مقاله بررسی پايگاه داده

مقاله بررسي پايگاه داده در 82 صفحه ورد قابل ويرايش

فهرست

عنوان صفحه

چكيده

مقدمه

فصل1: پايگاه داده چيست؟.............................................................................................. 1

يك مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات................................................................................................................. 1

ركوردها و فيلدها......................................................................................................................................................... 2

جداول و پايگاههاي داده............................................................................................................................................. 2

دونماي Datasheet و Forms ............................................................................................................................... 3

شروع Access............................................................................................................................................................ 4

بازكردن پايگاه داده نمونه Northwind................................................................................................................... 5

پنجره Data base...................................................................................................................................................... 6

نوارهاي ابزار Access............................................................................................................................................... 7

پسوند نام فليل هاي Access..................................................................................................................................... 8

فكر كردن در مورد فيلدها........................................................................................................................................... 8

ويژگي Online Help............................................................................................................................................... 9

به كارگيري دستيار Office........................................................................................................................................ 9

به كارگيري كادر Ask a Question براي دريافت كمك........................................................................................ 10

استفاده از پنجره Help جهت دريافت كمك............................................................................................................. 10

استفاده از Online Help در كاردهاي محاوره......................................................................................................... 12

بستن يك پايگاه داده................................................................................................................................................... 12

بستن Access............................................................................................................................................................ 12

فصل 2: ايجاد پايگاهاي داده در Access.......................................................................... 13

عنوان صفحه

توليد يك پايگاه داده جديد و خالي............................................................................................................................ 13

انتخاب جدول نمونه.................................................................................................................................................... 13

انتخاب فيلدها.............................................................................................................................................................. 14

تغيير دادن نام فيلدها................................................................................................................................................... 15

تعيين كليد اوليه............................................................................................................................................................ 16

وارد كردن داده ها در جدول....................................................................................................................................... 17

تغيير پهناي ستونها....................................................................................................................................................... 19

سوئيچ كردن به نماي Design................................................................................................................................... 20

توليد ايندكس............................................................................................................................................................... 21

فصل 3 تصحيح پايگاههاي داده Access.......................................................................... 24

تغيير و حذف ركوردهاي يك پايگاه داده.................................................................................................................... 24

نوع داده (Data Type)............................................................................................................................................. 26

تغيير نوع داده ها.......................................................................................................................................................... 28

اضافه كردن فيلدهاي جديد به يك جدول.................................................................................................................. 29

تغيير دادن ترتيب فيلدهاي يك جدول........................................................................................................................ 31

ذخيره كردن يك پايگاه داده روي فلاپي ديسك......................................................................................................... 31

ذخيره كردن يك پايگاه داده Access روي ديسك................................................................................................... 32
فصل 4: كارآمد كردن پايگاههاي داده.............................................................. 33

مرتب كردن ركوردهاي جدول.................................................................................................................................... 33

ذخيره كردن قواعد مرتب سازي در قالب يك معيار.................................................................................................. 35

فيلتر كردن ركوردهاي يك جدول............................................................................................................................... 37

ذخيره كردن قاعده يك فيلتر در قالب يك معيار........................................................................................................ 40

عنوان صفحه

توليد يك معيار با استفاده از يك ويزارد..................................................................................................................... 41

اضافه و حذف كردن فيلدها در يك معيار................................................................................................................... 44

يافتن داده ها................................................................................................................................................................ 45
فصل 5: كار با فرمها......................................................................................................... 47

توليد فرم با استفاده از ويزارد Form......................................................................................................................... 47

گشت و گذار در نماي Form.................................................................................................................................... 50

كاركترهاي جانشين در فيلترها و معيارها................................................................................................................... 53

توليد فرمي با فيلدهاي كامل........................................................................................................................................ 54

به كارگيري يك فرم جهت توليد ركوردهاي جديد.................................................................................................... 55

تصحيح جانمايي و محتواي فرمها............................................................................................................................... 56
فصل 6: كار با گزارشها.................................................................................................... 63

اولين گزارش .............................................................................................................................................................. 63

ويژگي AutoReport................................................................................................................................................ 63

گزارش گروه بندي Grouped Report.................................................................................................................. 65

تصحيح گزارش............................................................................................................................................................ 69

نماي report Design .............................................................................................................................................. 70

خواص گزارشها........................................................................................................................................................... 70

قالب بندي فيلدهاي يك گزارش................................................................................................................................. 71

توليد زير مجموع براي گروه ها................................................................................................................................... 75

محاسبه مقادير مجموع در كل گزارش........................................................................................................................ 76






چکيده



منت خداي را که مرا فرصت دادتا بجويم وحقيقتها را بيابم.

آژانس مسکن، طرحي است که به افراد ياري مي رساند تا در امر فروش ،رهن،اجاره،خريد به صورت گسترده و جامع و همراه با آمارگيري دقيق روبرو شوند . در سالهاي اخير اين کار بصورت دستي انجام مي گرفت و بايگاني

مي شد که از نظر حجم، مشکلاتي را به همراه داشت اما امروزه با پيشرفت علم اين کار کامپيوتري شده است و انجام هر کاري را براي افراد آسانتر کرده است ، لذا جهت طراحي آژانس مسکن،از نرم افزار اکسس استفاده شده است که طي فصلهاي گفته شده چگونگي ايجادو نحو? فراگيري ،ديتابيس، فرم ،کوئيري و.......... توضييح داده شده است .

در خاتمه بر خود واجب مي دانم که سپاس خود را به حضور دوستاني که در تهيه اين اثر مرا تشويق و ياري
نموده اند تقديم نمايم.



مقدمه



بهترين نوع اطلاعات ممکن ،اطلاعاتي هستندکه سازماندهي آنها امکان يافتن سريع وساده حقايق مورد نياز و اضافه کردن آيتم هاي اطلاعاتي جديد را فراهم نمايد.

هر پايگاه داده مجموعه اي سازماندهي شده از اطلاعات مربوط به يک عنوان يا موضوع بخصوص است. منظور از عبارت > اين است که به سادگي مي توان آيتم هاي اطلاعاتي خاص مورد نظر را از ميان اطلاعات موجود در پايگاه داده يافت وآيتم هاي جديد را به آن اضافه کرد.

نرم افزار مايکرو سافت اکسس ، برنامه اي است که کاربر را در جهت توليد و کارکردن با پايگاههاي داده ياري
مي دهد.

فصل اول،کاربر را با اجزاء و مفاهيم پايگاههاي داده آشنا مي کند. در فصل دوم،کاربر ايجاد اولين پايگاه داده در اکسس وهمچنين کليدها وايندکس ها وروش ديگر براي مشاهده پايگاههاي داده که نماي ديزاين(طراحي )نام دارد را فرا خواهد گرفت.

.در فصل سوم،ملاحظه خواهيد کرد که هر يک از فيلدهاي يک جدول ،داراي نوع داده مشخصي است که نحوه تفسير فيلد مزبور ،چگونگي نگهداري دادها در آن ونوع دادهايي را که وارد کردن آنها در فيلد مزبور مجاز
مي باشد،تعيين مي کند.

در فصل چهارم ،به کارگيري يک برنامه پايگاه داده براي توليد يک جدول روش بسيار مفيدي جهت مديريت اطلاعات و يافتن سريع آيتم هاي خاص مورد نظر مي باشد .دراين فصل مراحل وشرايط مرتب سازي و ذخيره فيلترها در قالب يک معيار (کوئيري)توضييح داده شده است.

در فصل پنجم ،توضييح داده شده است که هر چيز ي که امکان انجام آن در نماي ديتا شيت وجود دارد در مورد يک فرم نيز قابل انجام است .براي مثال مي توان رکوردهاي جديد را در يک فرم اضافه کرده و رکوردهاي موجود را تغيير داد وهمچنين مي توان رکوردها را با ترتيبهاي مختلف مرتب کرده و يا آنها را به نحوي فيلتر کرد که تنها رکوردهايي که شرط خاصي را ارضا مي کنند به نمايش در آيند.

در فصل ششم ،نحوه استحصا ل اطلاعات و ارائه آن به صورتي مفيد و قابل دسترس توضييح داده شده است و همچنين در انتهاي اين فصل کاربر قادر خواهد شد که اطلاعاتي را که از يک پايگاه داده استخراج کرده است ،در صفحه نمايش به نمايش درآورد.گزارشي ازيک پايگاه داده را به چاپ برساندو سر صفحه وپا صفحه هاي مورد نياز خود را توليد وسفارشي کند.



در خاتمه ،اميد است که مطالب ارائه شده مفيد و مورد رضايت واقع شود.




فصل 1
پايگاه داده چيست؟
يك مجموعه سازماندهي شده از اطلاعات

هر پايگاه داده مجموعه اي از اطلاعات مربوط به يك عنوان يا موضوع خاص مي باشد. اين مجموعه معمولاً به نحوي سازماندهي مي شود كه كاربر بتواند:

·آيتم هاي اطلاعاتي دلخواه خود را در آن دريابيد.

·آيتم هاي جديدي را كه با آنها مواجه مي شويد، به آن اضافه كنيد.

پايگاههاي داده الزاماً در كامپيوتر نگهداري نمي شوند. براي مثال كتابچه هاي آدرس و فهرستهاي تلفن پايگاههاي داده اي هستند كه روي كاغذ ثبت شده اند (هر چند ممكن است افراد بسيار معدودي آنها را پايگاه داده بنامند)

اما نگهداري يك پايگاه داده در كامپيوتر، باعث تسهيل و تسريع فرآيند دست كاري اطلاعات موجود در آن

مي شود. براي مثال با بكارگيري يك فهرست تلفن (چاپ شده روي كاغذ) به راحتي مي توان شماره تلفن افراد دلخواه خود را با در اختيار داشتن نام آنها پيدا كنيد. اما عكس اين موضوع صادق نبوده و يافتن نام افراد بر اساس شماره تلفن آنها بسيار دشوار خواهد بود.

اما با استفاده از يك فهرست تلفن كامپيوتري اطلاعات فوق الذكر را با سرعت سهولت بيشتري مي توان دريافت كرد. همچنين با استفاده از چنين فهرست تلفني نام تمام افرادي كه در يك خيابان بخصوص زندگي مي‌كنند يا تمام افرادي كه نام كوچك آنها Paul مي باشد، را به راحتي پيدا كرد.

پايگاههاي داده كامپيوتري انعطاف پذير هستند. بدين معني كه روشهاي بسيار متعدد و متنوعي را براي كار كردن با اطلاعات (حتي مقادير بزرگي از اطلاعات) تدارك مي بينند. نرم افزار Microsoft Access نمونه اي از سيستمهاي مديريت پايگاههاي داده (برنامه هايي كه امكان توليد و مديريت پايگاههاي داده در كامپيوتر را فراهم مي كنند)

ركوردها و فيلدها

معمولاً اطلاعات موجود در يك پايگاه داده، به كوچك ترين اجزا تقسيم مي شوند. هر يك از اين اجزا در فيلد مخصوص به خود قرار مي گيرد. براي مثال جهت وارد كردن نام و آدرس افراد در يك پايگاه داده كاربر،

نمي تواند تمام اطلاعات هر فرد را در يك فيلد واحد، نظير آنچه در زير نشان داده شده است را وارد نمايد.



James Coogan Sweeney

10744 South Hoyne

Chicago

Illinois 60643

USA










بلكه به طور طبيعي هر قطعه از اطلاعات را در فيلد جداگانه ثبت مي كند تا امكان تشخيص و تميز دادن آنها از يكديگر فراهم شود.
جداول و پايگاههاي داده

به مجموعه اي از ركوردها، جدول گفته مي شود. چنانچه يك پايگاه داده تنها حاوي يك جدول ساده باشد، جدول مزبور خود در حكم پايگاه داده خواهد بود. در اين مهارت ICDL تنها با پايگاههاي داده سرو كار دارد كه حاوي يك جدول هستند. تنها چيزي كه بايد در مورد دسته اي از پايگاه داده كه حاوي بيش از يك جدول هستند بدانيد،‌ اين است كه Access امكان ايجاد آنها را فراهم مي كند.

هنگامي كه با هزارها يا صدها هزار ركورد سروكار داريد، بحث به كارگيري يك سيستم مديريت پايگاههاي داده پيش مي آيد. براي مثال چنان چه از كامپيوتر خواسته شود، تنها ركوردهايي را (از ميان صدها هزار ركورد موجود در پايگاه داده) استخراج كرده و نمايش دهد كه نام خانوادگي (فيلد Last Name) آنها با حرف «S» و كد پستي (فيلد Zipcodes) آنها با عدد «60» آغاز مي شود، مديريت پايگاه داده اين كار را با سرعتي فراتر از حد تصور و توانايي بشر انجام مي دهد.
باز كردن پايگاه داده نمونه Northwind

براي باز كردن يك پايگاه داده موجود مي توانيد يكي از اين روشها را مورد استفاده قرار د هيد: انتخاب گزينه هاي File / Open كليك كردن روي دكمه Open واقع در نوار ابزار Database يا استفاده از ناحيه وظيفه New File.

1-‌‌‌‌ در صورتي كه قبلاً پايگاه داده Northwind را باز كرده باشيد، نام اين پايگاه در ناحيه Open a File واقع در ناحيه New File ليست خواهد شد. به اين ترتيب براي باز كردن پايگاه داده مزبور كافي است روي نام آن كليك كنيد.

چنانچه پايگاه داده Northwind در ناحيه وظيفه ليست نشده است. گزينه More Files… را انتخاب نماييد. به اين ترتيب كادر محاوره Open نمايان شده و امكان كاوش در پوشه هاي موجود در كامپيوتر پايگاه داده مورد نظر را در اختيار شما قرار مي دهد. فايل پايگاه داده Northwind احتمالاً در آدرس زير قرار دارد.

C:/ Program Files / Microsoft Office 10/Samples

در صورت نياز مي توان از پنجره Windows Explorer يا My Computer براي يافتن فايل پايگاه داده Northwind استفاده كرد.

2- پس از يافتن فايل Northwind . mdb آن را انتخاب كرده و روي دكمه Open كليك كنيد.

3- در صورتي كه با يك صفح خوش آمد گويي، مواجه شديد، روي دكمه OK كليك كنيد تا بسته شود.

به اين ترتيب Access دو پنجره به نامهاي Database , Main Switchbhoard را نمايش مي دهد، پنجره Database در حكم «مركز كنترل» برنامه Access مي باشد. پنجره Main Switchbhoard نزديك يك محيط رابط ساده تر را براي افرادي كه مشغول استفاده از پايگاه داده (نه كار روي طراحي آن) هستند، فراهم

مي كند.

در طي اين مهار از استاندارد ICDL از پنجره Database استفاده خواهيم كرد، نمه از پنجره Main Switchbhoard ، بنابراين پنجره Main Switchbhoard را با كليك كردن روي Display Database Window ببنديد.

پنجره Database

قسمتهاي زير ناحيه objects از پنجره Database قابل مشاهده اند: Tables (جداول) ، Queries (معيارها)، Froms (فرمها)، Reports (گزارشها)، Pages(صفحات) ، Macros (ماكروها) و ‌Modules (ماژول ها) . هر يك از اين قسمتها حاوي مجموعه اي از آيتم ها مي باشد كه Access آنها را شيء مي نامد. (هر يك از اين اشيا به نحوي به پايگاه ارتباط دارند.) در مهارت پايگاه ICDL مطالبي در مورد چهار قسمت اول خواهيد آموخت؛ بنابراين نگران قسمتهاي Modules , Macros, Pages نباشيد.

·جداول [Tables]
·معيارها [Queries]
·فرمها [Forms]
·گزارشها [Reports] گزارشها امكان استخراج اطلاعات از يك پايگاه داده به صورت نسخه هاي چاپي را فراهم مي كنند.

هنگام كار با Access به دفعات با پنجره Database مواجه خواهيد شد. از طريق اين پنجره مي توانيد هر يك از اشياء تشكيل دهنده يك پايگاه را (جهت به كارگيري و تغيير دادن آنها) باز كنيد، در عين حال هنگامي كه كار شما با هر يك از اشياي مذكور به پايان مي رسد، Access شمار را به پنجره Database باز

مي گرداند. در عين حال مي توانيد با انتخاب گزينه هاي Database : > نام پايگاه داده كليك كنيد. روي دكمه grouping options كليك كنيد. به اين ترتيب مي توانيد مشاهدات مختلف را براي مبناي سال تولد، روز، محل تولد و… گروه بندي نماييد. در مرحله بعد، گزينه پيش فرض month را انتخاب كنيد؛ آن گاه روي دكمه ok وسپس روي دكمه next كليك نماييد.