مقاله بررسی لزوم استفاده از حسابداري رايانه اي در شركتهاي بيمه

مقاله بررسي لزوم استفاده از حسابداري رايانه اي در شركتهاي بيمه در 28 صفحه ورد قابل ويرايش

- لزوم انجام عمليات حسابداري بصورت رايانه اي و اعلام مشخصات نرم افزار:

امروزه انجام امور حسابداري بدون بهره گيري از امكانات رايانه اي با توجه به حجم عمليات و تنوع گزارشات مورد نياز تقريباً غير ممكن گرديده است در اين راستا نتايج حاصل از بررسيهاي فراوان و مرور راه حلهاي متعدد لزوم استفاده از نرم‌افزار واحد و يكسان جهت ثبت عمليات مالي مربوط به دسته اول (عمليات فني بيمه) را در كليه شركتهاي بيمه به اثبات رسانيده است. لذا كليه شركتهاي نمايندگي يك شركت بيمه جهت ثبت عمليات بيمه گري صرفاً مي بايست از يك نرم افزار استفاده نمايند.
نكات مهم:

الف) استفاده از يك نرم افزار قطعاً مانع از بكارگيري ساير نرم افزارهاي مورد نياز شركتها جهت پوشش عمليات پشتيباني و عمومي و مسائل مرتبط آنها با بازاريابان و غيره نخواهد شد.

ب) با توجه به اهميت انجام عمليات حسابداري بصورت رايانه اي و اعلام مشخصات نرم افزار كليه شركتها مي بايست نسبت به نصب نرم افزار حسابداري اقدام كنند.

ج) به منظور حفظ يكنواختي هرگونه تغير اساسي در نرم افزار بايد با هماهنگي شعب و واحدهاي حسابداري و انفورماتيك آنها صورت پذيرد.
2- لزوم معرفي مدير مالي يا حسابدار (مسئول عمليات حسابداري و مالي) به مجتمعها[1]:

از آنجايي كه كنترل عمليات مالي شركتهاي نمايندگي از اهميت بسيار بالايي برخوردار مي باشد و حسب تجارب گذشته نيز يكي از مشكلات بسيار جدي و عامل اصلي ايجاد مغايرات فيمابين، شخصي و ثابت نبودن «مسئول عمليات مالي» شركتهاي نمايندگي بوده است لذا مشخصات «مسئول عمليات مالي و حسابداري» شركتها بايد طي معرفي نامه اي، با امضا مدير عامل شركت نمايندگي به مجتمع ها اعلام گرديده و حضور فرد مذكور در جلسات توجيهي و آموزشي نيز به عنوان تكاليف قطعي ايشان تعريف گردد ضمناً هرگونه جابجائي در اين خصوص مي بايست با هماهنگي صورت پذيرد بديهي است شركتهاي نمايندگي در انتخاب عزل و نصب اين افراد مختار مي‌باشند و ليكن هماهنگي با مجتمعها اجباري خواهد بود. علي ايحال مسئوليت نهايي حسابهاي شركت نمايندگي بعهده مديرعامل و هيئت مديره شركت نمايندگي خواهد بود.
3- نگهداري اسناد و مدارك حسابداري بصورت مدون:

از آنجائيكه اسناد و مدارك حسابداري مي بايست بصورت دقيق طبقه بندي شده و قابل دسترسي باشد لذا فدوريست اسناد و مدارك حسابداري شركت نمايندگي صحافي گرديده و در محل شركت نمايندگي نگهداري گردد به نحوي كه همواره امكان دسترسي به آنها مقدور باشد ضمناً اين موضوع بايستي هنگام ايجاد تغييرات اساسي در مديريت شركت نمايندگي مورد كنترل قرار گرفته و نسخه اي از صورتجلسه تحويل و تحول براي واحد اجرائي ذيربط (مجتمع‌ها) ارسال گردد.
4- افتتاح حساب بانكي(جاري دريافت بيمه‌‌گري و جاري پرداخت بيمه‌گري):

جاري دريافت بيمه گري

1-4- با توجه به اهميت انجام عمليات بانكي نزديك بانك مشخص كليه شركتهاي نمايندگي مي بايست همراه با تكميل تعهدنامه مخصوص كه نمونه آن توسط واحد اجرائي ذيربط (مجتمع‌ها) تحويل مي شود نسبت به افتتاح يك فقره حساب جاري كه از اين پس “حساب دريافت بيمه گري” ناميده مي شود اقدام نمايند. شرايط و خصوصيات حساب مذكور به شرح ذيل مي باشد:

1-1-4- افتتاح حساب مستلزم تكميل تعهدنامه محضري با هماهنگي دفتر حقوقي شركت بيمه مي باشد.

2-1-4- با عنايت به هماهنگي انجام شده و لزوم اخذ سرويس خاص مورد توافق حساب صرفاً نزديكي از نزديكترين شعب بانك افتتاح گردد.

3-1-4- حساب مذكور شاخه اي (فرعي) از حساب مركزي (مادر) واحد اجرائي (مجتمع) شركت بيمه نزد بانك محسوب مي گردد و صرفاً بابت واريز وجوه دريافتي بابت بيمه نامه ها اعم از فروش نقدي، وصول بدهكاران و وصول چكهاي مربوط به اقساط بيمه نامه مي باشد.

4-1-4- حساب ياد شده (حساب فرعي) بنام شركت خدمات بيمه اي اما بنفع شركت بيمه افتتاح شده و شركت نمايندگي هيچ گونه قدر السهم، حق برداشت و اعمال تغييرات در حساب را ندارد.

5-1-4- حساب فرعي فاقد دسته چك مي باشد.

6-1-4- مانده حساب فرعي در پايان هر روز كاري بحساب سپرده كوتاه مدت معرفي شده توسط واحد اجرائي (مجتمع) شركت بيمه واريز مي گردد.

7-1-4- شركتهاي نمايندگي مجاز به تأخير در واريز حق بيمه به حساب فرعي (جاري دريافت بيمه گري) نمي باشند و دقيقاً طبق شرايط مندرج در بيمه نامه‌ها و قراردادهاي بيمه اي مي بايست مبالغ به حساب واريز گردد. بديهي است هر گونه مسئوليت ناشي از تأخير واريز مذكور اعم از عدم پرداخت خسارت و غيره بعهده شركت نمايندگي خواهد بود.

8-1-4- بانكهاي مجري حساب دريافت بيمه گري (حساب فرعي) موظف به ارائه صورتحساب و اطلاعات تكميلي حساب به شركت نمايندگي مي باشند و شركت نمايندگي نيز مكلف به كنترل حساب و نهايتاً تهيه صورت مغايرت بانكي مي باشد. به منظور تسهيل در عمليات پيشنهاد مي شود وجوه مربوط به هر يك از رشته ها روزانه طي يك فقره فيش بحساب واريز گردد. به منظور تسريع در اجراي عمليات، شركت نمايندگي موظف است بلافاصله پس از افتتاح حساب مشخصات آن را به اطلاع واحد اجرائي شركت بيمه (مجتمع) برساند.
- جاري پرداخت بيمه گري

2-4- به منظور پرداخت مبالغ مربوط به الحاقيه هاي برگشتي، پرونده هاي خسارت (در صورت وجود مجوز) و همچنين برگشت اضافه واريزي و سپرده (و ديعه) بيمه‌گذاران هر يك از شركتها با اخذ فرم مخصوص از واحد اجرائي و تكميل آن نسبت به افتتاح يك فقره حساب جاري كه از اين پس “حساب پرداخت بيمه گري” ناميده مي شود صرفاً نزد همان شعبه كه حساب دريافت مفتوح گرديده است اقدام نمايند خصوصيات اين حساب نيز به شرح ذيل خواهد بود:

1-2-4- حساب به نام شركت نمايندگي و بنفع شركت بيمه افتتاح گرديده و در سر فصل بانكها از گروه حسابهاي دائمي شركت بيمه طبقه بندي مي گردد. حق امضا در اين حساب به دارندگان حق امضا رسمي شركت نمايندگي حسب اساسنامه و روزنامه رسمي تفويض مي گردد و دارندگان حق امضا اجازه تفويض آن را به غير ندارند.

2-2-4- همواره موجودي اين حساب متعلق به شركت بيمه بوده و شركت نمايندگي راساً هيچگونه قدر السهمي از حساب را نداشته و حق برداشت به نفع خود را حتي براي كوتاه مدت ندارد.

3-2-4- برداشت از اين حساب صرفاً بابت پرداخت الحاقيه هاي برگشتي و پرونده‌هاي خسارتي و همچنين برگشت اضافه واريزي بيمه گذاران مي باشد و تمامي چكهاي صادره مي بايست در وجه بيمه گذاران صادر گردد.

4-2-4- چكهاي صادره از اين حساب نبايستي در وجه حامل صادر و يا اينكه ظهر نويسي شوند.

5-2-4- تغييرات در صاحبان امضا مجاز اين حساب مي بايست مطابق با آخرين وضعيت اساسنامه و روزنامه رسمي شركت صورت پذيرفته و با تائيد شركت بيمه باشد. بديهي است شركت بيمه همواره حق برداشت و يا توقف عمليات اين حساب را براي خود محفوظ مي داند.

6-2-4- عمليات‌اخذ صورتحساب از بانك كنترل حساب و در نهايت تهيه صورت مغايرت اين حساب نيز بعهده شركتهاي نمايندگي مي باشد.

3-4- با توجه به افتتاح دو نوع حساب جداگانه مقتضي است ترتيبي اتخاذ فرمائيد كه حسابهاي بانكي قبلي شركت خدمات بيمه اي پس از رفع اقلام باز و با هماهنگي واحد اجرائي شركت بيمه مسدود گردد.

بخش دوم
نحوه ثبت حسابها و نگهداري دفاتر:

كليه عمليات مربوط به حسابهاي شركت بيمه مي بايست در يك سري سرفصل خاص ايجاد گردد (در صورت امكان همه با يك كد شروع شوند) بديهي است هر يك از شركتها متناسب نياز خود مي توانند نسبت به ايجاد سرفصلهاي مورد نياز براي عمليات عمومي و پشتيباني اقدام نمايند. وليكن ايجاد هرگونه سرفصل در زير مجموعه سرفصلهاي مرتبط با حسابهاي شركت بيمه مي بايست با اخذ مجوز از واحد اجرائي شركت انجام پذيرد.
نحوه ثبت حسابها و صدور اسناد حسابداري:

از نقطه نظر انجام عمليات حسابداري اين بخش از اهميت بسياري برخوردار مي‌باشد بطوريكه در صورت تشخيص و درك صحيح حساب و صدرو سند حسابداري بصورت اصولي، با توجه به امكانات نرم افزارهاي رايانه اي بقيه عمليات اگرچه نيازمند مراقبت و كنترل مي باشد، اما انجام آنها سهل تر و به عبارت ديگر تابع انجام صحيح عمليات صدور سند مي باشد لذا اختصاراً به نمونه هائي اشاره مي شود.
نكته مهم:

اگرچه صدور الحاقي برگشتي قطعاً مي بايست با رعايت اصول، ضوابط فني،‌ آئين‌نامه ها و دستورالعملهاي مربوطه و همچنين حصول اطمينان كامل از وصول مبلغ حق بيمه با ذكر شماره و تاريخ مستند صورت پذيرد، اما تصور مي شود پس از صدورالحاقي برگشتي شركتها با شرايط زير مواجه شدند:

الف) الحاقيه هاي برگشتي صادره طي چك و در وجه ذينفع پرداخت و مبلغ از حساب بانكي پرداخت بيمه گري توسط بيمه گذار وصول مي گردد.



- موارد متفرقه
1-4- استفاده از اعلاميه هاي في‌مابين:

همچنان كه اشاره گرديد كليه موارد مندرج در سر فصل جاري في‌مابين و زير مجموعه اين سرفصل مي بايست با تبادل اعلاميه هاي في‌مابين صورت پذيرد در اين خصوص به موارد زير اشاره مي گردد: (با توجه به اهميت اين بخش دقت نظر در خصوص سرفصلهاي تفصيلي اين حساب بسيار ضروري مي باشد).