توضیحات:
گزارش کارآموزي کامپيوتر-اداره برق شهرستان گرگان در 31 صفحه ورد قابل ويرايش
فهرست مطالب

فصل اول، آشنايي كلي با موضوع كارآموزي

مقدمه:....................................................................................................................................... 1

تاريخچه پيدايش برق در منطقه مازندران............................................................................................. 2

در اين اداره دو بايگاني وجود دارد:................................................................................................... 4

در دبيرخانه کلاً سه پست شغلي وجود دارد:......................................................................................... 4

فصل دوم، ارزيابي قسمت‌هاي مختلف

نامه‌ها:....................................................................................................................................... 5

ثبت نامه ها در دفتر انديکاتور:........................................................................................................ 7

پيک:...................................................................................................................................... 12

مرخصي‌ها:................................................................................................................................ 12

کارت مرخصي:.......................................................................................................................... 12

بايگاني مرخصي‌ها:....................................................................................................................... 15

حکم ماموريت:.......................................................................................................................... 15

استعلام:.................................................................................................................................. 17

دفتر ارسال مراسلات:................................................................................................................ 18

کميسيون:................................................................................................................................ 19

دفتر راهنما:............................................................................................................................. 20

نوار چيست؟............................................................................................................................. 21

ليست پرونده‌هاي برقدار:............................................................................................................ 21

فصل سوم، آزمون نتايج، آموخته‌ها و پيشنهادات

نتيجه‌گيري كلي:......................................................................................................................... 22




مقدمه:

انسان از زماني كه خواندن و نوشتن را فراگرفت و بكار و فعاليت و تحصيل علوم مختلف مشغول شد، به تدريج به سمت تحقيق و پژوهش روي آورد و كم‌كم نياز به ثبت آموخته‌ها در قالب كتبا و دفتر در او احساس شد. بدين ترتيب گام‌هاي نخستين را در جهت بايگاني كردن آنچه كه او آموخته بود، برداشت.

در واقع اين كار از روزگاران قديم توسط تاريخ‌نويسان و مورخان در دربار پادشاهان با شرح كامل وقايع و حوادث آن زمان شروع شد و توسط دانشمندان و پژوهشگران با سند نمودن نتايج آزمايشات و آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد تا به امروز.

امروزه تهيه سند در همه امور از كارهاي تاريخي گرفته تا نويسندگي و كارهاي دولتي انجام مي‌شود. اين كار در زمان حاضر امري بسيار پسنديده و معمول بوده و ضرورت آن در همه مكان‌هاي دولتي و سازمان‌ها و حتي شركت‌هاي خصوصي احساس مي‌شود.

بايگاني كردن در يك تعريف عام به معناي تهيه و نگهداري نسخه دومي‌از مجموعه فعاليت‌هايي كه مي‌بايست در يك روال كاري انجام شوند، مي‌باشد.

در حال حاضر بخش بايگاني، يكي از بخش‌هاي مهم هر سازمان دولتي و يا خصوصي را تشكيل مي‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و... همگي داراي قسمت بايگاني مي‌باشند، اما بخش بايگاني در يك محيط گسترده‌تر با حيطه كاري وسيع‌تر قرار مي‌گيرد. اين محيط كاري دبيرخانه ناميده مي‌شود.

دبيرخانه يكي از مهمترين قسمت‌هاي يك اداره مي‌باشد كه بايگاني كردن اسناد يكي از كارهاي عمده و مهمي‌است كه در اين بخش انجام مي‌شود. كليه كارهاي مربوط به بايگاني در دبيرخانه تفكيك مي‌شود و كار هر قسمت توسط يك متصدي خاص با تخصص مربوط به آن كار به بهترين شكل ممكن انجام مي‌شود. كار بايگاني به صورت زير تفكيك مي‌شود:


ثبت اسناد
تفكيك اسناد
تشكيل پرونده
بايگاني پرونده‌ها


در اين صورت ارائه خدمات بهينه و سريعتر صورت مي‌گيرد. در اين اداره كليه كارهاي بايگاني به صورت دستي انجام مي‌شود. در كشور ما جايگزين كردن سيستم‌هاي كامپيوتري در دبيرخانه به جاي كارهاي دستي در حال اجراست، اما هنوز تمام دبيرخانه‌هاي ادارات و سازمان‌هاي كشور مجهز به سيستم كامپيوتري نشده‌اند و اين كار در برنامه‌هاي آتي اين سازمان‌ها قرار گرفته است.

اما به نظر مي‌رسد با وجود يك سيستم كامپيوتري در دبيرخانه‌ها، با اينكه حجم كارهاي دستي به ميزان قابل توجهي كاهش مي‌يابد، اما نياز به كار دستي هيچگاه رفع نمي‌شود. به هر حال، قرار دادن سيستم‌هاي كامپيوتري به كارها (در همه‌جا) سرعت مي‌بخشد و باعث بالا رفتن كيفيت كار پاسخ به ارباب رجوعان مي‌شود.
تاريخچه پيدايش برق در منطقه مازندران

در سال 1307، اولين موتور ژنراتور برق به قدرت 150 كيلووات در گرگان نصب گرديد و دومين كارخانه برق در شر بابل به قدرت 120 كيلووات و متعاقب آن سومين كارخانه برق در شهر ساري به قدرت 60 كيلووات نصب و مورد بهره‌برداري قرار گرفت و به تدريج ديگر شهرهاي اين استان به مولدهاي كوچك ديزلي مجهز شدند.

اين نيروگاه‌ها توسط بخش‌هاي خصوصي و يا شهرداري‌ها اداره مي‌شدند، ولي چون قادر به تامين برق شهرها نبودند، لذا به منظور تامين نيرو و نيز توزيع و استاندارد نمودن شبكه‌ها در سال 1343 وزارت آب و برق تشكيل و شروع بكار نمود.

وزارت آب و برق اقدام به تاسيس شركت توانير و شركت‌هاي برق منطقه‌اي در سطح كشور نمود كه توليد و انتقال نيروي برق مازندران به عهده شركت توانير و قسمتي از انتقال و توزيعت نيرو در سطح منطقه به عهده شركت برق منطقه‌اي مازندران واگذار گرديد و اين شركت در آذرماه سال 1344 رسماً تاسيس و فعاليت خود را در منطقه آغاز نمود.

در دبيرخانه اداره برق، چون تقريباً كليه كارها به صورت دستي انجام مي‌شود، لذا ارتباط چنداني با كامپيوتر ندارند، فقط تايپيست است كه كار او با كامپيوتر انجام مي‌شود، ولي كار او فقط به تاپ نامه‌ها (در محيط Word) و تايپ جداول و نمودارها (در محيط Excel) خلاصه مي‌شود.

يكي از بخش‌هاي اداره كه ارتباط بيشتري با كامپيوتر دارند، بخش پذيرش مي‌باشد. اين بخش مسووليت بزرگي در پاسخگويي به ارباب رجوعان و متقاضيان دارند. كامپيوترهاي اين بخش همگي متصل به شبكه (Server) هستند. كار عمده كارمندان اين بخش در محيط Access مي‌باشد.

Access يا بانك اطلاعاتي در همه سازمان‌ها يكي از بهترين محيط‌ها براي نگهداري اطلاعات مي‌باشد. در بخش پذيرش، در وهله اول پس از درخواست انشعاب برق توسط متقاضي، اطلاعات درخواست كننده وارد كامپيوتر مي‌شود؛ سپس تشكيل پرونده‌ها به صورت دستي دنبال مي‌شود و سرانجام با طي يك روال كاري (بازديد، تشكيل جلسه و تاييد طرح) پرونده‌ها كميسيون مي‌شوند و كميسيون‌ها در همان بخش پذيرش توسط كارمند مربوطه اين كار در محيط Word تايپ مي‌شود و بقيه كارها در دبيرخانه دنبال مي‌شود.

يكي ديگر از بخش‌هاي اين اداره كه با كامپيوتر ارتباط دارند، قسمت حسابداري اداره مي‌باشد. اگرچه حجم عظيمي‌از كار اين قسمت هم به صورت دستي انجام مي‌شود، اما وارد كردن ارقام و حساب‌هاي مالي و نگهداري اطلاعات پولي شركت در محيط Access صورت مي‌گيرد.

بخش ديگر قسمت آمار و اطلاعات اداره مي‌باشد كه وظيفه نگهداري كليه آمار و اطلاعات در مورد تاريخچه اداره برق، اطلاعات آماري سال‌هاي مختلف و نمودارهاي آماري مي‌باشد كه با محيط Access كار مي‌كنند.
استعلام:

وقتي متقاضي درخواست انشعاب برق را مي دهد مراحل کاري ابتدا از پذيرش با درخواست متقاضي و تشکيل پرونده شروع مي شود و در نهايت با بازديد از محل و تاييد براي فروش برق ادامه مي يابد تا در مراحل آخر جلسه اي در اداره در يکشنبه و سه شنبه هر هفته تشکيل مي شود اين جلسات در اتاق رئيس مالي و اداري برگزار مي گردد بدين ترتيب اداره وسايل و ابزار مورد نياز را در اختيار قرار مي دهد و متقاضي پيمانکار مورد نظر خود را انتخاب مي کند و بدين ترتيب کار وصل برق از طريق پيمانکار شروع مي شود.

پس در استعلام اداره فقط وظيفه بازيد از محل و تشخيص وسايل مورد نياز و در اختيار قرار دادن آنها به پيمانکار را به عهده دارد.

برگه هاي استعلام پس از تاييد و امضا رئيس مالي و اداري و مدير اداره به دبيرخانه فرستاده مي شوند استعلام ها توسط تايپيست تايپ مي شوند قبلاٌ ذکر شد که استعلام ها از جمله نامه هايي هستند که فرم آماده دارند و همچنين بدون رونوشت هستند. براي هر استعلام سه برگ بدون رونوشت تايپ مي شود و به خود استعلام ها سنجاق مي شوند سپس دوباره استعلام با برگه هاي تايپ شده به نزد رئيس مالي و اداري برده مي شوند او استعلام هاي تايپ شده را به دقت مطالعه و بررسي مي کند و در صورت عدم وجود مشکل برگه هاي رويي را امضا مي کند و دوباره استعلام ها به دبيرخانه برگردانده مي شوند اينبار مسئول ثبت استعلام ها را ثبت مي کند و مرحله بعد تفکيک استعلام هاست.

ثبت استعلام ها: ثبت استعلام ها شکل خاص و يکساني دارد در قسمت عنوان نام شرکتي که پيمانکار خود را مسئول اجراي طرح کرده است و در قسمت شرح مي نويسيم پيمانکاري آقاي/خانم ........ که در جاي خالي نام پيمانکار نوشته مي شود. پس از ثبت هر استعلام برگه هاي تايپي دوم و سوم را که فاقد امضا هستند مهر رئيس مالي و اداري (که اين مهر در دبيرخانه موجود است) مي زنيم در هر سه برگ بايد شماره دفتر را بنويسيم.

تفکيك استعلام ها شکل خاص و يکساني دارد در قسمت عنوان نام شرکتي که پيمانکار خود را مسئول اجراي طرح کرده است و در قسمت شرح مي نويسيم پيمانکاري آقاي / خانم........ که در جاي خالي نام پيمانکار نوشته مي شود. پس از ثبت هر استعلام برگه هاي تايپي دوم و سوم را که فاقد امضا هستند مهر رئيس مالي و اداري (که اين مهر در دبيرخانه موجود است) مي زنيم در هر سه برگ بايد شماره دفتر را بنويسيم.

تفکيک استعلام‌ها: براي تفکيک برگه رويي هر استعلام که اصل امضاي رئيس مالي و اداري را داراست براي تايپ کنار گذاشته و برگه دوم را به اصل استعلام ضميمه کرده و برگه سوم را براي ناظر کنار مي گذاريم. اصل استعلام که همراه برگه دوم تايپ شده مي باشد در دبيرخانه بايگاني مي شود برگه‌هاي سوم براي ناظر فرستاده مي شوند و برگه هاي اول بايد توسط تايپيست در دفتري به نام دفتر ارسال مراسلات ثبت شده و اين برگه ها به همراه دفتر به پذيرش برده مي شوند پذيرش برگه ها را تحويل گرفته و مسئول مربوطه پاي دفتر را امضا مي کند بدين وسيله از رد وبدل کردن استعلام ها مدرکي تهيه مي شود مبني بر اينکه تمام کارها روال خود را طي کرده و استعلام ها به پذيرش برده شده‌اند.
کميسيون:

گفتيم متقاضي درخواست خريد انشعاب برق را از پذيرش با دادن تقاضا و تشکيل پرونده شروع مي کند پس از بازديد و تاييد طرح بايد پرونده هاي متقاضيان کميسيون شود جلسات کميسيون در اتاق مدير بين مدير و ساير مديران اداره تشکيل مي شود اين جلسات در خصوص نحوه همکاري در اجراي طرح مورد نظر جهت تاميين برق مي باشد پس از اينکه پرونده ها کميسيون شدند به پذيرش برده مي شوند کميسيون ها درپذيرش تايپ مي شوند و به دبيرخانه براي ثبت فرستاده مي شوند دبيرخانه کميسيون ها را ثبت و تفکيک کرده و دوباره به پذيرش مي فرستد.

کميسيون در واقع در مورد نحوه تامين برق متقاضي توسط اداره مي باشد يعني آن دسته از کارهايي که جهت اجراي طرح تامين برق اداره تقبل مي کند که در مراحل بعدي متقاضي ليست پيمانکاران مجاز شرکت را از اداره طرح و نوسازي دريافت کرده و پس از مدت تعيين شده به امور تحويل مي دهد در کميسيون ها متقاضي تعهداتي را بايد بدهد تا مراحل بعدي (استعلام ها) دنبال شوند اين تعهدات در ذيل آمده است:

1) متقاضي پاکت هاي استعلام را از اداره طرح و نوسازي دريافت و به پيمانکاران مجاز (مطابق ليست پيمانکاران مجاز شرکت) ارائه و پس ازمدت تعيين شده به امور تحويل مي دهد.

2) در صورتيکه متقاضي مايل به ارجاع کار به پيمانکار مجاز خاصي باشد مي بايستي مطابق ليست لوازم مورد تاييد شرکت از اقلام با درجه 1 و 2 جهت اجراي طرح استفاده نمايد.

3) متقاضي پس از تعيين برنده استعلام نسبت به اجراي طرح مطابق طرح تصويبي و نظريه کميسيون با نظارت ناظر امور از طريق پيمانکار برنده اقدام مي نمايد.

4) متقاضي برابر طرح تصويبي و پس از تاييد ناظر و بهره برداري امور نسبت به تحويل موقت و سپس تحويل دائم و بلاعوض تاسيسات منصوبه و شبکه احداث شده اقدام م نمايد.

5) متقاضي پس از تحويل بلاعوض تاسيسات نسبت به پرداخت هزينه هاي انشعاب و لوازم اندازه گيري اقدام خواهد نمود.

6) متقاضي محل نصب لوازم اندازه گيري مناسب با شرايط جهت دسترسي تعمير و کنترل ماموران مجاز برق مطابق طرح تامين مي نمايد.

7) رفع هر گونه موانع احتمالي و کسب مجوزهاي لازم جهت رعايت حريم به عهده متقاضي است.

اعتبار اين نظريه از تاريخ صدور تا دو ماه مي باشد.

8) شرکت برق منطقه اي مازندران در قبال تامين برق متقاضي در فصول و ساعات اوج مصرف شبکه سراسري تعهدي ندارد و در ساعاتي که شبکه سراسري با کمبود توليد مواجه است متقاضي متعهد به کاهش و يا قطع مصرف خود مي باشد.

ثبت کميسيون ها: کميسيون ها براي ثبت قالب يکساني دارند بدين ترتيب که در قسمت عنوان نام متقاضي و در قسمت شرح مي نويسيم: شرايط و نحوه تامين برق

بعد کميسيون ها را در دفتر ارسال مراسلات ثبت کرده و به پذيرش مي فرستند. (تنها کميسيون ها توسط اداره تايپ نمي شوند)
دفتر راهنما:

دفتري است بر اساس نام و شماره پرونده. که براي رسيدگي به ارباب رجوع جهت سريعتر يافتن پروند ها استفاده مي شود اين دفتر بر اساس حروف الفبا مرتب شده است صفحات اين دفتر به شکل زير است:

نام


شماره


نام


شماره

يکي از کارهاي ديگري که در اين اداره انجام مي شود دادن تشويقي به فرزندان يا همسران دانش آموز يا دانشجوي ممتاز کارمندان مي باشد که براي اين کار فرمهايي براي هر مقطع تحصيلي خاص آماده شده که اين فرمها به کارمندان داده مي شود اين فرمها بايد از طريق مدير مدرسه يا رئيس دانشگاه به تاييد برسد و به همراه کارنامه تحويل دبيرخانه داده شود پس از مراحل خاصي تشويقي با توجه به معدل به شخص مورد نظر داده مي شود اين روال کاري هم از طريق دبيرخانه انجام مي شود.

تايپ برنامه هفتگي مدير: اين کار هر هفته در روزهاي شنبه يا يکشنبه انجام مي شود که پس از تايپ به تعداد زياد پرينت گرفته مي شود و براي هر يک از مسئولين اداره برده مي شود.