مقاله بهينه سازي مديريت آزمايشگاه و بررسي عدم تحقق TQM

مقاله بهينه سازي مديريت آزمايشگاه و بررسي عدم تحقق TQM در 16 صفحه ورد قابل ويرايش

مقدمه:

بدون شك يكي از مهمترين دغدغه هاي مديران آزمايشگاه ها، اجراء استاندارد كليه فرايندهاي آزمايش مي‎باشد و بسياري در جهت تحقق اهداف مزبور منابع زيادي در اختيار قرار مي دهند. ولي متأسفانه در بررسي نهايي نتايج استاندارد سازي مطلوب نبوده و بسياري از آزمايشگاه ها در اجراء مديريت جامع كيفيت موفق نگرديده اند.

در اين مقاله به بهينه سازي در مديريت آزمايشگاه و بررسي علل عدم تحقق TQM اشاره مي‎شود.


روش اجراء:

آزمايشگاه به عنوان يك مركز خدمات تخصصي نيازمند مديريت صحيح در كليه فرآيندهاي جاري مي‎باشد و زمانيكه فرد به اهميت نتايج آزمايش در روند تشخيص و درمان بيمار آگاه مي باشد، به ارزشمندي مديريت بهينه در آزمايشگاه واقف مي گردد.

در بررسي جامع به مدت 3 سال (1381 الي 1383) در آزمايشگاه بيمارستان آيت الله كاشاني تهران مديريت جامع كيفيت اجراء و نتايج قابل قبولي كسب گرديد.

با اجراء برنامه TQM در سال 1381 نتايج موردنظر محقق نگرديد. در بررسي به عمل آمده علت آن عدم بسترسازي مناسب جهت تحقق اهداف برنامه مشخص گرديد.

برنامه‌ريزي مديريت جهت استانداردسازي در آزمايشگاه زماني محقق مي گردد كه بسترسازي مناسب جهت اجراء برنامه هاي TQM وجود داشته باشد و در حقيقت عدم موفقيت برنامه هاي فوق، عدم توجه به موارد مذكور مي‎باشد. در بسترسازي مناسب مديريت كيفيت نكاتي حائز اهميت مي‎باشد كه مديران كمتر به آن توجه نموده و اين نكات ارزشمند از نگاه مديران دور مانده است.

در برنامه‌ريزي انجام شده كليه مواردي كه باعث اختلال و جلوگيري اجراء برنامه TQM مي گردد، مورد مطالعه قرار گرفته، راهكارهاي اجرايي آن جهت برطرف نمودن مشكلات موجود تدوين شده، كليه موارد اجراء گرديده است و يك سيستم نظارتي كنترل كامل بر اجراء آن را بر عهده دارد. با رفع موانع موجود بستر مناسبي جهت برنامه TQM ايجاد شده است.

نكات ارزشمند در بسترسازي مديريت جامع كيفيت به شرح ذيل بيان مي گردد.

1- آموزش (Education) :

آموزش به عنوان يكي از اركان اصلي سيستم تأثير مستقيم در كيفيت خدمات ارائه شده دارد. مراكز درماني كه آموزش را به عنوان يكي از برنامه هاي عملياتي خود در نظر گرفته و اجراء مي نمايند فعاليت با دقت و صحت بالاتري ارائه مي دهند.

در عبارت ديگر:

«آموزش كار»

آموزش به عنوان يكي از اركان فعاليت آزمايشگاه محسوب شده و يك فعاليت جانبي و سليقه اي نمي باشد. آموزش در آزمايشگاه را مي‎توان به آموزش مداوم، مقطعي و ساير گروه هاي پزشكي تقسيم بندي نمود.

الف- آموزش مداوم: در اين نوع آموزش برنامه روزانه، هفتگي، ماهانه، ساليانه و به طور اتفاقي Random در صورت نياز وجود دارد. با اين برنامه پرسنل با آموزش عجين شده و آموزش را جزئي از برنامه كاري خود محسوب مي نمايند. زمينه هاي مختلف و جنبه هاي گوناگون را مي‎توان در برنامه آموزش مداوم گنجانيد كه مهمترين آنها به شرح ذيل مي‎باشد.

U مرور اصول اوليه آزمايشگاه (Review)

U مرور مطالب عملي در آزمايشگاه (Practical)

U كارگاه‌هاي استانداردسازي (Standard workshop)

U معرفي آزمايشات جديد (new test)

U بحث (Standard Operation Procedure) SOP

ب- آموزش مقطعي: در آموزش مزبور برنامه ها با سطوح بالاتر و به طور مقطعي جهت پرسنل برگزار مي گردد كه مهمترين موارد آن به شرح ذيل مي‎باشد.

U بهره وري از دانش و تجربه اساتيد جهت آمادگي مباحث تئوري و عملي پرسنل

U حضور در كنگره ها و بازآموزي هاي سراسري و تخصصي و كارگاه هاي عملي

ج- آموزش ساير گروه هاي پزشكي:

با توجه به اينكه گروه هاي پزشكي اعضاء كاملاً مرتبط بر هم بوده و فعاليت گروهي تيم هاي مزبور باعث روند تشخيصي و درماني بيماران مي گردد لذا آموزش پرسنل آزمايشگاه همراه با آموزش ساير پرسنل مرتبط به آزمايشگاه ضروري مي‎باشد تا اثربخشي لازم در استانداردسازي وجود داشته باشد. مهمترين گروه هاي پزشكي به شرح ذيل مي باشند.

U گروه پزشكان: دوره هاي بازآموزي، سيستم نوشتاري

ارزشمندي آموزش مزبور در نحوه درخواست مناسب آزمايش و تفسير نتايج آن مي‎باشد.

U گروه پرستاري: دوره هاي بازآموزي، سيستم نوشتاري.

پرستاران به عنوان مهمترين رابط بيماران بستري با آزمايشگاه نقش بسيار مهمي در آماده سازي بيمار قبل از آزمايش، نمونه گيري و ارسال صحيح نمونه به آزمايشگاه دارند.

3- تجهيزات (instrument) :

گروه ارزشمند در جهت اجراء، تسريع و افزايش كيفيت آزمايشگاه مي‎باشد و برنامه‌ريزي اصولي در زمينه تجهيزات، روند فعاليت صحيح سيستم را تضمين مي نمايند.

هدف استانداردسازي روند كاربري، سرويس و نگهداري تجهيزات با حداكثر بهره وري و حداقل اتلاف انرژي (هزينه، زمان و نيروي انساني جهت تعمير و سرويس و جبران عدم استفاده از دستگاه در زمان سرويس) مي‎باشد.

مهمترين اقدامات اجرايي جهت تجهيزات به شرح ذيل مي‎باشد:

آموزش كامل كاربران در راه اندازي و اپراتوري دستگاه
تدوين شناسنامه دستگاه و ثبت كليه مشخصات آن.
تدوين برنامه مدون نگهداري و سرويس كاربران و نصب در كنار دستگاه

4. طراحي دفاتر مخصوص تجهيزات آزمايشگاه، كه در آن روزانه كليه مشكلات، آلارم ها، اقدامات انجام شده در رفع معايب، سرويس، كاليبراسيون، جنرال سرويس، تعمير و تعويض قطعات و در مجموع تمام مواردي كه در طول روز مربوط به دستگاه مي‎باشد، ثبت مي گردد.

تعهد شركت هاي مربوط مبني بر سرويس و تأمين قطعات با كيفيت و زمان قابل قبول.

4- انبار ware house :

يكي از ضروري ترين موارد در آزمايشگاه ايجاد مجموعه خريد، توزيع و مصرف بهينه و استاندارد مي‎باشد. كه باعث كاهش چشمگير اتلاف انرژي مي گردد و مديران توانمند با برنامه‌ريزي مستند در انبار به راحتي سيستم مزبور را كنترل مي نمايند.

در اجراء برنامه مستند انبار موارد ذيل قابل اهميت مي‎باشد.

U ايجاد دستورالعمل انبار و پروسه مربوط

U توجيه كليه پرسنل و ملزم نمودن به اجرا كامل آن

U ايجاد تفويض اختيار به مسئول خريد، مسئول انبار با نظارت مسئول فني و سوپروايزر آزمايشگاه

U مستندسازي كليه درخواست هاي خريد، ورود اجناس به انبار، درخواست تحويل اجناس توسط مسئولين بخش و خروج جنس از انبار، آمار كليه موارد مصرفي خريداري و تحويل به بخش و مقايسه با پذيرش آزمايشگاه.


5- كارورزي (Hospital Training) :

ارزشمندي كارورز و كارآموز در سيستم هاي درماني به جهت تبديل محيط كار به محيط آموزشي مي‎باشد. هدايتمندي صحيح كارورز ارزش يادگيري براي وي و ارزش مرور مباحث علمي و عملي براي پرسنل دارد. در اجراء برنامه مزبور موارد زير قابل توجه مي‎باشد.

الف- دستورالعمل اجرايي كارآموزي آزمايشگاه (پروتكل كارآموزي)

ب- توجيه كارآموزان زمان ورود به آزمايشگاه از لحاظ اجراء پروتكل كارآموزي و حضور و غياب و رعايت مسائل اخلاقي

ج- اجراء عمليات كارورزي و ارتقاء سطح علمي و عملي

د- آزمون هاي استاندارد.

6- ارتباط با پزشكان (Relation of Physician) :

هدف ارتقاء سطح همكاري پزشك و آزمايشگاه در جهت افزايش كيفيت خدمات رساني آزمايشگاهي مي‎باشد. موارد قابل اجرا به شرح ذيل مي‎باشد:

U نظرسنجي از كليه پزشكان مبني بر عملكرد خدمات رساني آزمايشگاه.

U حضور پزشكان در كميته هاي مرتبط با آزمايشگاه و كسب نظرات پزشكان

- برنامه هاي آموزشي پزشكان توسط مديران آزمايشگاه


7- ارتباط با سيستم پرستاري (Relation of nursing system) :

هدف ارتقاء سطح همكاري و ارتباط آزمايشگاه و سيستم پرستاري با هدف افزايش صحت و دقت عملكرد آزمايشگاه مي‎باشد. در اجراء سيستم مزبور موارد ذيل قابل اهميت مي‎باشد.

- هماهنگي لازم و ايجاد دستورالعمل و بخشنامه مورد توافق طرفين در تمام مواردي كه فصل مشترك بين دو مجموعه وجود دارد مانند نمونه گيري بخش. نمونه گيري اورژانس، نمونه گيري اطفال، فصد خون، تحويل درخواست آزمايش، ارائه جوابهاي آزمايش به بخش

- برگزاري جلسات مداوم و بيان نظرات مسئولين پرستاري و آزمايشگاه و بررسي مشكلات موجود.

- اجراي برنامه هاي آموزش سيستم پرستاري و كسب اطلاعات كامل پرسنل مزبور.

8- ارتباط با بيمار (Relation of Patient) :

هدف تبيين نقش بيماران در عملكرد آزمايشگاه و تلاش در جهت تكريم بيماران و افزايش خدمات رساني به بيماران مي‎باشد. مهمترين موارد در ارتقاء گزينه فوق بدين شرح مي‎باشد:

U توجيه بيماران در مواردي كه بيمار در دقت و صحت آزمايشگاه نقش موثري دارد.

الف- انتشار و توزيع بولتن هاي اطلاع رساني مبني بر نقش بيماران در خطاهاي قبل از آزمايش (Preanalysis Error)

ب- انتشار توزيع برگه هاي اطلاع رساني آزمايشات خاص مانند نحوه صحيح جمع‌آوري ادرار 24 ساعته يا نحوه صحيح آزمايش GTT.

U تكريم بيماران و افزايش خدمات رساني جهت افزايش رضايتمندي مشتري.

الف- ساعات پذيرش و جوابدهي ايده آل براي بيماران.

ب- اولويت پذيرش بيماران بالاتر از 70 سال و كمتر از 1 سال.

ج- ايجاد خدمات تصويري جهت رفاه بيماران/ ايجاد صندوق انتقادات و پيشنهادات بيماران.