مقاله بررسي انواع سازماندهي از ديدگاه مديريت و جايگاه آموزش عالي در آن

مقاله بررسي انواع سازماندهي از ديدگاه مديريت و جايگاه آموزش عالي در آن در 14 صفحه ورد قابل ويرايش

الف- مباني طبقه بندي وظايف

گروه بندي فعاليت ها و افراد در ادارات، توسعه و گسترش سازمانها را به طور نامحدود امكان‌پذير كرده است. اما ادارات با توجه به الگوي اساسي كه براي گروه بندي فعاليت هاي آنها به كار مي رود با هم تفاوت دارند كه در اين جا ماهيت الگوها را بررسي مي‌كنيم:

قبل از هر چيز، بايد تأكيد كرد كه در سازماندهي هيچ طريقي به عنوان بهترين راه وجود ندارد كه در تمام سازمانها يا موقعيت هاي عملي باشد. الگويي كه براي سازماندهي به كار مي رود به موقعيت ها و هم چنين به اعتقادات مديران بستگي دارد كه تصور مي‌كنند الگوي خاصي در وضعيت يا موقعيت معيني، آنها را ياري خواهد داد.

طرح كلاسيك سازماندهي از زماني كه مديريت به عنوان يك رشته در دانشگاه ها مورد توجه واقع داشته وجود داشته است و دانشمندان چون «هانري فايول» «فردريك تيلور»، «ليندال ارويك» و «ماكس وبر» از آن هواداري كرده اند. طرح كلاسيك عبارت است از يك ساخت سازماني داراي نظام سلسله مراتب رئيس و مرئوسي به شكل هرم كه در واقع سيستم پيچيده اي از مكانيزمهاي مختلف،‌ قوانين، مقررات و روشها است. اين سيستم ماهيتاً داراي نظم و انضباط است و مسئوليت‌هاي افراد بر حسب مقامشان در سلسله مراتب سازماني معين شده است.

اين نگرش مكانيكي است به سازماندهي، به اين سبب كه جنبه هاي انساني را ناديده مي گيرد، به وسيلة دانشمندان علوم رفتاري مورد انتقاد قرار گرفته است. هواداران اين طرز فكر باشد «التون ماير» و «ماري پاركر فالت» «چستر بارنارد» و «داگلاس مك گريكور» توصيه مي‌كنند كه بايد بر سلسله مراتب تأكيد كمتري گذاشته شود و توجه بيشتري به اشتراك مساعي مسئولين سطوح پايين سازماني در فرآيند تصميم گيري معطوف شود.

در سالهاي اخير، نوع جديدي از سازماندهي موردنظر قرار گرفته است كه در آن حداقل، تقسيم وظايف به طور رسمي ديده مي‎شود و پيشتر ماهيت غيررسمي دارد اين نوع سازماندهي به عنوان «ساخت ارگانيك» شناخته شده است. وبر بر سلسله مراتب كمتر تأكيد مي‌كند و مشكل گشايي را مورد توجه قرار مي‎دهد. در حالي كه ساخت «بوروكراتيك»، كلاسيك ممكن است در شرايط ثبات مناسب باشد ساخت «ارگانيك» در هنگام رويارويي با تغييرات محيطي و تكنولوژيكي و حالات پويايي معقول به نظر مي رسد. ويژگيهاي اساسي ساخت سازمان «ارگانيكي» عبارتند از:

1- وجود اختيارات غيرمتمركز

2- قوانين و مقررات كمتر

3- غيررسمي بودن تعاريف مشاغل

4- تأكيد پيشتر روي قابليت انعطاف

5- تطبيق با محيط

6- شبكة ارتباطات شخصي و غيررسمي

و هم چنين توجه پيشتر به خود كنترلي به جاي اعمال كنترل از طريق سلسله مراتب.

در هر حال مديران با توجه به شرايط و عوامل مختلف و بنا به اعتقادات و ارزشهاي شخصي، از چارچوب سازماني متفاوت براي رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده استفاده مي‌كنند.

نمودار سازماني

سلسله مراتب سازماني به صورت رسمي توسط نموداري مشخص مي گردد كه هم واحدهاي تابعه سازمان را نشان نمي دهد و هم خطوط و مجاري ارتباطات و مسئوليت را تعبير مي نمايد.

انواع سازماندهي

1- سازماندهي بر مبناي تعداد

طبقه بندي وظايف بر مبناي تعداد روش مهمي بود كه در عشاير و قبايل و ارتش ها به كار مي رفت. با وجود اين كه به سرعت از موارد استفاده اين روش كاسته شده است، هنوز هم كاربردهاي خاصي دارد. در اين نوع سازماندهي اشخاصي كه وظايف يكساني را انجام مي دهند، زيرنظر يك مدير انجام وظيفه مي‌كنند و اين كه افراد چه كاري بايد انجام دهند و با چه وسيله اي كار كنند اهميت ندارد و اهميت آن صرفاً در تعداد افرادي است كه زير نظر يك فرمانده مشغول كارند. اهميت اين روش در طول قرون گذشته كاهش يافته است. يكي از دلايل كم شدن اهميت آن توسعه تكنولوژي و به تبع آن نياز به تخصص و مهارتهاي گوناگون است. دليل دوم اين كه گروههاي تشكيل شده از پرسنل متخصص، غالباً كارآمدتر از آنهايي هستند كه بر مبناي تعداد، سازمان داده شده اند. بالاخره سازماندهي بر حسب تعداد، فقط در پايين ترين سطوح سازماني كاربرد دارد.

سازماندهي بر حسب زمان

يكي از قديمي ترين صورتهاي سازماندهي، گروه بندي فعاليت ها بر حسب زمان است كه در سطوح پايين سازمان به كار مي رود. استفاده از نوبت كاري در بسياري از مؤسسات به دلايل اقتصادي، فني و غيره در مواردي كه روزهاي كار معمولي كافي نيست. نمونه هاي اين نوع سازماندهي را در بسياري از مؤسسات نظير بيمارستانها، سازمانهاي نظامي، فرودگاهها، مخابرات، آتش نشاني و بعضي از كارخانه ها مي‎توان مشاهده كرد.

اولين فايده سازماندهي به شيوه مزبور اين است كه ارائه خدمات يا توليد كادر تنها به ساعت كار روزانه محدود نمي‎شود و غالباً در تمام ساعت شبانه روز ادامه دارد. دوم اين كه امكان ادامه كار را در فرآيندهاي غيرقابل توقف (مانند صنايع فولاد و خدمات انتظامي) تأمين مي‌كند و بالاخره امكان كار كردن براي افرادي كه در هنگام روز نمي توانند كار كنند (مانند دانشجويان) را فراهم مي‌كند.

سازماندهي بر حسب زمان، معايبي نيز در بر دارد. اولاً در هنگام شب ممكن است نظارت مؤثر اعمال نشود. ثانياً براي كساني كه نوبت كارشان پيوسته از روز به شب تغيير مي يابد، خستگي مي‎آورد. ثالثاً، تغيير نوبت كار ممكن است مشكلاتي در هماهنگي و ارتباطات ايجاد مي‌كند. به عنوان نمونه، در بيمارستانها پرستاران در نوبت كاريهاي مختلف احتمال دارد با مسايل خاص هر بيمار آشنايي كافي نداشته باشند، يا در كارخانه كارگر نوبت شب ممكن است ماشيني را كه در نوبت روز هم مورد استفاده قرار مي گيرد، تميز نكرده باشد. رابعاً، پرداخت فوق العاده نوبت كاري، هزينه عرضه خدمت يا توليد كالا را افزايش مي‎دهد.

سازماندهي بر حسب وظيفه يا تخصص

سازماندهي بر حسب وظيفه يا تخصص، دربرگيرندة وظايفي است كه يك موسسه نوعاً انجام مي‎دهد. در اين نوع سازماندهي تمام كاركناني كه عمليات مشابهي انجام مي دهند، در يك قسمت متمركز مي‎شوند و زير نظر يك مدير كار مي‌كنند به عبارت ديگر در ساختار سازماني بر حسب وظيفه، واحدها به نحوي از يكديگر جدا مي‎شوند كه هر يك وظايف و مسئوليت هاي غيرمشابهي با ديگري داشته باشد، في المثل، در يك موسسه توليدي اين امر به اين معني است كه امور مهندسي، توليد و فروش به واحدهاي مجزايي تخصيص يافته است كه هر يك در ارتباط با هدف موسسه، وظايف خاصي را دنبال مي‌كند.

طبقه بندي براساس محصول

طبقه بندي فعاليت ها بر مبناي محصول يا خط محصول در مؤسسات و سازمانهاي بزرگ كه داراي خط محصولات متعدد مي باشند از ديرباز رايج بوده است. اين نوع طبقه بندي يك فرآيند تكاملي به حساب مي‎آيد زيرا موسسه يا شركت هنگامي كه رشد مي كند، مديريت هاي توليد، فروش، خدمات و مهندسي با حجم عظيمي از محصول روبرو مي گردند و استاندارد حيطة مديريت مانع افزايش بيش از حد تعداد مديران مستقيم مي گردد. در اين حالت گروه بندي براساس محصول يا خط محصول ضرورت پيدا مي‌كند. در اين نوع تقسيم كار مدير هر قسمت كه محصول خاصي را توليد مي‌كند داراي اختيارات وسيعي است كه امر فروش، توليد، كارگزيني و غيره توس او اداره مي گردد. مانند محصولات متعلق به صنايع ملي شده كه هر يك داراي كارخانه اي مستقل يا واحدهاي تحت امر خود مي‎باشد.

از محسنات طبقه بندي بر حسب محصول يا خط محصول اين است كه استفاده بهتر از سرماية تخصيص داده شده براي آن محصول را ممكن مي سازد، از تخصص ها و مهارتهاي پرسنل حداكثر استفاده به عمل مي‎آيد و به ايجاد نوعي خاص از هماهنگي كمك مي‌كند وقتي كه يك فرد با دانش و اطلاعات لازم مسئوليت فروش مربوط به يك كالا را به عهده مي‎گيرد بيشتر و بهتر مي‎تواند از تخصص و اطلاعات خود بهره مند شود و زمان بندي بهتري را براي مشتري پيش بيني نمايد. ضمناً مي‎تواند مسئوليت سود يك كالا يا يك نوع خدمات در همان حيطة كاري متوجه مدير محصول كند. نارسائيهاي اين نوع طبقه بندي شبيه نارسائيهاي طبقه بندي محصول است كه عبارت است از الزام به استخدام افراد بيشتر با توانايي هاي لازم در مديريت، و تحمل هزينة بيشتر به خاطر تكرار خدمت و فعاليت هاي مشابه.

سازماندهي بر حسب پروژه

سازماندهي بر حسب پروژه تمهيد موقتي است كه به علت نياز به برنامه ريزيهاي وسيع و تحقيقات ضرورت ايجاد هماهنگي ميان فعاليت هاي تخصصي گوناگون مورد استفاده قرار مي‎گيرد. اين نوع سازماندهي بيشتر در صنايه نظامي و شركت هاي مقاطعه كاري كه اجراي پروژه هاي خاصي را عهده دار مي‎شوند، ساير مؤسسات صنعتي و مالي در بخش خصوصي و هم چنين در سازمانهاي دولتي براي بعضي از طرحهاي بهداشتي،‌ رفاهي، آموزشي، آبرساني و امثال اينها كاربرد دارد. سازماندهي بر حسب پروژه با تركيب سازماني به شيوه كلاسيك تفاوت دارد. در اين نوع سازماندهي نحوه ارتباطات به طور عمودي و افقي جريان مي يابد در حالي كه در سازمان كلاسيك ارتباطات به طور عمودي صورت مي‎گيرد. به علاوه سازماندهي بر حسب پروژه يك تمهيد موقت است و تا زماني ادامه دارد كه پروژه پايان نيافته است در صورتي كه سازمانهاي متداول معمولاً عمر طولاني دارند.

سازماندهي بر حسب پروژه به دليل زير مورد توجه و عمل قرار گرفته است:

الف- پروژه ها، هدفهاي غايي، مشخص و معين دارند.

ب- فعاليت هاي مديران و سرپرستان منحصراً در جهت انجام پروژه ها صورت مي‎گيرد.

ج- وابستگي فعاليت هاي مربوط به انجام پروژه ها غالباً زياد است.