مقاله بررسی صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پيشبرد اهداف آموزش عالي

مقاله بررسي صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پيشبرد اهداف آموزش عالي در 12 صفحه ورد قابل ويرايش

صف و ستاد و نقش ستاد وزارت علوم در پيشبرد اهداف آموزش عالي

قبل از پرداختن به مفاهيم «صف» و «ستاد» و تشريح موقعيت سازماني هر يك لازم است كه مفاهيم «قدرت» و «اختيار» تعريف شوند تا ضمن پي بردن به وجوه تمايز بين اين دو مفهوم، انواع قدرت نيز شناخته شوند.

قدرت و اختيار

قدرت را مي‎توان توانايي اشخاص يا گروهها در اثر نهادن بر عقايد و ارزشهاي فكري اشخاص يا گروههاي ديگر، يا وادار كردن آنها به انجام اعمال خاص و يا بازداشتن آنها از انجام كاري تعريف كرد.

اختيار، بشتر اثر سازماني دارد و به قدرت و صلاحيت شغلي افراد مربوط مي‎شود. به اين ترتيب اختيار را مي‎توان قدرتي شغلي تعريف كرد كه با استفاده از آن، شاغل (البته تا زماني كه در آن شغل انجام وظيفه مي‌كند)، مي‎تواند از طريق اعمال نظر در تصميم گيريها، در سرنوشت ديگران اثر بگذارد. بنابراين اختيار نيز نوعي قدرت است اما قدرتي كه پايگاه سازماني دارد يعني قدرتي است كه از شغل و موقع و مقام سازاني سرچشمه مي‎گيرد.

مفاهيم صف و ستاد

با وجود اهميتي كه روابط صف و ستاد در زندگي سازمان دارد هنوز برخي از مديران استنباط روشني از مفاهيم صف و ستاد ندارند و گاهي اين دو را با هم اشتباه مي‌كنند بنابراين لازم است كه اين دو مفهوم دقيقاً تعريف و شناخته شوند. بنا بر نظريه اي كه به طور وسيعي در مديريت پذيرفته شده است «صف» به واحدها يا نقش هايي اطلاق مي‎شود كه مستقيماً براي تأمين هدفهاي موسسه فعاليت مي‌كنند و در اين زمينه مسئوليت مستقيم دارد. در حالي كه «ستاد» به واحدها يا نقش هايي دلالت دارد كه مستقيماً در جهت تأمين هدفهاي موسسه فعاليت ندارند، لكن به واحدهاي صفي كمك مي‌كنند تا بتوانند به نحو موثري انجام وظيفه كنند و از عهده تأمين هدفهاي موسسه برآيند.

از مطالب فوق معلوم مي‎شود كه ساده ترين طريق تشخيص فعاليت هاي صفي و ستادي در هر سازمان، توجه به «مستقيم» يا «غيرمستقيم» بودن كمكي است كه اين فعاليت ها در تأمين هدفهاي كلي موسسه دارند.

به عبارت ديگر، فعاليت هاي صفي شامل فعاليت هايي هستند كه مستقيماً به تأمين هدفهاي كلي سازماني كمك مي‌كنند و فعاليت هاي ستادي آن گونه فعاليت هايي هستند كه به طور غيرمستقيم به تأمين هدفهاي كلي سازماني كمك مي‌كنند.

طريق ديگري كه براي تشخيص فعاليت هاي صفي و ستادي غالباً به كار مي شود، توجه به چگونگي صدور دستور و اجراي آن در خط فرماندهي است. مديران و مسئولين صف در خط فرماندهي قرار دارند و حق صدور دستوربه واحدها و مسئولين را دارند و مسئولين مادون ملزم به اجراي دستورهاي مافوق هستند. در حالي كه مديران و مسئولين ستاد در خط فرماندهي قرار ندارند و حق صدور دستور به واحدها و مسئولين صف، حتي به مسئولين رده هاي پايين سازماني را ندارند. واحدها و كارشناسان ستادي فقط مي‎توانند به مديران صف نظر مشورتي بدهند و آنها را در انجام وظايف و مسئوليت هايشان ياري دهند. بديهي است چنانچه لازم باشد طرحها و نظريات واحدهاي ستادي توسط واحدهاي صف به مورد اجرا گذارده شود، در اين صورت واحدهاي ستادي سعي مي‌كنند ابتدا طرحها و ايده هاي موردنظر خود را به تصويب مقامات عالي سازمان برسانند و سپس مراتب را براي اجرا به واحدهاي صف ابلاغ كنند. در سازمانهاي نسبتاً كوچك كه كليه كاركنان زير نظر يك نفر انجام وظيفه مي‌كنند هر يك از آنان در خط فرماندهي قرار داشته و ملزم به اجراي دستورهاي مافوق هستند اين گونه سازمانها صرفا يك سازمان صف تلقي مي‎شوند.

راه ديگر براي تشخيص فعاليت هاي صفي و ستادي توجه به «ماهيت» فعاليت هاي مزبور است. فعاليت هاي صفي «ماهيت اجرايي» دارند و شامل وظايف، مسئوليت ها و كارهايي مي‎شود كه مستقيما در امر توليد (كالا يا خدمات) فعاليت دارند. در حالي كه فعاليت هاي ستادي جنبه اجرايي ندارند و «ماهيت آنها مشورتي و كمكي» است. فعاليت هاي ستادي ماهيتاً به صورت تحقيق برررسي،‌ ارائه طرح، برنامه ريزي، سازماندهي، كارگزيني هماهنگي، نوآوري و كنترل به ظهور مي رسد.

هم چنين امور مالي، امور حقوقي، و امور مربوط به طراحي و اجراي سيستم هاي داده پردازي (سيستم هاي كامپيوتري) از جمله فعاليت هايي هستند كه ماهيت ستادي دارند.

مشاغل صفي از حيث «منشا قدرت» نيز مشاغل ستادي تفاوت دارند. مديران صف داراي اختيارات رسمي و قانوني هستند و مي‎توانند براي ديگران تكليف تعيين كنند. اين مديران هم چنين به سبب روابط مبتني بر سلسله مراتب رئيس و مرئوسي، تا حد قابل توجهي از قدرت پاداش و قدرت تنبيه نيز برخوردارند. در حالي كه مديران و كارشناسان ستادي از اختيارات رسمي و قدرت قانوني كه به موجب آن بتوانند براي ديگران تكليف تعيين كنند برخوردار نيستند و انتظار نمي رود كه قدرت پاداش و تنبيه نيز داشته باشند و در مقابل آنها از قدرت تخصص بهره مندند



ستاد هماهنگي كننده و ياري دهنده

ستادهاي هماهنگي كننده و ياري دهنده اساساً‌ در زمينه هاي «كنترل مديريت»، «ساخت سازماني»، «بودجه حسابداري»، «امور پرسنلي»، «روابط صنعتي»، «تجزيه و تحليل سيستم ها و روشها» و امثال اينها فعاليت دارند.

فعاليت هاي ديگري كه ارتباط نزديك با فعاليت هاي فوق دارد شامل يك سلسله فعاليت هايي مي‎شود كه اصطلاحاً به آنها فعاليت هاي كمكي و يا خدماتي و يا تاسيساتي مي گويند. اين نوع خدمات ستادي ياري دهنده شامل نگهداري و اداره امور اموال و ساختمانها و تاسيسات، انبارداري، تداركات، بيمه، حمل و نقل و تأمين وسايل نقليه و امثال اينها مي‎شود. عامل مشتركي كه هم در فعاليت هاي هماهنگ كننده و هم در خدمات كمكي و ياري دهنده وجود دارد، اين است كه معمولاً هر دو دسته از فعاليت ها به شكل متمركز انجام مي‎شود. با وجود اين گاهي به سبب بعد مسافت و لزوم رساندن خدمات به مناطق مختلف جغرافيايي، لازم مي‎شود كه فعاليت هاي ستادي فوق به صورت غيرمتمركز ارائه شود. در اين گونه موارد معمولاً در هر يك از واحدهاي سازماني مستقر در منطقه، ستادهاي فرعي ايجاد مي‎شوند. واحدهاي مزبور گرچه از لحاظ سازماني زير نظر مدير منطقه انجام وظيفه مي‌كنند، ولي از لحاظ روش انجام كار و كميت و كيفيت خدمات، تابع خط مشي ها و دستورالعمل هايي هستند كه از سوي ستادهاي اصلي مستقر در مركز تعيين مي‎شوند.

مزاياي ستاد

استفاده از ستاد مزاياي زيادي دارد كه به مهمترين آنها در اين جا اشاره مي‎شود:

1- ارائه نظريات مشورتي درباره عمليات- امروزه استفاده از نظريات مشورتي متخصصين واجد شرايط در زمينه هاي مختلف عمليات سازمان، آن قدر اهميت يافته است كه نمي توان آن را به هيچ وجه ناديده گرفت. اهميت اين امر، به ويژه در موسساتي كه عمليات آنها پيچيده تر است، بيشتر ديده مي‎شود.

2- اطلاعات و دانش تخصصي در زمينه هاي مختلف- در موقعيت هايي كه مديران اجرايي به هنگام تصميم گيري، نياز به دانش تخصصي در زمينه هاي اقتصادي، فني، سياسي، حقوقي و اجتماعي پيدا مي‌كنند اهميت نظريات مشورتي ستاد آشكارتر مي‎شود. به علاوه، در مواردي كه به دانش تخصصي در سطح بالا نياز باشد،‌ به برخي از متخصصين اختيار (اختيار مبتني بر تخصص) داده مي‎شود تا از طرف رؤسايشان تصميم گيري كنند.

3- فرصت تفكر و تحقيق- يكي ديگر از مزاياي مهم ستاد، فرصتي است كه به كارشناسان ستادي براي تفكر و جمع آوري و تجزيه و تحليل اطلاعات داده مي‎شود. زيرا معمولاً مديران مافوق آنها به علت مشغله زياد و درگيري با عمليات اجرايي، خود فرصت چنين تفكر و تحقيقي را پيدا نمي كنند. به ندرت يك مدير اجرايي به ويژه در سطوح بالاي سازمان، فرصت پيدا مي‌كند كه به تفكر و تحقيق، درحدي كه كارشناسان ستادي او انجام مي دهند، بپردازد.

بنابراين نه تنها ستاد، مديران صفي را در انجام موفقيت آميز عملياتشان ياري مي دهد، بلكه با پيچيده تر شدن مسايل و مشكلات، تجزيه و تحليل ها و نظريات مشورتي ستاد ضرورت و اهميت بيشتر مي يابد.

روابط بين صف و ستاد:

يكي از مسائل عمده اي كه همواره در سازمانها به عنوان يك مشكل براي مديران مطرح است روابط بين صف و ستاد و اختلافاتي است كه در اين روابط بوجود مي‎آيد. دلايل اين اختلاف متعدد است ولي اهم آنها به اين شرح است:

1- نبودن حدود مشخص روشن براي وظايف هر يك از مديران صف و ستاد

2- عدم اطلاعات مديران صف و ستاد از وظائف يكديگر

3- اختيارات زياد واحدهاي صف كه باعث مي‎شود در مقابل ايده ها و طرحهايي كه از طرف واحدهاي ستاد براي تغيير ارائه مي‎شود مقاومت نمايند.

4- ارائه نكردن اطلاعات كافي و مستدل از طرف واحدهاي ستاد به مديران صف به منظور توجيه و متقاعد كردن آنها

5- احراز مسئوليت هاي صف و ستاد توسط افرادي كه صلاحيت هاي كافي ندارند.