک انبار مي بايست به صورت سيستماتيک ثبت و نگهداري شود ، (امروز از طريق سيستم رايانه سرعت عمل و دقت بسيار بالا برده است) در اين صورت وجود کاردکس نويسان در انبار و حسابداري انبار ضرورت پيدا مي کند که عموماً دقت و امانت در کار از سواد کافي برخوردار و به امور حسابداري و انبار نيز آشنايي دارند.



الف ) انبار هاي گمرکي و ترانزيت :

حجم فعاليت در اين انبارها فوق العاده زياد است و از راه ارتباطات هوايي، دريايي، راه آهن و جاده اي، وظيفه تحويل اقلام و محصولات وارداتي و يا ارسال اقلام صادراتي انجام مي شود.

ب ) انبارهاي توزيع محلي :

اين انبار ها جهت توزيع اقلام و محصولات مختلف براي يک ناحيه يا شهر، يا براي انبار نمودن نياز هاي ساليانه موسسات و سازمانهاي خدماتي مورد استفاده قرار مي گيرند.

ج ) انبار هاي کارخانه هاي صنعتي :

کارخانجات داراي انبار هاي متعددي هستند، از جمله انبارهاي مواد اوليه، محصول، قطعات نيم ساخته، ابزار قالب ، قطعات يدکي دستگاههاي و ماشين آلات ، ضايعات و قزاضه ها و ملزومات و لوازم مصرفي پرسنل ، آهن آلات و پرو فيل ها و ....

تعيين محل و بر آورد فضاي انبار کارخانه ها در ارتباط تنگاتنگ با طراحي کلي کارخانه صورت مي گيرد.

عوامل موثر در تعيين محل انبار :

از آنجايي که انبار به منظور فعاليت سازمان ها و شرکت ها و استفاده از موجودي کالا در انبار ساخته مي شود، لذا عوامل متعددي در تعيين مکان ، اندازه و مساحت و متراژ آن نقش دارد. عمده اين عوامل که تاثير گذار بر نوع و محل و ... انبار مي باشد عبارت هستند از :

الف ) ظرفيت :

بر مبناي مقدار موجودي کالا، ظرفيت انبار مشخص مي شود، در عين حال بواسط گسترش عمليات سازمان ظرفيت موجودي کالايي که انبار نگهداري مي شود قابل افزايش مي باشد.

ب ) سيستم هاي ارتباطي حمل و نقل :

راههاي ارتباطي مثل بزرگراهها، راههاي فرعي ، ريل، راههاي آبي و دريايي و هوايي در انتخاب محل انبار موثر است.

ج ) محدوديت تهيه زمين :

برخي اوقات زمين براي محل انبار در خارج از شهر تهيه مي شود که عمده دلايل آن ارزاني آن و فراواني زمين خواهد بود در حالي که بواسطه بعد مساحت هزينه هاي جانبي را بدنبال دارد.

د ) هزينه هاي آماده سازي زمين :

در انتخاب انبار بايد مکانهايي را انتخاب کرد که هزينه آماده سازي و تسطيح آن مقرون به صرفه باشد.

هـ ) محدوديت هاي قانوني :

در برخي از موارد پيش مي آيد که بعضي محل ها و مکانها بواسطه وجود محدوديت هاي قانوني امکان احداث انبار در آنها فراهم نمي باشد لذا قبل از انتخاب مکان محدوديت هاي مذکور بايد بررسي گردد.

و ) مسايل ايمني :

مسايلي همچون سرقت و مسايل جوي مي تواند از عوامل تعيين کننده در انتخاب مکان انبار باشد و امکان استفاده از خدمات شهري از اهميت بر خوردار است.

ز ) در نظر آوردن حداقل هزينه براي ورود و خروج کالا ها

برخي اوقات مکان انبار بايد در مکاني تعيين شود که پرداخت هزينه هاي ورود و خروج کالا به حداقل ممکن برسد تا در تعيين قيمت تمام شده با در نظر آوردن حداقل ها امکان فروش کالا در سطح وسيع مقدور باشد.

ح ) استفاده از خدمات شهري :

محل انبار بايد جايي انتخاب شود که بتوان از خدمات شهري نظير آب ، برق، تلفن ، خدمات آتش نشاني و غيره استفاده نمود.

ط ) همسايگي :

در اين مورد بايد توجه داشت که آيا خصوصيات مجموعه مجاور با انبار هاي ما سازگار هستند؟

اگر انبار با خصوصيات قسمت هاي مجاور خود هماهنگ نباشد، مثلاً داخل يک ناحيه مسکوني و يا

در نزديکي آن واقع شده باشد، به خاطر عبور و مرور وسايط نقليه سنگين با ساير مسايل و مشکلات ناشي از آن باعث مي شود که خشم و اعتراض همسايگان عليه صاحب انبار بر انگيخته شده و اين امر مشکلاتي را موجب گردد.

علاوه بر موارد مذکور، موقعيت مکاني انبار و فضاي کافي براي انجام سريع فعاليت هاي تخليه و بارگيري و عبور وسايل حمل و نقل و تبليغات که نقش تعيين کننده خواهد داشت را نيز بايد مد نظر قرار داد.

عوامل موثر در مديريت انبار و اداره انبار

عوامل متعددي وجود دارد که اداره انبارها را تحت تاثير خود قرار مي دهد و هر يک از آنها مي تواند تاثيرات متفاوت و موثري را در مديريت وارده انبارها موثر هستند عبارتند از:

1 ) تعداد و نوع و اندازه انبارها

2 ) محل، وسعت و پراکندگي انبارها

3 ) جايگاه سازماني انبار در نمودار سازماني

4 ) امکانات و تجهيزات انبار

5 ) نوع و مقادير و حجم موجودي انبار

6 ) دستور العمل ها و فرم ها و سيستم عملياتي انبار

7 ) مهارت، دانش و مديريت و تجزيه کارکنان انبار در خصوص موجودي ها و انبار داري

در عين حال علاوه بر عوامل فوق روش هاي برقراري ارتباط و وظايف متقابل انبار با ساير واحدهاي سازمان و برنامه ريزي و نحوه کنترل و نظارت بر موجودي ها و روشهاي بارگيري و تخليه و نحوه حمل کالاها در انبار در اين زمينه از اهميت برخوردار هستند.