گزارش کارآموزی کامپیوتر، آشنايي با پست الكترونيكي

گزارش کارآموزي کامپيوتر، آشنايي با پست الكترونيكي در 33 صفحه ورد قابل ويرايش

آشنايي با مفاهيم اوليه پست الكترونيك

1- پست الكترونيك

ارسال و دريافت نامه از طريق كامپيوتر را پست الكترونيكي (E-mail) مي گوييم. پست الكترونيكي شباهت بسيار زيادي با پست معمولي دارد. فرستنده نامه هر زمان كه بخواهد مي تواند پيام خود را ارسال كند و گيرنده نيز در هر زمان كه بخواهد مي تواند پيام هاي فرستنده را بخواند. يك نام الكترونيكي در واقع يك فايل است. وقتي مقصد يك نامه الكترونيكي را اسال مي كند، اين فايل از يك كامپيوتر به كامپيوتر ديگر مي‌رود تا به مقصد برسد و به صندوق پستي سيستم گيرنده رفته و در آنجا ذخيره مي‌شود تا گيرنده نامه به ان مراجعه كرده و آن را دريافت كند. پست الكترونيك يكي از مشهورترين سرويس هاي اينترنت است. سايت هاي زيادي در اينترنت وجود دارند كه امكان ايجاد صندوق پست الكترونيكي و ارسال و دريافت نامه هاي الكترونيكي را به صورت رايگان در اختيار كاربران قرار مي دهند و معمولاً فضايي از3MB تا 100MB يا حتي بيشتر در اختيار كاربر جهت نگهداري نامه ها مي دهند.

پست الكترونيك (Email) ارسال و دريافت نامه از طريق كامپيوتر را پست الكترونيك مي گوييم.


2- مزاياي پست الكترونيك

از مزاياي پست الكترونيك مي توان به موارد زير اشاره كرد:

- سرعت بالا در ارسال نامه ها

عمليات ارسال نامه بدون توجه به مسافت، معمولاً در عرض چند ثانيه انجام مي شود و تفاوت نمي كند.

- هزينه پايين

هزينه ارسال نامه به وسيله پست الكترونيك بسيار پايين تر از هزينه ارسال نامه با پست معمولي است. در بسياري از كشورهاي دنيا پست الكترونيك به صورت رايگان در اختيار مردم قرار دارد.

- قابليت دريافت نامه ها در هر جاي دنيا

گيرنده نامه با داشتن يك صندوق پست الكترونيك مي تواند در هر كجاي دنيا و در هر ساعت از شبانه روز كه بخواهد به صندوق پستي خود دسترسي داشته باشد و نامه‌هاي خود را دريافت كند.

- امكان ارسال نامه به افراد و گروه هاي مختلف

در پست الكترونيك مي توان يك نامه را بدون داشتن هزينه اضافي، به گروه هاي مختلف كه ممكن است شامل صدها يا هزاران عضو باشند ارسال كرد.

- استفاده از آخرين اطلاعات علمي، تجاري، فرهنگي و...

يكي از مزاياي پست الكترونيك، امكان عضويت در گروه هاي خبري و فهرست هاي پستي است كه اعضاء اين گروه ها در هر لحظه از آخرين رويدادها و تحقيقات مربوط به آن گروه آگاه مي شوند و مي توانند در موضوعات مورد علاقه به وسيله پست الكترونيك به بحث و تبادل اطلاعات بپردازند.

- امكان ارسال متن، تصوير، صوت، فيلم و يا هر فايل ديگر

به همراه نامه الكترونيكي مي توان فايل هاي مختلفي را براي گيرنده ارسال كرد.

3- آدرس پست الكترونيك چيست؟

براي آنكه بتوانيم از پست الكترونيك استفاده كنيم، بايد يك آدرس پست الكترونيك داشته باشيم. در واقع آدرس پست الكترونيك شبيه صندوق پستي است. هر نامه اي كه به آدرس پست الكترونيك ما ارسال شود، در اين صندوق نگهداري مي شود و هر نامه‌اي را كه بخواهيم ارسال كنيم از طريق همين صندوق ارسال مي شود. در اينترنت سرويس دهنده هاي پستي وجود دارند كه به كاربران آدرس پست الكترونيك اختصاص داده و عمليات ارسال و دريافت را انجام مي دهند.

آدرس پست الكترونيك را مي توانيم با عضويت در سايت هاي سرويس دهنده پست الكترونيك رايگان نظير Hat mail, Yahoo! غيره به دست آوريم. آدرس پست الكترونيك در اينترنت به شكل عمومي user name@ Domain تعريف مي شود.

همانطور كه مشاهده مي شود، آدرس پست الكترونيك از دو قسمت تشكيل شده است:

- قسمت اول از آدرس پست الكترونيك

نام كاربري يا شناسه اي است كه توسط كاربر انتخاب مي شود معمولاً افراد قسمتي از نام يا نام خانوادگي خود را به عنوان نام كاربري انتخاب مي كنند.

- قسمت دوم آدرس پست الكترونيك

پس از علامت@ قرار مي گيرد، نام حوزه سازماني يا شبكه سرويس دهنده پستي است. شبكه سرويس دهنده پستي ممكن است ISP باشد كه شما از آن جهت ارتباط با اينترنت استفاده مي كنيد و يا يك سرويس دهندده پستي رايگان نظير Yahoo باشد.

4- برنامه هاي كاربردي استفاده از پست الكترونيك

معمولاً تمامي سرويس دهنده هاي پستي در اينترنت، امكان خواندن و نوشتن نامه را به صورت متصل به اينترنت (online) به كاربران ميد هند. در اين سايت ها پس از پرسيدن نام كاربري و كلمه عبور، نامه هاي رسيده در اختيار كاربر قرار مي گيرد و امكان نوشتن و حذف كردن نامه ها وجود دارد. اما براي كساني كه مكاتبات و نامه‌هاي زيادي دارند اين روش وقت گير بوده و هزينه بالايي دارد. چون در مدت خواندن يا نوشتن نامه بايد كاربر به اينترنت متصل باشد. به همين منظور برنامه هاي كاربردي زيادي جهت دريافت و ارسال نامه هاي الكترونيكي به وجود آمدند. اين برنامه ها به سرويس دهنده پستي متصل مي شوند و نامه هاي رسيده را دريافت مي‌كنند. سپس مي توان ارتباط با اينترنت را قطع كرد و به صورت Offline نامه هاي رسيده را خواند، يا اينكه به صورتOffline نامه ها را نوشت و پس از اتصال به اينترنت، نرم افزار كاربردي اين نامه ها از طريق سرويس دهنده پستي ارسال كند. دو برنامه بسيار معروف و محبوب پست الكترونيك Outlook Express محصولات شركت مايكروسافت وnets Cpe Messenger از شركت Netscape است در ادامه با برنامه Outlook Express 6.0 آخرين محصول شركت مايكروسافت آشنا مي شويم.

5- آشنايي باOut look Express

براي اجراي نرم افزار Outlook Express در منوي شروع روي آيكنE-mail كليك مي كنيم پس از اجراي برنامه Outlook Express ابتدا پنجرهConnection Dial-up ظاهر مي شود تا ارتباط با اينترنت برقرار شود با كليك بر روي دكمهConnect اتصال به اينترنت انجام مي شود از نرم افزار Outlook در حالت Offline نيز استفاده نمود براي اين كار روي دكمهWork offline كليك مي كنيم.

كادر متني

در اين كادر آدرس پست الكترونيك شخص يا اشخاصي را كه مي خواهيم نامه به آنها ارسال شود تايپ مي كنيم اگر بخواهيم نامه به چند ادرس ارسال شود، بين آدرس ها علامت ويرگول قرار مي دهيم.

كادر متني (carbon copy)

اگر بخواهيم رونوشتي از نامه را براي شخص يا اشخاصي ديگر ارسال كنيم آدرس پست الكترونيكي آنها در كادر متني CC (كپي كاربن) تايپ مي كنيم (بين ادرس ها علامت ويرگول قرار مي دهيم)

كادر متني (Blind carbon copy) BCC

اگر بخواهيم رونوشتي از نامه را براي شخص يا اشخاص ديگري ارسال كنيم به طوري كه گيرندگان CC,TO از دريافت اين نامه توسط آن اشخاص بي اطلاع باشند، آدرس پست الكترونيك آنها را در كادر متني BCC (كپي كاربن مخفي) تايپ مي كنيم (بين آدرس ها علامت ويرگول قرار مي دهيم).

كادر متني Subject

موضوع نامه را در اين كادر متني وارد مي كنيم درج موضوع نامه به گيرنده نامه كمك مي كند تا قبل از باز كردن نامه از موضوع داخل نامه مطلع شود.


كادر ويرايش متن نامه

در اين كادر مي توان متن نامه را تايپ نمود در بالاي اين كادر، ابزارهاي ويرايش متن نظيرFont، سايزUnderline, Italic, Bold انتخاب رنگ و تنظيم هم ترازي متن قرار دارد اين كادر ويرايش و نوار ابزار آن مشابه نرم افزار Wordpad ويندوز است، مي‌توانيم متن تايپ شده را توسط نوار ابزار به فرمت دلخواه تغيير دهيم.

1- بعد از انجام تايپ نامه، با كليك كردن روي دكمه ؟؟ در نوار ابزار پنجره New message نامه ارسال مي شود روش ديگر انتخاب گزينه send message از منوي file يا فشردن كليد هاي Alt+S است.

2- اگر در حال حاضر به اينترنت متصل نيستيم ولي مي خواهيم اين نامه را بعداً‌ ارسال كنيم مي توانيم از گزينه file گزينه send later را انتخاب كنيم با اين روش اين نامه به پوشه Otubox منتقل مي شود، تا زماني كه به اينترنت متصل مي شويم و دكمه ؟؟ را از نوار ابزار كليك كنيم.

3- گاهي اوقات ممكن است بخواهيم نامه ناتمامي را به طور موقت ذخيره كنيم تا در زمان ديگري نامه را تكميل و ارسال كنيم براي اين كار از منوي file گزينه save را انتخاب مي كنيم يا اينكه كليدهاي ctrl+s را فشار مي دهيم با اين عمل، نامه در پوشه Drafts ذخيره مي شود. بعداً مي توانيم با مراجعه به پوشه Drafts نامه را تكميل كرده و آن را ارسال كنيم.

استفاده از غلط ياب املايي

نرم افزار Outlook Express امكان غلط يابي املايي كلمات را دارد. البته غلط ياب املايي معمولاً براي زبان هاي خارجي نظير انگليسي تعريف شده است و در صورتي كه غلط ياب املايي فارسي بر روي كامپيوتر شما نصب شده باشد امكان غلط يابي متون فارسي وجود دارد.

براي استفاده از غلط ياب املايي و يافتن لغت هاي غلط عمليات زير را انجام مي‌دهيم:

1- در پنجره ويرايش نامه كليدF7 را مي زنيم و يا روي كليد؟؟ از نوار ابزار كليك مي‌كنيم.

2- در صورت يافتن غلط، پنجره Splling ظاهر مي شود كه در اين پنجره لغت اشتباه در قسمت Net In Dictionery نمايش داده مي شود همچنين ليستي از حدس لغتي كه غلط ياب املايي در مورد كلمه صحيح مي زند در قسمت Suggections نمايش داده مي شود.

3- از ليست Suggestion كلمه صحيح را انتخاب مي كنيم و يا كلمه صحيح را در قسمت Change تايپ مي كنيم.

4- دكمه ؟؟ را جهت تغيير كلمه غلط به به كلمه انتخاب شده، كليك مي كنيم.

5- اگر بخواهيم غلط ياب، اشتباه اين لغت را يكبار ناديده بگيرد، دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم و در صورتي كه بخواهيم غلط ياب در اين نامه ديگر اين لغت را غلط نگيرد، دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم.

6- اگر بخواهيم غلط ياب، لغت يافت شده را به عنوان يك لغت جديد به لغت نامه خود اضافه كند دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم. بعد از اين لغت اضافه شده در اين نامه و همه نامه هاي بعدي نيز به عنوان يك لغت صحيح شناخته خواهد شد.

ضميمه كردن فايل

اگر بخواهيم همراه نامه اي كه مي فرستيم، فايلي را ضميمه كنيم از منويInsert گزينه File Attachment را انتخاب مي كنيم پنجره محاوره اي باز مي شود كه امكان انتخاب يك يا چند فايل را مي دهد. در اين پنجره پس از انتخاب فايل ها از روي ديسكت، دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم.

انتخاب گيرنده نامه از كتابچه آدرس

در هنگام ايجاد نامه جديد، اگر آدرس شخصي را كه مي خواهيم براي او نامه ارسال كنيم، بخواهيم از كتاب ادرس (Assress Book) انتخاب كنيم، كافيست در پنجره New Messageروي ؟؟ ؟؟ يا ؟؟ كليك كنيم تا پنجره Select Recipients ظاهر شود در اين پنجره ليست اسامي كساني كه در كتاب آدرس وارد شده اند، نمايش داده مي شود. با انتخاب هر شخص و كليك كردن يكي از دكمه هاي ؟؟ ؟؟ ؟؟ مي توان آن شخص را به ليست گيرندگانTo يا BCC,CC اضافه كرد. در اين پنجره امكان جستجو در كتاب ادرس وجود دارد. در ادامه همين فصل با كتابچه آدرس بيشتر آشنا مي شويم.

ارسال نامه با اولويت بالا و اولويت پايين

نامه ها مي توانند با سه اولويت (يا درجه اهميت) ارسال شوند:

اولويت پايين (Low Priority)

اولويت معمولي (Normal Priority)

اولويت بالا (High Priority)

نامه هايي كه ارسال مي كنيم در حالت عادي با درجه اهميت معمولي ارسال مي شوند. از نظر سرعت ارسال نامه بين نامه ها با اولويت هاي مختلف فرقي نمي كند. در واقع اولويت يك علامت براي گيرنده نامه است كه توجه داشته باشد اين نامه از درجه اهميت بالايي برخوردار است و او به اين نامه توجه ويژه اي داشته باشد و در صورت امكان زودتر از بقيه نامه ها اين نامه را مطالعه كند.

اگر بخواهيم نامه اي با اولويت بالا يا پايين ارسال شود عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- در پنجره ايجاد نامه، از منوي Message زير منوي Priority يكي از اولويت هاي Low/ High را انتخاب مي كنيم، روش ديگر كليك كردن روي فلش سمت راست دكمه ؟؟ از نوار ابزار و انتخاب يكي از اولويت هاي ؟؟ ياHigh است.

2- پس از اتمام متن نامه، دكمه ؟؟ را جهت ارسال كليك مي كنيم. گيرنده اين نامه وقتي نامه را دريافت مي كند در كنار عنوان اين نامه علامت را مشاهده مي نمايد.

ارسال نامه به يك گروه يا ليست توزيعي

در واقع وقتي ما يك نامه را به يك گروه ارسال مي كنيم، اين نامه به همراه افراد عضو گروه ارسال مي شود. براي ارسال نامه به يك گروه كافيست نام آن گروه را در قسمت To تايپ نماييم و نامه را ارسال كنيم البته قبلاً بايد گروه و اعضاي آن را در نرم افزار Address Book تعريف كرده باشيم.

ارسال نامه به صورت متني و گرافيكي

نامه جديدي كه تهيه مي كنيم مي تواند به دو صورت متني (Text) يا گرافيكي به فرمتHTML باشد اگر نامه را به صورت متني تهيه كنيم، ديگر قادر به تعيين فونت يا تنظيمات متن نخواهيم بود اما نامه متني دو مزيت زير را دارد:

حجم كمتري دارد گيرنده نيازي به داشتن نرم افزار مخصوصي جهت ديدن نامه ندارد.

براي تهيه نامه به صورت متن عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- از منوي Format گزينه Plaintext را انتخاب مي كنيم. با اين عمل نوار ابزار ويرايش متن از بالاي كادر ويرايش متن حذف مي شود و كادر متن به صورت ساده متني تغيير مي كند.

اگر نامه را به صورت گرافيكي تهيه كنيم، قادر خواهيم بود براي نامه تصوير زمينه انتخاب كرده و نامه را به صورت زيبايي تهيه كنيم اما نامه گرافيكي دو عيب دارد:

1- حجم نامه زياد خواهد بود و ارسال آن توسط شما و دريافت آن توسط گيرنده زمان گير است.

2- نرم افزار شخص گيرنده نامه، بايد فرمت HTML را پشتيباني كند.

براي تهيه نامه به صورت گرافيكي عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- از منوي format گزينه Rich text (HTML) را انتخاب مي كنيم.

2- براي پوشاندن زمينه نامه با يك تصوير يا رنگ دلخواه، از منوي format گزينه Back ground را انتخاب مي كنيم.

3- در منوي format با انتخاب Pocture يك تصوير را به عنوان پيش زمينه انتخاب مي كنيم در ضمن با انتخاب color مي توانيم پيش زمينه نامه را با يك رنگ مشخص، رنگ آميزي كنيم.

4- در منوي format با انتخاب گزينه sound مي توانيم يك فايل صوتي را به عنوان زمينه نامه ارسال كنيم به صورتي كه دريافت كننده نامه، با باز كردن آن نامه، اين فايل صوتي را يك يا چند بار بشنود.

تنظيمات پنجره Outlook Express

محيط كار پنجره Outlook Express را مطابق سليقه خود مي توانيم تنظيم نماييم. مثلاً مي توانيم نوار ابزارهاي پنجره Outlook Express را نمايش داده و يا پنهان نماييم و يا ستون هايي خصوصيات نامه ها را تغيير دهيم.

اضافه يا كم كردن تون ها در پوشه Indox

در حالت پيش فرض در پوشه Indox ستون هاي ؟؟ وreceived, subject, from براي هر نامه نمايش داده مي شوند در صورتي كه بخواهيم يكي از اين ستون ها را حذف نماييم و يا ستون ديگري را اضافه نماييم، عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- پوشه Indox را انتخاب مي كنيم.

2- در پنجره سمت راست بر روي نوار ستون ها راست كليك كرده و از منوي ظاهر شده گزينه Columns را انتخاب مي كنيم.

3- در پنجره Columns ستون هاي مورد نظر جهت نمايش را انتخاب مي كنيم و در انتخا دكمه OK را كليك مي كنيم.