مقاله بررسی تحليل فناوري اطلاعات ( IT )

مقاله بررسي تحليل فناوري اطلاعات ( IT ) در 87 صفحه ورد قابل ويرايش

مقدمه:

اطلاعات همانند خوني است كه در كالبد سازمان جريان مي‌يابد و به آن حيات مي‌بخشد، اطلاعات مي‌تواند فرايند تصميم‌گيري را در مورد ساختار، تكنولوژي و نوآوري تغذيه نمايد، و همچنين اطلاعات همانند يك رگ حياتي است كه سازمان را به عرضه كنندگان مواد اوليه و مشتريان متصل مي‌سازد، توسعه فن‌آوري اطلاعات مانند كامپيوترها و وسايل ارتباط الكترونيكي ماهيت بسياري از كارهاي دفتري را دگرگون كرده‌اند، شبكه‌هاي كار در خانه و خودكار شدن، امكان محدود كردن بعضي بخشها و كاهش تعداد كاركنان سازمان را فراهم آورده‌اند. از اين پديده‌ها (فن‌آوري اطلاعات) ممكن است چنين استنباط شود كه سازمانهاي بزرگ كوچكتر مي‌شوند و گرايش بسوي انواع انعطاف‌پذيرتر و كوچكتر سازمان نيرومندتر مي‌شود.

فن‌آوري اطلاعات همچنين مي‌تواند منجر به تغييرات نسبتاً وسيعي در سطح بين‌المللي باشد. زيرا اين فن‌آوريهاي اطلاعاتي و كامپيوترها مي‌توانند تاثير شديدي بر عملكردهاي اقتصادي و اجتماعي و مناسبات جهاني داشته باشند. هم در پيش‌بينيهاي خوشبينانه از نظر ابعاد مثبت تاثيرات فن‌آوري اطلاعات بر شيوه‌هاي زندگي و هم در بدبينيهاي موجود نسبت به تاثيرات مخرب آن عناصري از واقعيت نهفته است، به هر تقدير، بر بازار كار و شيوه زندگي تاثير خواهد نهاد. در حال حاضر فن‌آوري اطلاعات مهمترين مساله‌اي نيست كه يك كشور بخصوص با آن روبرو باشد بلكه تجلي آن بعنوان سريع‌التغيرترين عامل اقتصاد بسياري از كشورها، مساله‌ساز است. اين فن‌آوري به سرعت در حال بهسازي و ارتقاست و هزينه‌ها با سرعت قابل توجه كاهش مي‌يابند. دامنه كاربرد آن بسيار وسيع است و در غالب صنايع تاثيرات آن بر قيمت تمام شده محصول از نظر سهم هزينه‌هاي مربوط به نيروي انساني از اهميت بسيار برخوردار است.

همچنين كاربرد اين فن‌آوريهاي اطلاعاتي در سازمانها در حكم يكي از منابع و دارائيهاي با ارزش سازماني است و انتخاب و تعيين استراتژي صحيح براي كاربرد آن ضروري است.

البته در مرحله اول اين مطلب براي بسياري از مديران سازمانها چندان پذيرفتني نيست و برخورد با اطلاعات در حكم منبعي همپايه همچون نيروي انساني، مواد اوليه، منابع مالي و … و گاه مهمتر از اين‌ها، امر راحتي نيست. حتي براي بسياري از مديران سطح اجرايي نيز، تلقي عنصري غير ملموس در حكم منبع اصلي امكانات حياتي، مشكل است. اما اگر درست توجه كنيم مي‌بينيم كه چطور اين عناصر غير ملموس، بر بالا رفتن بهره‌وري و سوددهي هر سازماني و بهينه‌سازي اتخاذ تصميمات مديران راهبردي تاثير مي‌گذارند. اطلاعات در حيات هر سازماني مي‌تواند نقش مهمي را بعهده داشته باشد. در واقع اطلاعات وسيله‌اي است كه امكان استفاده بهتر و مناسبتر از منابع ملموس سازمان را براي مديريت فراهم مي‌آورد. اطلاعات در سازمان غالباً به شكل موثري اداره نمي‌شود و با وجود آنكه در بسياري از سازمانها، اطلاعات با فن‌آوري پيشرفته همراه شد و نظام‌هاي پيچيده خودكار براي خدمات اطلاعات و همچنين نظامهاي خودكار دفتري و اداري در سطح وسيع به كار گرفته مي‌شوند، هنوز در مورد مسئله مديريت اين نظامها و مراكز خدمات اطلاعاتي و چگونگي و ميزان كاربرد اين فن‌آوريها و مديريت منابع اطلاعاتي بحث و بررسي دقيق و مفصلي نشده يا اجرا نگرديده است.

مي‌توان اولين گام براي كاربرد فن‌آوريهاي اطلاعاتي را آگاهي مديران از ارزش بالقوة آن دانست. همان‌ طوري كه با فعالتر شدن مديريت، بكارگيري اصول و علوم آن ساده‌تر گرديد، با ارج نهادن به نقش اطلاعات در سازمان به كاربرد فن‌آوريهاي اطلاعاتي و نيز نقش‌آفريني اطلاعات در تصميمات و استراتژيهاي مديريتي و چگونگي بهره‌گيري از آن آگاه‌تر خواهيم شد.

تكنولوژي (فن‌آوري) :

تكنولوژي يكي از عوامل موثر و تعيين كننده در ساختار سازماني است و تغييرات و تحولات تكنولوژيكي باعث پيدايش صنايع و مشاغل جديد و از بين رفتن يا بي‌اهميت شدن بعضي از صنايع و مشاغل قبلي مي‌گردد. بنابراين ورود تكنولوژي به سازمان محدوديتها و فرصتهايي را پديد مي‌آورد كه از جميع جهات بر سازمان تاثير مي‌گذارد. تكنولوژي تركيب جديدي از تلاش انسان، ماشين‌ها و تجهيزات و روشهاي انجام كار را ايجاد مي‌كند كه نيازمند آمادگي سازمان در جهت پذيرش و انتخاب تركيب صحيح مي‌باشد. در مفهوم واقعي تكنولوژي، اتفاق نظر كامل وجود ندارد. برداشتهاي متفاوت از تاثير تكنولوژي در سازمان شده است همچين سطوح تجزيه و تحليل تاثير تكنولوژي در سازمان نيز متفاوت بوده است و عده‌اي كل سازمان را بعنوان استفاده كنندگان تكنولوژي‌هاي متفاوت و حتي عده‌اي ديگر فرد را بعنوان يك واحد تاثيرپذير تكنولوژي مورد بررسي قرار داده‌اند.

به همين جهت تعريف واحدي از تكنولوژي ارائه نشده است.

به هر حال، تكنولوژي عبارتي است كه براي هر نوع سازماني قابل كاربرد است. سازمانها همگي اعم از صنعتي و خدماتي از تكنولوژي استفاده مي‌كنند. همه سازمانها به اين منظور بوجود آمده‌اند كه تغييري را در «شيء» بوجود آورند و ايجاد اين تغيير مستلزم داشتن تكنولوژي است. البته شيء مذكور حتما نبايد داراي شكل ظاهري و مادي باشد، بلكه مي‌تواند شامل مواردي مثل اطلاعات، نمادها و حتي افراد نيز باشد. محسوس و ملموس بودن يا نبودن شيء مورد تغيير در سازمان، تاثيري در مفهوم و اهميت تكنولوژي به طور عام ندارد به عبارت ديگر بعنوان عامل موثر هماهنگي كه در يك پالايشگاه نفت مورد بررسي قرار مي‌گيردبه همان نحو نيز در يك موسسه بيمه مورد تجزيه و تحليل قرار مي‌گيرد.(Scott . Bedeian . 1986)

تكنولوژي در جهان پيشرفته امروز، همان گنج پر ارزشي است كه نوع بشر پس از قرن‌ها تلاش براي دانستن و كاربرد دانشها براي زندگي بهتر و آسانتر بدست آورده است و در يك كلام مي‌توان گفت تكنولوژي دستاورد دانش است. (هوا كيميان، 1374، ص 20)

علم، صنعت و تكنولوژي مي‌توانند جامعه و جهان را متحول كنند تا آن حد كه پايه‌گذار تحولهاي تاريخي باشند و جوامع بشري را از دوراني به دوران ديگر، با ويژگي‌هاي كاملا متفاوت انتقال دهند. «ژان ـ ژاك سروان ـ شرايبر» نويسنده كتاب (تكاپوي جهاني)‌از لحظه‌هاي استثنايي و دگرديسي جوامع سخن مي‌گويد كه پيشرفت تكنولوژي زمينه‌ساز آن خواهد بود. شرايبر مي‌گويد «ما در لحظه‌اي استثنايي از دگرديسي جوامع از جمله جامعه خودمان (فرانسه) زندگي مي‌كنيم، لحظه‌اي كه نظير آن در طول قرن‌ها كمتر پيش مي‌آيد. … شرايبر براي اثبات اين سخن به پيشگفتار كتاب «تكاپوي آمريكا» استناد مي‌كند.

پنج قرن پيش، رابله و سروانتز، بر پايه اختراع صنعت چاپ، جهش بزرگ نورزايش (رنسانس) را بنا نهادند. و نظم اخلاقي را به لرزه در آوردند. زير و رو شدن فنون در ساختهاي اجتماعي و الگوي ذهني جامعه قرون وسطي شكاف ايجاد كرد. اين ضربه «نوزايش» را بوجود آورد.

شرايبر ابراز اميدواري مي‌كند كه اين بار تحول جهان به گونه‌اي باشد كه همه جوامع از دستاوردهاي آن براي رفاه و بهرورزي بهره گيرند. او مي‌گويد «البته اراده و حماسه را نبايد از ماشين‌هاي كوچكي كه مردمان سواحل اقيانوس آرام يكي پس از ديگري به خدمت ذكاوت انسانها در مي‌آورند، انتظار داشت. اگر قرار است و بايد جامعه اطلاعات كه هم اكنون جانشين جامعه صنعتي فرو پاشيده مي‌شود، به اشتغال كامل استعدادهاي همه بيانجامد و درهاي آينده را بر روي ما و پنج ميليارد انسان ديگر پيش از پايان نفت، بگشايد، يك انقلاب اجتماعي آنهم همين امروز ضروري است…»

با اين تفاسير باز بنظر مي‌رسد كه هنوز نمي‌توان تعريف جامعي را از تكنولوژي ارائه داد ما در اين پژوهش پس از بررسي تعاريف متعدد از تكنولوژي تعريف هنري مينتزبرگ از تكنولوژي را جامع‌تر يافتيم مينتز برگ تكنولوژي را عبارت از ابزاري مي‌داند كه براي دگرگون كردن «وارده ياin Put » به «ستاده يا Out Put» در هستة عملياتي بكار مي‌رود. مجموع تكنولوژيهاي مورد استفاده در سازمان، نظام فني سازمان را تشكيل مي‌دهند كه شامل سه تكنولوژي، انساني، ماشيني و روشهاي انجام كار مي‌باشد. (مينتز برگ، 1371 ص 17)

همانطور كه در صفحات پيشين اشاره كرديم تكنولوژي يكي از عوامل تاثيرگذار بر ساختار سازماني است. و از نخستين سالهاي انقلاب صنعتي آنچه نقطه همگرايي صاحب نظران قرار گرفت، فن‌آوري و پيشرفتهاي آن بود كه ضميمه استمرار انقلاب را فراهم آورد. تاثير فن‌آوري بر روابط افراد، گروهها و سازمانها مورد توجه صاحبنظران قرار گرفت و در طول سالهاي قرن بيستم تحقيقات قابل ملاحظه‌اي به منظور شناخت ماهيت و عوامل موثر در فن‌آوري صورت گرفته است در اينجا ما به چند نمونه اشاره خواهيم كرد:

1- پژوهش وود وارد :

خانم جون وود وارد (1971 ـ 1916 م) استاد جامعه شناسي صنعتي دانشگاه علوم تكنولوژي امپريال دانشگاه لندن بود او تحقيقات خود را در دانشگاه ليورپول شروع كرد ولي اشتهارش را مرهون مطالعاتي است كه وي متعاقبا در سمت مديره واحد پژوهش‌هاي مناسبات انساني در دانشكده فني اسكس جنوب شرقي بر روي تكنولوژي و ساختار در شركتهاي توليدي بعمل آورده است. بعدها او و همكارانش، ضمن توسعه مطالعات ياد شده بر عمق آنها نيز افزودند. وود وارد و همكارانش حدود 100 شركت را مورد مطالعه قرار دادند كه اطلاعات بدست آمده از هر شركت با شركتهاي ديگر متفاوت بود شايد يكي از دلايل متفاوت بودن نتايج اندازه شركتها بود كه يكي شايد 10 كارمند و ديگري 100 كارمند داشت. (نمودار 1 ـ2)

وود وارد سازمانها را در سه گروه كلي فره‌مند، سنتي و بور و كراتيك جاي داد و در اين نوع طبقه‌بندي نكاتي از قبيل: سلسله مراتب اداري بين بالاترين و پايين‌ترين سطح، حيطة نظارت و يا ميانگين افرادي كه زير نظر يك سرپرست بكار اشتغال دارند، ميزان ابهام يا وضوح در شرح وظايف كاركنان، حجم مكاتبات و دستور العمل‌ها، ميزان تقسيم وظايف كارشناسان و متخصصين مورد نظر وي بودند. وود وارد درمي‌يابد كه سازمانها از نظر ويژگي‌هاي بالا با هم متفاوت هستند. مثلا در يكجا افراد تحت سرپرستي يك سرپرست خيلي كم بودند و در جايي ديگر شايد 80 تا 90 نفر. سلسله مراتب در واحدهاي توليدي از حداقل 2 تا حداكثر 8 رده مي‌رسيد و ارتباطات در جايي بكلي بصورت شفاهي انجام مي‌گرفت اما در جايي ديگر همين ارتباطات كلا بصورت كتبي صورت مي‌پذيرفت. او از خود پرسيد اين تفاوتها ناشي از چيست؟

گروه خانم وود وارد براي يافتن پاسخ به سوال فوق ابتدا فرض كردند كه ممكن است اندازه يا سوابق تاريخي سازمانها دليل اختلافشان باشد. اما به جوابي نرسيدند. ولي وقتي تفاوت بين فنون متفاوت توليد بررسي گرديد، معلوم شد واقعا فن‌آوري توليد با سلسله مراتب،‌ حيطه نظارت و آن ويژگي‌هاي سازماني فوق الذكر ارتباط دارد. وود وارد و همكارانش ادعا نكردند كه فن‌آوري تنها عامل موثر در ساختار يك سازمان است همچنان كه نگفتند مديران نمي‌توانند بر ساختار سازمان‌ها اثر بگذارند اما تاكيد كردند كه‌ فن‌آوري در ساختار سازمان اثر عمده‌اي دارد.

نتايج اصلي تحقيقات خانم وود وارد بشرح ذيل مي‌باشد:

1ـ ساختار سازمان با فن‌آوري ارتباط دارد.

2ـ سلسله مراتب همراه با پيچيدگي فن‌آوري توليد بيشتر مي‌شود.

3ـ تعداد افراد تحت نظارت در توليد انبوه بيشترين ولي در توليد سفارشي و پيوسته پايين است.

4ـ‌ هزينه نيروي كار همراه با افزايش پيچيدگي فن‌آوري كاهش مي‌يابد و از 36 درصد توليد سفارشي 34 درصد از كل هزينه‌هاي توليد در توليد انبوه به 14 درصد در توليد پيوسته مي‌رسد.

5 ـ نسبت كاركنان اداري و سرپرستي به كارگران ساعت مزد با پيچيدگي فن‌آوري كاهش مي‌يابد.

6ـ با پيچيدگي فن‌آوري سطح تحصيلات كاركنان بالا مي‌رود.

7 ـ با افزايش پيچيدگي فن‌آوري، حيطه نظارت مديريت سطح بالا افزايش مي‌يابد.

8 ـ‌ سازمان توليد سفارشي و پيوسته انعطاف‌پذير است ولي در توليد انبوه شرح وظايف، مقررات و مسئوليتها دقيقا بايد رعايت شود.

9 ـ ارتباطات كتبي بخصوص در توليد انبوه بيش از ارتباطات كتبي در توليد سفارشي و پيوسته است.

10 ـ تقسيم كار و تخصص در توليد انبوه شديد است.

11 ـ علي‌رغم نياز به كنترل شديدتر در توليد انبوه، فاصله مديريت با سرپرستي بيشتر است.

(رحمان سرشت، 1377، ص 134 ـ 132)

لازم به يادآوري است كه خانم وود وارد شركتهاي مورد مطالعه خويش را به سه دسته ذيل تقسيم كرد:

1 ـ توليد تك محصولي و دسته‌هاي كوچك : كه اين شركتها معمولا به صورت كارگاه هستند و سفارشات اندك مي‌گيرند و بر طبق خواست مشتري عمل مي‌كنند و در نتيجه استفاده بسياري زيادي از دستگاههاي پيشرفته و مكانيزه ندارند.

2 ـ توليد انبوه و دسته‌هاي بزرگ : كه يك نوع فرايند توليد يا ساخت است كه از قطعات استاندارد استفاده مي‌كند و سيستم توليد نسبتا طولاني است.

3 ـ فرايند توليد مستمر : در فرايند توليد مستمر همه كارها بوسيله دستگاههاي پيشرفته و مكانيزه انجام مي‌شود. در اين فرايند چيزي بنام شرع يا متوقف ساختن دستگاه وجود ندارد. (دفت، 79، ص 211 ـ 207)

تاريخچه فن‌آوري اطلاعات:

تاريخچه فن‌آوري اطلاعات به چهار دوره اصلي تقسيم‌بندي مي‌گردد و هر يك به وسيله فن‌آوري اصلي كه در آن زمان براي حل مسائل مربوط به داده، پردازش، بازداد و ارتباطات بكار مي‌رفته متمايز مي‌گردد. اين چهار دوره عبارتند از:

عصر قبل از مكانيكي (1450 ـ 3000 قبل از ميلاد مسيح)

عصر مكانيكي (1840 ـ 1450 پس از ميلاد مسيح)

عصر الكترو مكانيكي (1940 ـ 1840 پس از ميلاد مسيح)

عصر الكترونيك (زمان حال ـ 1940 پس از ميلاد مسيح)

چگونگي ذخيره و نمايش اطلاعات بگونه‌اي كه دقيق و روشن و دائمي باقي بماند، از جمله مسائل اساسي بود كه انسانها در طي دوره ما قبل مكانيكي با آن روبرو بودند و با اختراع الفبا و اولين سيستم‌هاي نوشتاري و شمارش، ايجاد سيستمهاي شمارش 9 رقمي و سپس 10 رقمي، كاغذ، قلم، كتاب و كتابخانه به انسان امكان غلبه بر موانع و شناخت بهتر جهان اطراف را عطا نمود و به او اجازه داد به ثبت و انتقال ديده‌هايش بپردازد. اما زمان و هزينة زيادي مورد نياز بود و براي همه بهره‌گيري از اين امكانات ممكن نبود. مخترعين با بهره‌گيري از ابزارها و فن‌آوري موجود (چرخ زنده، محورها و قدرت انتقال مكانيكي بوسيله آنها) ماشين‌هايي را اختراع نمودند كه برخي كارها را كه انسان عادت داشت خودش انجام دهد به جاي او انجام مي‌داد. (عصر مكانيكي). با پيچيده‌تر شدن نيازهاي جوامع صنعتي، نياز به فن‌آوري قدرتمندتر براي پشتيباني از سيستم‌هاي اطلاعاتي پيشرفته افزايش مي‌يافت. دستيابي به روشهايي براي مهار الكتريسيته كليد پيشرفت در اين دوره (الكترو مكانيكي) بود و دانش و اطلاعات مي‌توانست تبديل به ضربات الكتريكي گردد. در طي 50 سال پس از عصر الكترو مكانيكي نياز به فن‌آوري سريع‌تر، قدرتمند‌تر و معتبرتر براي كمك به انطباق با تغييرات سريع دنياي اطراف. يك مساله كليدي بود و كشف فن‌آوري ديجيتال كه قادر بود اين نياز را مرتفع سازد پيشرفت اصلي اين دوره بود.

و حذف افزونگي اطلاعات و عدم يكدستي است.(سعادت، 1374، ص 21)

معرفي چند نمونه از فن‌آوريهاي اطلاعاتي:

پست صدا:

يكي از زمينه‌هاي تحقيقي جالب و در حال توسعه، پست صداست، در حال حاضر نظام‌هاي پست صدا سه عمل را انجام مي‌دهند: ضبط و ارسال صدا: در اين نوع فن‌آوري شخص تلفن كننده بجاي شماره مخاطب شماره نظام و شماره پست الكترونيكي را مي‌گيرد و پيامهاي خود را به صندوق پستي گيرنده ارسال مي‌دارد دريافت كننده هم با سيستم ارتباطات تلفني تماس برقرار مي‌كند و پيامهاي خود را با صداي ارسال كننده دريافت مي‌كند.

ـ پاسخگويي تلفني: نظامهاي پست صدا به تنهايي قادر به جوابگويي به پيام‌هاي تلفني نيستند. اين نظام‌ها فقط از يك طرف پيام را گرفته ضبط و سپس براي طرف ديگر ارسال مي‌كنند. اما هم اكنون در بعضي از انواع PABX امكانات پاسخگويي تلفني فراهم شده است در صورت اشغال بودن خط تلفن، پيام‌ها به پست صدا هدايت و متعاقباً از گيرنده درخواست مي‌شود كه پاسخ خود را آماده كند.

ـ اعلام پيام: در گذشته، استفاده كنندگان از پست صدا يا شخصاً با سيستم تلفن تماس مي‌گرفتند يا منتظر برقراري ارتباط با سيستم تلفن مي‌شدند و كسي كه پاسخ مي‌داد و پيام را دريافت مي‌كرد. اما با پيشرفت فن‌آوري هرگاه متقاضي پيامي داشته باشد سيستم را مطلع مي‌سازد.

ـ پست الكترونيك: خدمات مربوط به متن و پيام به نوار اين امكان را مي‌دهد تا پيامهايي را كه بصورت متون كوتاه نوشته شده‌اند بصورت يك به يك يا يك به چند معادله كنند. اصطلاح پست الكترونيكي كه براي اين كار استفاده مي‌كنند. معمولاً طيف وسيعتري مانند فاكس مايل (نمابر) تلكس و خدمات ديگري از اين قبيل را نيز شامل مي‌شود. ويژگي مهم خدمات پيام اينست كه فرستنده و گيرنده در زمان و مكان مناسب نسبت به ارسال پيام عمل مي‌كند.

ـ نظامهاي كنفرانس رايانه‌اي:

اين نوع نظامها امكان مكاتبات چند نفره را فراهم مي‌كنند. كاربرد اصلي اين نظامها در تبادل نظر افراد با يكديگر و در حقيقت تشكيل كنفرانس الكترونيكي است.

ـ تابلو اعلانات الكترونيكي:

يكي از انواع نظامهاي كنفرانس، تابلوي اعلانات الكترونيكي يا «بولتن برد» است. اين نوع نظامها امكانات ارسال پيام را به همه اعضاي شبكه يا اعضاي شبكه‌هاي متصل به شبكه را ارسال كننده فراهم مي‌آورد.

ـ كنفرانس از راه دور به صورت سمعي و بصري: اين خدمات امكان تبادل اطلاعات بين مردم نقاط مختلف را بصورت سمعي و بصري راديوئي و تلويزيوني فراهم مي‌آورد چهار نوع نظام كنفرانس از راه دور وجود دارد كه به ترتيب عبارتند از، ويدئو تمام حركت با حركت كند، گرافيكي، سمعي و بصري.

ـ شبكه‌هاي مجتمع: شبكه مجتمع به شبكه‌اي گفته مي‌شود كه شكلهاي متنوع اطلاعات را با يك نظام انتقال الكترونيكي مبادله كند. يك شبكه مجتمع مي‌تواند وظايف تمامي شبكه‌هاي اختصاصي را كه در ظرف ده سال اخير ايجاد شده‌اند و همچنين شبكه‌هاي مربوط به تلفن، تلكس، انتقال اطلاعات و شبكه‌هاي جديد محلي را بر عهده گيرد. (مؤمني، 1380، ص 130 ـ 120)

ـ اينترانت:

اينترانت شبكه كامپيوتري داخل سازمان است كه متبني بر فن‌آوري اينترنت و وب است تحت شبكه اينترنت، تصاوير و اسناد اطلاعاتي سازمان در شكل ابر متني و ابر رسانه‌اي خود متشكل از اطلاعات فردي، جمعي و كاري است و از يك ساختار درختي كه از يك تكه صفحه منشعب مي‌شود برخوردار است. ( Turban, 1996, P. 193)

منابع حاصل از اينترانت:

اينترانت نه تنها براي تهيه و آماده‌سازي اطلاعات در لحظه مفيد است بلكه بر روي باز مهندسي فرايند ايفاي فعاليتها نيز اثر مي‌گذارد مانند:

1 ‍ـ خودكار سازي و خودكفايي در اطلاعات و فراهم كردن اطلاعات گسترده براي استفاده كنندگان كه شامل امكانات مالي مؤسسات عالي و غيره است.

2 ـ مديريت نظام انبارداري و استفاده بهينه از آن درنظام مكان نما و نظامهاي همراه با تعيين وضعيت موجودي، امكان نگهداري و فراهم كردن اطلاعات مربوط به قيمتها.

3 ـ خريد و تامين بودجه مالي، شامل نرخهاي تغيير و تسعير ارز، نقدينگي و غيره.

ـ معمولاً به دلايل ذيل اقدام به ساخت اينترانت مي‌شود:

1 ـ بهبود ارتباطات داخل سازمان

2‌ ـ توزيع اطلاعات عمومي

3 ـ توانمند ساختن كاركنان در استفاده از سوابق اقدامات انجام شده و پرونده‌ها.

(Turban, 1994.P.P:193 - 201)

ـ كاربرد فن‌آوري اطلاعات در سازمانها:

فن‌آوري اطلاعات در سازمانها داراي كاربردهاي متفاوتي است، بيشتر صاحب نظران اين گونه كاربردها را به دو گونه طبقه‌بندي نموده‌اند:

الف ـ كاربرد عملياتي : استفاده از فن‌آوري اطلاعات در يك وظيفه تخصصي را كاربرد عملياتي فن‌آوري اطلاعات مي‌نامند. تهيه ليست حقوق، صدور احكام كارگزيني، پيش‌بيني موجودي، برنامه ريز توليد و توزيع و تخصيص نيروي كار، هزينه‌ يابي صنعتي، تهيه صورتهاي مالي و سود و زيان و ديگر وظايف تخصصي از جمله زمينه‌هاي كاربرد عملياتي فن‌آوري اطلاعاتي هستند. در اين سطح فن‌آوري اطلاعات و رايانه‌ موجب گسترش خودكار شدن كارها و امور اداري گشته و در نتيجه به انجام اقتصادي‌تر كارها و سرعت در انجام آنها مي‌انجامد.

كاربرد عملياتي فن‌آوري اطلاعات در سازمانها چهار پيامد عمده را در پي داشته است:

1 ـ افزايش بهره‌وري

2 ـ افزايش اثر بخشي از طريق كاهش هزينه‌هاي عملياتي كه اين كاهش از چند جهت امكان پذير مي‌گردد. با ورود فن‌آوري اطلاعات به سازمان نياز به نيروي انساني كاهش مي‌يابد. فن‌آوري اطلاعات با ايجاد امكان دسترسي به اطلاعات دقيق راجع به مواردي مانند سطح موجودي سبب كاهش هزينه‌هاي عملياتي مي‌گردد، و نيز موجب كاهش سطح ضايعات و زمان لازم براي توليد مي‌گردد.

3 ـ ارائه روشهاي كنترل فعاليتهاي منابع انساني

4 ـ افزايش قدرت رقابت سازمان در اثر پيشرفتهاي حاصله در كنترل كيفي و نوآوري

ب) كاربرد اطلاعاتي:

كاربرد اطلاعاتي فن‌آوري اطلاعات سبب تسهيل در جمع‌آوري و ذخيره و انتشار اطلاعات مي‌گردد. به عبارت ديگر اگر رايانه و ديگر فن‌آوريهاي عملياتي در نقش كاربرد عملياتي بعنوان يك عنصر و عامل اصلي در جمع‌آوري، انتقال و انتشار اطلاعات بر اساس اهداف، مقررات و استانداردهاي سازمان كمك مي‌نمايد. برنامه ريزي آموزشي، تحقيقات بازار، تحقيق در عمليات، پيش بيني فروش و … از جمله زمينه‌هاي كاربرد اطلاعاتي فن‌آوري اطلاعات مي‌باشند. كاربرد اطلاعاتي فن‌آوري اطلاعات نيز چهار نتيجه در پي دارد:

1 ـ كمك به انتشار اطلاعات رسمي در سازمان

2 ـ افزايش هماهنگي بيشتر بين واحدهاي اصلي و فرعي سازمان

3 ـ دستيابي به سيستمهاي اطلاعات مديريت استاندارد و پيشرفته.

4 ـ تامين اطلاعات لازم براي تصميم‌گيري سريع و دقيق.

(غفاري مؤيد، 1379، ص 47)

ناخشنودي از فن‌آوري اطلاعات در سازمان:

از آنجايي كه فن‌آوري اطلاعات ستون فقرات پردازش اطلاعات در سازمانهاي امروزي بحساب مي‌آيد. احتمال و ريسك ناشي از كاربرد اين فن‌آوريها در سازمان را نيز هميشه بايد مد نظر قرار داد. اگر چه طبق قانون مورفي هيچ سيستمي را نمي‌توان طراحي نمود كه كاملاً عاري از خطا و اشتباه باشد اما با وجود اين سازمانهايي كه مبادرت به خريد تجهيزات در زمينه فن‌آوري اطلاعاتي مي‌كنند بايد قبل از رسيدن به مرحله اجرا و اقدام براي عمل كاملاً نقاط و مواردي را كه امكان خطا در آن وجود دارد شناسايي و روي آنها دقيقاً برنامه‌ريزي كنند.

يك نمونه: در سال 1993 يك موسسه مطالعاتي دولتي همراه موسسه I.C.L و مركز مطالعات ملي كامپيوتر در رابطه با فن‌آوري اطلاعاتي، 850 شركت را مورد مطالعه و بررسي قرار دادند. براساس نتايج و يافته‌هاي مطالعاتي اين گروه مشخص شد كه حدود 80 درصد شركتهاي مورد بررسي از اختلالات ناگهاني كه در سيستمهاي كامپيوتري آنها بوجود مي‌آيد. در رنج هستند، هزينه اين قبيل اختلالات كامپيوتري سالانه حدود 15 ميليارد پوند برآورد شده بود. مهمترين درس اين مطالعات و بررسيها اين نكته است كه با عرضه امكانات تكنولوژيك در زمينه سيستمهاي اطلاعاتي، پردازش و سيستمهاي شركت نيز بايد مورد بازنگري قرار گيرد و براي محافظت سازمانها در قبال اختلالات و خرابيهاي پيش‌بيني نشدة سيستمي اقدامات پيشگيرانه صورت بگيرد.

معمولاً خطرهاي مختلفي سيستمهاي اطلاعاتي سازمانها را تهديد مي‌كنند:

ـ قطع برق

ـ آتش‌سوزي و حريق

ـ ويروس‌هاي كامپيوتري

ـ سرقت و سوء استفاده اطلاعاتي

ـ اختلالات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري

ـ اختلالات ارتباطات خطوط شبكه

1 ـ كنفرانسهاي صوتي

2 ـ واژه پردازي

3 ـ سيستم‌هاي پردازش الكترونيكي

4 ـ پست صوتي

5 ـ روزنگار الكترونيكي

6 ـ بازيافت اسناد

7 ـ انتقال از طريق پست تصويري

8 ـ‌ نمودارها

9 ـ آگاهي گروهي

(رضائيان، پيشين، ص 26)

اولين كاربردهاي اتوماسيون در كارخانه‌ها در اواخر سالهاي دهه 1950 شروع شد. در آن موقع ماشين آلات چنان طراحي شد كه بتوانند بوسيله سوراخهاي منگنه شده در نوار كاغذي كنترل شوند. با اين كنترل ماشين آلات‌هايي طراحي گرديدند كه مستقيماً با ميني‌كامپيوتر و كنترل شماره مستقيم، اداره مي‌شوند. امروزه نيز رباطهاي كارخانه‌اي و توليد با كامپيوتر CAM و طراحي با كامپيوترCAD ‌ به اتوماسيون كمك كرده است. منشاء اتوماسيون اداري به اوائل دهه 1960 بر مي‌گردد كه مؤسسه آي. بي. ام، اصطلاح كلمه پردازي يا تايپ را براي توصيف فعاليت پخش ماشين تحرير الكتريكي خود بكار گرفت. اولين اثر مملوس اين مفهوم در سال 1964، هنگام ارائه يك ماشين جديد بنامMT / ST شكل گرفت. در اين اثر هنگاميكه يك نمونه نامه تايپ مي‌شد، بر روي نوار ضبط مي‌گرديد. اين نامه مي‌توانست بارها از روي نوار تايپ شود.

در طي سالهاي بعد ساير تكنولوژي‌ها در امور اداري بكار گرفته شد كه بعضي با كامپيوتر و بعضي بدون آن بود. بدنبال اين بحث مي‌توان تعريف اتوماسيون اداري را چنين عنوان نمود. (چهار سوقي، 1380)

عمدتاً چهار گروه از اتوماسيون اداري استفاده مي‌كنند. مديران، اشخاص متفكر، منشي‌ها و كارمندان دفتري. اشخاص متفكر يا حرفه‌اي كساني هستند كه سايرين را اداره نمي‌كنند، اما در ارائه نوعي مهارت خاص همكاري دارند كه آنها را از كاركنان دفتري و منشي‌ها متمايز مي‌سازد. اشخاص حرفه‌اي معمولاً حقوق دريافت مي‌دارند در صورتي كه به منشي‌ها اغلب بر مبناي كار ساعتي، پرداخت صورت مي‌گيرد. همچنين اصطلاح كارمند حرفه‌اي به مديران و اشخاص حرفه‌اي كه دانش آنها كمك اصلي را به فعاليتشان مي‌نمايد، نيز اطلاق شده است.

اتوماسيون مي‌تواند تهيه مكاتبات ارسالي براي كاركنان متفكر را آسان‌تر سازد. بطور مثال: كاركنان و يا منشي‌هاي ايشان مي‌توانند با استفاده از كلمه پردازي، نام‌ها و يادداشتها و گزارشات را تهيه كنند. البته مكاتبات ارسالي يك شخص، مكاتبات دريافتي شخص ديگر است. اتوماسيون اداري به عنوان وسيله‌اي براي مكاتبات دريافتي و ابزاري در كسب اطلاعات جهت حل مساله مي‌باشد و دريافت‌كننده به راحتي مي‌تواند از كيفيت برتر مستندات استفاده نمايد. (مك لويد،1372)

سيستم اطلاعاتي عملياتي TPS

اين نوع از سيستم‌هاي اطلاعاتي، ابتدايي‌ترين سيستمهاي اطلاعاتي هستند و براي اولين بار در دهه 1950 در بخش حسابداري شركتهاي بزرگ ايجاد شدند، سيستمهاي پردازش عمليات روزانه را كنترل و پشتيباني مي‌كنند.

(Sen and others, 1990, P:86)

در كل دو نوع سيستم اطلاعاتي عملياتي(TPS) مي‌توان مشاهده كرد:

1 ـ سيستمهايon - line كه شامل يك ارتباط مستقيم بين كاربر و برنامه TPS

2 ـ سيستمهاي Batch كه رخدادها در آن با هم گروه‌بندي مي‌شوند و به عنوان يك واحد پردازش مي‌شوند.

با توجه به تفاوتهاي موجود در زمينه فعاليت سازمانها مي‌بايست سيستمهاي اطلاعاتي نياز‌هاي خاص آنان را برآورده سازند. اين تنوع نيازها و انتظارات، كارشناسان سيستم‌ها را وا مي‌دارد تا حداقل، به سه بعد اساسي در طراحي فرايند عمليات توجه كنند. اين ابعاد عبارتند از زمان، فن‌آوري و ابزارهاي مدل‌سازي. چنانچه بخواهيم فرايند عمليات را با توجه به بعد زمان طراحي كنيم، با دو حالت روبرو خواهيم بود:

1- طراحي زمان واقعي(on - line): يعني به محض وقوع هر فعاليتي، داده‌هاي مربوط به آن وارد كامپيوتر شده و پردازش شوند.

2 ـ طراحي برنامه‌اي يا دسته‌اي(Bath) : كه در آن داده‌هاي مربوط به مجموعه‌اي از فعاليتها در طي زمان و مطابق با برنامه‌هاي مشخص مورد پردازش قرار مي‌گيرند.

(David Kroenke, 1992, P:28)



مقدمه: «چرايي مطالعه سازمان»

سازمانها نقش عمده‌اي را در جهان نوين ايفا مي‌كنند. حضور سازمانها اساساّ هر بخشي از زندگي اجتماعي كنوني را تحت تاثير قرار مي‌دهد. پيتر دراكر معتقد است كه امروزه جوانان بايد سازمانها را همانگونه بياموزند كه اجدادشان كشاورزي را آموختند.

همه ما مي‌دانيم كه تحولات بزرگ اجتماعي اصولاً زائيدة فعاليتهاي سازماني بوده است. امپراتوري رم، گسترش مسيحيت و رشد و توسعه سرمايه‌داري سوسياليزم همگي از طريق فعاليتهاي سازماني امكان‌پذير شده است. دفع ضايعات اتمي، تروريسم، بيكاري و ساير مسائلي كه جامعه كنوني با آن روبروست همگي به گونه‌اي است كه دركشان بدون درك مفاهيم سازمان و محتواي سازماني دشوار است.

سازمانها هم مي‌توانند مفيد باشند و هم مي‌توانند بذر نفاق و دشمني را بپرورانند. سازمانها منافع فردي و گروهي اعضاي جامعه را تامين مي‌كنند. همچنين سازمانها در ارائه و تدوين سياست‌هاي دولت نقشي فعال دارند.

يكي از نويسندگان بزرگ متون و ادبيات سازماني (هال) مي‌گويد كه ما زماني مي‌توانيم به اين پرسش كه چرا بايد سازمانها را مطالعه كنيم پاسخ دهيم كه همه مطالب مربوط به سازمان را مطالعه كرده باشيم. بدون ترديد در زمان كنوني كه همگي در كشور سازماني بسر مي‌بريم مديريت اهميت زيادي دارد، ولي آنچه را كه بايد بيشتر مورد توجه قرار دهيم سازمان است نه تنها مديريت.

در كل مي‌توان اهميت مطالعه سازمان را در اين جمله ريچارد هال خلاصه كرد:

«هر قدر ما بيشتر بتوانيم دنيايي را خلق كنيم كه از نظر معنوي، اخلاقي و سياسي تجانس لازم را داشته باشد بعنوان نيروي كار و شهروند بهتر مي‌توانيم سازمانها را اداره كنيم و مقاومت نماييم.»

در اين قسمت از تحقيق محقق كوشيده است كه با مطالعه و بررسي ادبيات نظري در خصوص تئوريهاي سازمان و ساختار سازمان، اصول سازمان‌دهي و ساختار بندي سازمانها تصويري جامع از سازمان و مسائل ساختاري آنرا پيش روي خوانندگان قرار دهد.

«سازمان»

نگاهي به تعاريف سازمان:

ـ سازمان يك رابطه اجتماعي بسته‌اي است كه طبق مقررات به افراد خارجي اجازه ورود نمي‌دهد. دستورات براي عمليات بوسيله افراد خاصي كه عهده‌دار اين وظيفه هستند. و در راس امور سازمان قرار مي‌گيرند اعمال مي‌شود و معمولاً يك ستاد اداري و اجرايي دارد. (Weber, 1947. P. 146)

ـ سازمان يك نهاد اجتماعي هدفمند است كه با برنامه‌هايي روشن، به علت داشتن ساختاري آگاهانه و مرز مشخص فعاليتهاي خاص را انجام مي‌دهد.

(Drucker, 1978, P.25)

ـ سازمان عبارتست از هويتي اجتماعي كه بطور آگاهانه هماهنگ و برنامه‌ريزي شده و با مرزي نسبتاً مشخص و همچنين روابطي نسبتاً پايدار براي كسب هدفي مشترك يا مجموعه‌اي از اهداف عمل مي‌كند. (Robins, 1987.p.)

ـ بارنارد سازمان را يك سيستم از فعاليتها يا نيروهاي هماهنگ و آگاهانه كه از دو يا چند نفر تشكيل شده است مي‌داند. (اسكات، 1374، ص 26)

ـ تالكوت پاسونز و آميتاي اتزيوني سازمان را عبارت از واحد اجتماعي خاص كه تركيب و استخوان‌بندي آن انديشمندانه و از روي تعهد ساخته شده و بارها مورد دوباره‌سازيهاي مجدد به منظور حصول هدف يا هدفهاي قرار مي‌گيردمي‌دانند. (رحمان سرشت، 1377، ص 33)

ـ اسكات مي‌گويد:«سازمانها را در قالب فعاليتهاي گروهي تعريف كرده‌اند … و گفته‌اند كه مقصود از تشكيل آنها دستيابي به هدفهاي تقريباًخاصي است كه به صورت مستمر در پي كسب آنها بر مي‌آيند. ولي بايد اين نكته روشن شود كه سازمان ويژگي خاص خود را دارد و اين علاوه‌ بر دستيابي به يك هدف خاص و استمرار در اين كار است. اين ويژگي خاص عبارتست از وجود مرزهاي تقريباً ثابت، يك سلسله مراتب اداري و نوعي نظم و ترتيب مدبرانه، يك سيستم ارتباطات و سيستم انگيزشي كه موجب مي‌گردد افراد در سايه همكاري درصدد تامين هدفهاي مشترك برآيند.» (هال، 1376، ص 50)

ـ سازمان از نظر «Pfiffner & sherwood»:

«سازمان عبارتست از الگويي منظم و عقلايي از روابطي كه بين تعداد زيادي از افراد (كه وظايف پيچيده و متعددي انجام مي‌دهند و كثرت تعداد آنان به حدي است كه نمي‌توانند با هم در تماس نزديك باشند.) بمنظور رسيدن به هدفهاي مشترك برقرار مي‌باشد.» (Pfiffner & sherwood, 1960, P.30)

ـ Hompton سازمان را عبارت از دسته‌بندي و گروهبندي افراد در قالبهاي نظام يافته به گونه‌اي كه مساعي هماهنگ شده آنها در يك محيط متغيير بصورت وسيله‌اي براي نيل به هدفهاي سازمان درآيد، مي‌داند (Hompton, 1987, P:89)

ـ سازمان در اصل شبكه‌اي از فرآيندهاي عملياتي و اداري است كه بر همه تاثير متقابل دارند و همراه با آنها نظام‌هاي آسان‌ساز به كار مي‌پردازند. اين شبكه به دست انسان هدايت مي‌شود و هدفهاي چندگانه دارد و در درون شبكه گسترده‌تري از فرايندها و نظامها جاي دارد كه با هم تعامل دارند. (مولان و شولر، ترجمه طوسي و صائيي، 1377، ص11)

ـ سازمان عبارتست از هماهنگي معقول عده‌اي از افراد كه براي تحقق هدف مشتركي از طريق تقسيم وظايف و برقراري روابط منظم و منطقي، بطور پيوسته فعاليت مي‌كنند. (علاقه‌بند، 1375، ص 9)

ـ ادگار شاين در تعريفي كه از سازمان بعمل مي‌آورد چنين مي‌گويد: «سازمان عبارتست از هماهنگي معقولي در فعاليتهاي گروهي از افراد براي نيل به يك هدف يا منظور مشترك تقسيم كار و وظايف از مجاري سلسله مراتب اختيار و مسئوليت قانوني. (شاين، ترجمة صادقپور، 1353، ص14)

ـ گري دسلر سازمان را اينگونه تعريف مي‌كند. «منظور از سازمان واگذاري وظيفه مشخص و متمايز به تك‌تك افراد است و نيز حصول اطمينان از اينكه آنچنان هماهنگ‌اند كه سازمان مي‌تواند هدفهاي خود را تحقق بخشد. هرگز سازمان بجز در موارد خيلي نادر، خودغايت نيست، بلكه وسيله‌اي است براي نيل به غايتي و غايت، تحقق هدفهاي سازمان مي‌باشد. بنابراين يك سازمان متشكل از افرادي است با وظايف متفاوت كه براي تحقق هدفهاي سازمان هماهنگ شده‌اند. (دسلر، ترجمه مدني، 1373، ص 100)